【もう探さない！】仕事効率爆上がり！ファイル管理術
こんにちは！須崎純一です
（プロフィールはコチラ）
「あれ？あの資料、どこ行っちゃったんだっけ…？(汗)」
なんて、ファイル探しの旅に時間を取られていませんか？
大手コンサルティング会社 マッキンゼーの報告によれば、従業員は毎日平均1.8時間、週に9.3時間を情報検索に費やしている。とのことです。
これは、社内ファイルを探すと言うことも含まれます。
実は、ファイル管理がちゃんとできてないと、時間泥棒になっちゃうだけじゃなくって、仕事の質もダウン…それどころか、あなたの評価まで下がっちゃうかも！？
でも、大丈夫！
今回は、デキる人たちがこっそり実践してるファイル管理術を、特別に大公開しちゃいます！
すぐに使えるテクニック満載だから、この機会にマスターして、周りのみんなに「仕事早いね！」って褒められちゃいましょう！
ファイル管理が重要な理由って？
ファイル管理って、ただファイルをキレイに並べておくだけじゃ意味がないんです！
「必要な時に、必要なファイルに、すぐにアクセスできる状態」を作る！これが、ファイル管理の最大のミッションなんです。
これができるようになると…
無駄な時間が減って、他のことに集中できる！
頭の中がスッキリ整理されて、良いアイデアがどんどん湧いてくる！
「あれどこ？」って聞かれても、すぐに答えられるから、頼れる存在に！
…と、いいことづくめ！
逆に、ファイル管理が苦手な人は…
仕事が遅くて、残業が増えちゃうかも…
周りの人に迷惑をかけちゃって、信頼関係が…
「仕事できない人」のレッテルを貼られちゃうかも…！？
なんてことにもなりかねません！
ファイル管理の３つのコツ
ファイル管理を制覇するには、この３つのコツを掴むのが重要です！
すぐに見つけられること: ファイル名、フォルダ構成、保存場所を工夫して、目的のファイルに一発アクセス！
管理ルールはみんなで共有: 自分だけのルールだと、他の人が困っちゃう！ チーム全体で使える簡単なルールにしましょう。
バックアップは忘れずに！: パソコンが壊れちゃったり、間違って消しちゃった！なんて時のために、バックアップは必須です。
今すぐできる！効率UPファイル管理術13選！
それでは、具体的なファイル管理方法を一緒に見ていきましょう！
1. ファイル名は「日付・種類」で統一しましょ！
例：20231026_議事録_〇〇プロジェクト
2. フォルダ名やファイル名の最初は、半角英数字で決まり！
検索がしやすくなって、目的のファイルにすぐ出会える！
キーボードで移動できるから、操作もサクサク快適！
3. つなぎの記号は統一感が大事！
例：アンダーバー「_」、ハイフン「-」など、統一すると見やすさがグンとアップ！
4. 日付の書き方も、みんなで揃えましょ！（例：20231026 or 2023年10月26日）
5. 英数字は半角で統一！ これ、基本です！
6. バージョン管理は、数字2桁でスッキリと！
例：〇〇企画書_ver01.docx、〇〇企画書_ver02.docx
7. フォルダに通し番号を振っちゃおう！
例：01_顧客A、02_顧客B、…
マウスを使わずに、キーボードだけで選択できるから、作業スピードがアップ！
8. フォルダ名は、仕事の順番に並べると超便利！
例：00_仕事の手順1、10_仕事の手順2
新しくフォルダを作るときは「01_」「02_」にすると、順番が入れ替わらなくてスッキリ！
9. よく使うファイルは、テンプレート化して専用フォルダにIN！
10. フォルダの階層は、多くても3〜4階建てまで！
あまり階層が深すぎると、迷子のファイルが出てきちゃうので要注意！
11. タグ付け機能を活用！
ファイルにタグを付けると、キーワード検索ができて、探す手間が省けます。
12. 一時保存フォルダを作っちゃおう！
ダウンロードしたファイルや、作りかけのファイルは、ここにまとめておくと便利です。
13. 不要なファイルは、定期的に断捨離！
ファイルの断捨離をすると、パソコンの容量も空くし、必要なファイルも見つけやすくなります。
オンラインストレージで、さらに快適ファイル管理ライフ！
オンラインストレージを使えば、もっと効率的＆安全にファイル管理ができるんです！
メリット
会社でも家でも、スマホからでも、いつでもどこでもファイルにアクセス！
ファイルを一箇所にまとめて管理できるから、紛失の心配なし！
みんなでファイル共有したり、共同作業もスムーズに！
自動でバックアップしてくれるから、データが消える心配もありません！
デメリット
サービスによっては、無料で使える容量が少ないことも。
カスタマイズしにくい場合も。
インターネット環境がないと使えません。
セキュリティ面や、もしもの時の対応がちょっと不安…
おすすめサービス
Dropbox: シンプルで使いやすくて、初心者さんにもおすすめ！
Googleドライブ: Googleのサービスと連携できちゃうのが魅力！複数人で使うならコレ！
Googleフォト: 写真や動画を保存するなら、容量無制限のGoogleフォトがおすすめ！
ファイル管理でやってはいけないNG集！
最後に、ファイル管理でやってはいけないNG行動を伝授！
ファイル名に「最終」「最新」は厳禁！: バージョン管理が複雑になっちゃう原因に！
デスクトップはファイル置き場じゃない！: デスクトップは作業スペース！ファイルは決められたフォルダに保存しましょう。
ダウンロードフォルダに放置はダメ、絶対！: ダウンロードフォルダは、あくまで一時的な保管場所！必要なファイルは、適切なフォルダに移動しましょう。
まとめ
ファイル管理をマスターすれば、あなたの仕事効率は爆上がり間違いなし！
快適なワークスタイルを手に入れて、周りのみんなに差をつけちゃいましょう！
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