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新入社員のための一生使える”報連相”

スワッキー＠伸び続けるたけの子

1．報連相とは？

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の略称です。
下記で、それぞれの意味を見ていきます。

報告：指示された業務などについてその経過や結果を部下から上司へ知らせること
例）業務の進捗報告、業務完了報告、ミス・トラブルの報告
連絡：事実や決定事項などを関係者に周知すること
例）勤怠の連絡、社内周知連絡
相談：自分では判断が困難な事柄や自分の考えを上司や先輩に聞いて貰いたい時に、上司や先輩にアドバイスをもらうこと
例）仕事の進め方、仕事上の悩み

2．なぜ新入社員に報連相が必要不可欠なのか

次に、報連相が新入社員にとって必要不可欠である理由を説明したいともいます。

〈報告が必要な理由〉

報告が必要な一番の理由は、”上司があなたの仕事の状況を確認できる”からです。例えば、営業部で上司があなたに「1ヵ月で1件の契約を取ってきてほしい」と指示を出して、まるまる1ヵ月報告がなければ、あなたの仕事の状況が確認できないわけです。営業部では個々の成績だけでなく、部署での成績も社長に報告しなければいけないので、あなたの成績を報告しないと部署の成績が出せないわけです。自分に任された仕事は”会社の仕事の一部”であることを忘れず、自分を管理してくれる上司には必ず報告を行いましょう。

〈連絡が必要な理由〉

連絡が必要な理由は、”その情報がないと困る人がいる”からです。例えば、月に1回自分の勤怠情報を労務担当に送らなければいけない規則があるにも関わらず、あなたがその連絡を怠れば、労務担当者はあなたの情報を管理できないのです。あなたの勤怠情報を労務担当が確認できなければ、会社からあなたは”働いていない”とみなされ、給料をもらうことが出来ないのです。きちんと連絡をしないと、自分が困る場合もありますし、上司や先輩などが知るべき情報を連絡しなければ、会社にとってもっと困りますので、連絡はその情報が必要な人に必ず行いましょう。

〈相談が必要な理由〉

相談が必要な理由は、”あなたに勝手な自己判断をしてトラブルを招いてほしくない”からです。例えば、営業部のあなたが顧客に商品を値引きしてほしいと頼まれたときに、自分の勝手な判断で値引きしてしまうと、会社にとって損失が生まれてしまいます。平の営業マンの場合、よく「一旦持ち帰らせて確認させてください」という言葉が使われています。自分では判断できない事柄は、営業部の上司に代わりに判断してもらわなければいけないのです。新入社員の場合はまず、”どこまでが自己判断OKで、どこからが自己判断NG”なのかの線引きを出来るように意識してみましょう。

3．報連相に共通するテクニック

〈テクニック：電話・メール・LINE・対面の使い分ける〉

下記で、報連相におけるツールの使い分けをまとめてみました。

電話　：急な用件かつ情報量が多くないとき
　　　　トラブルが起こったとき
メール：急を要さない内容で情報量が多いとき
　　　　日報や申請書など、形式的な内容を送るとき
　　　　後で見返したい内容を送るとき
 LINE（社内チャット）：電話で確認するほど急ではないが、
              すぐにレスポンスが欲しいとき
対面　：急を要さない用件で重要を共有する
　　　　とき多くの内容を確認したいとき
　　　　（確認事項が多いメールを送ると、
                 上司の返信が大変になってしまう

緊急性や情報量に応じて、適切な報連相を行いましょう。

4．報告のテクニック

〈テクニック：簡易業務は即報告、2日以上かかる業務は”中間報告”を挟む〉

報告するタイミングには大きく、「終了報告」と「経過報告」があります。上司から指示をされて、自分の考えや判断のみで所要時間も数分～数時間のものは終わったタイミングですぐに報告します。逆に、自分だけ進めるのが不安で所要時間も2日以上と中長期スパンで掛かるものは、”上司に言われなくても”中間報告をしましょう。例えば、上司から会社のホームページを3か月で作るように指示されて、中間報告もなしに3か月後報告して、「全然俺がイメージしていたのと違う。やり直し。」って言われたら悲しいですよね。やり直しは会社にとって大きな損失を生む許されざる行為なので、”自分のやり方が正しいか”を確かめる上でも中間報告は行うようにしましょう。

5．連絡のテクニック

〈テクニック：レスポンスチェック〉

連絡をする際には、必ず”レスポンスが必要かどうか”を確認するようにしてください。例えば、あなたが忘年会の幹事を任されて、参加者である役員や先輩に連絡するときに、参加するかしないかのレスポンスをもらわないと参加者を把握することはできません。こうしたレスポンスが必要な場合は、必ず”参加者のレスポンス方法”を事前に考えてから連絡のメールを送るようにして下さい。忘年会の場合は、「参加希望の方のみ、こちらのメールに参加の意向をご返信ください」という感じです。
※社長や役員の多忙な方はメールを見ない可能性もありますので、重役の方を勧誘するときは極力対面で声を掛けるようにしましょう。

6．相談のテクニック

〈テクニック：”前置き”を上手く使う〉


ツイートにあるように、前置きには”勘違いを先に無くす”効果があります。それ以外にも後につづく言葉のニュアンスを和らげたり、説明を丁寧にしりするためにも用いられます。下記で、便利な前置きと使えるフレーズをまとめてみました。

〈便利な前置きフレーズ〉
・間違っていたら大変恐縮なのですが～
効果：自分の考えが間違っていることを強く指摘されない
使用例：間違っていたら大変恐縮なのですが、作成する資料の形式はexcelで宜しいでしょうか。
・細かいことかもしれないですが～
効果：「そんなこといちいち聞くな」と言われない
使用例：細かいことかもしれないですが、本日お会いした田中様に御礼メールを送っても宜しいでしょうか。

前置きがあるだけで、上司に相談内容を聞いて貰いやすくなるので、ぜひ活用してみてください。

7．”一流の報連相”とは

1~6では報連相の基本事項をまとめました。ビジネスの基本である報連相をしっかり行えるだけでも活躍できる新入社員になれますが、更に評価される報連相のテクニックを下記でまとめましたので基本が出来るようになったらぜひやってみてください。

〈一流の報連相テクニック〉
◇連絡：関係者だと自分が思う人にメールを送っていいかを事前に上司に確認する
　　　　上司からはとくべつ指定されなくて
　　　　も、その情報を共有した方がいい人が
　　　　いる場合があります。その場合は事前
　　　　に上司に許可を貰ってから送るように
　　　　しましょう。送った相手に信頼される
　　　　新入社員になれます。
◇連絡：【〇〇】の項目を件名などにつける
　　　　【共有】【御礼】【確認依頼】など
　　　　項目をつけて読み手に情報を一目でわ
　　　　かるように工夫しましょう。
◇相談：社長、上司、先輩によって報連相を使い分ける
　　　　社長→メール＋電話
　　　　上司→電話、メール、対面
　　　　先輩→電話、LINE
忙しい社長相手にメールで相談しても見てもらえない場合があります。かといって、いきなり電話しても迷惑になるので、メールを送って電話し、内容を読んでもらったら社長の都合の良いタイミングで折り返し電話をもらうなど、相手の都合を考えて相談するようにしましょう。
◇相談：「君はどう思うの？」と質問されたときの回答を事前に用意する
　　　　上司にどうすればいいかを尋ねた時
　　　　に、自分の意見を聞かれる場合があり
　　　　ます。その時に事前に自分の意見を考
　　　　えていた人と、考えていない人では大
　　　　きく差がでてしまいます。相談する前
　　　　には必ず自分の意見を持って、聞かれ
　　　　たら答えられるようにしましょう。


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