kintone1年目　周りの人の移り変わり

すごくないkintone Advent Calendar 2024
12月15日担当です。
アウトプットできるようになりたいと思い始めていたところだったので勢いで参加させていただきました。

うちの会社にとって今年はなんといってもkintone元年です。
記念すべき本運用を開始した年です。

アドベントカレンダーに参加するにあたって
今年をどう過ごしてきたかを改めて振り返りました。

いやー、大変だった。
何が大変だったって、頑張りすぎていた。

たかが半年前でも「あの頃は若かったな、、、」って思い出にひたる。

1番変化が大きいと思った「まわりの人が変わっていったこと」についてスポットをあてます。
これからkintoneやグループウェアを始める方に１つの事例としてお役に立てれば幸いです。

第1期ー未知との遭遇

前に使っていたグループウェアのやり方と違うところが多く
「わからない」「どこ見ればいい」
「何すればいい」「なんで変えるの」
という声ばかりだったのでマニュアルを作り、直接説明し、なんとか基本操作は大丈夫そうになりました。
みんなのITスキルがどの程度かもあまりわからなかったのでとりあえずなんでも聞きました。なるべくわからなくない、迷わないようにするにはどうしたらいいか一生懸命考えました。
思っていたよりも周りのITスキルは低めでした。ある程度大丈夫と思っていた人がそうじゃなかった。想定外のことだらけ。私の普通はみんなの普通じゃないことを痛感する。こんなに違ってたか。

第2期ー見た目が気になる

操作に慣れてきたからか、見た目に色々言われることが増えました。
「ここの色どうなん？」
「もうちょっとにぎやかにしたら？」
「イラストとか入れてよ」
はい、まじでどうでもいい。
操作性や統一感、見た目の大事さはよくわかっています。でもなんの改善にもならないどうでもいいところの見た目を指摘する人が度々いました。そんな時に気付いた。

「それはただの好みだ。人による」

なんの改善にもならないので優劣付けれないし、誰かの意見を採用すると「前の方がよかった」とか言われるし嫌になったので「人によって好みがありますよねー」と流すことにしました。

あと字のサイズに意見する人もちらほらいました。「自分のだけ表示がおかしいんだけど。」というおじさんがチラホラ。
え？なんでそんなことになるの？！と確認したら特大文字！カスタマイズで追加したボタンが見事に崩れてる！！
普段からブラウザの表示率を大きくして使っていたためです。「Ctrlボタンを押しながらマウスホイールをコロコロして調整してください。」ということと「100%でちょうどいいように作ってるからね」と伝えてまわりました。
モニターのサイズが複数あってちょっと合わないという時もありましたが多少は目をつぶってもらいました。（その後PC入れ替えでモニターサイズ揃った！無理しすぎなくてよかった！）

第3期ー機能が気になる

またしばらくすると今度はアプリの機能に関しての意見が増えました。
「これがめんどくさい」
「ここの入力は自動じゃないのか」
「あっちのアプリに入力したらこっちを自動で更新させてよ」
これはアプリを直さないといけないので大変。みんな楽したい。それはとてもわかる。なんとかしてあげたい。通常業務の傍ら改修作業に追われました。
しかも口頭で連絡してくる人が多く、意見を聞く時間は業務も止まりkintoneに振り回されている感じでした。そして何人も来る。
kintoneのDMで要望出す人もいる、普通のメールで連絡してくる人もいる。
要望受付アプリを作ろうかとも思ったけど、使ってくれる人は今私の席に来てる人以外な気がして窓口を増やすだけになるからと見送りました。
もっとうまく使いたいと思ってくれている人は大事にしたいので「とにかく手段は問わないから伝えてほしい」というのを優先しました。
そして私はパンク寸前。
ある日同僚（kintoneリーダー）にキツイ旨を愚痴っていたら
「そこまでしなくていいんじゃない？」
と神の言葉。
「つーか、そんなことまで自動化したら何の仕事するんだよw」だってさ。
そう、日々の非効率な仕事にかかる時間を圧縮することで大事な業務にかける時間を確保するために始めた電子化と業務アプリ。
本来力を入れてやらないといけない「大事な業務」にまでなんとかしようとしていることに気がついていなかった。
ここでまた線引き。
「それはあなたの仕事でしょ。入力補助とかそういうサポートはするけど、大事なところはちゃんとやって。」ということと、「自動更新の怖さ」を説いてまわりました。

kintoneはなんでもやってくれるわけじゃない。

第4期ー落ち着く

既存のアプリの改修は落ち着き、「こんなアプリあったら便利だね」とか毎月みんなが出してる改善提案で「アプリにしたら解決しそうだな」ということをちまちま作成する余裕もできてきました。

新しくアプリを作る時に張り切りすぎないことも覚えました。最初からあれもできた方がいいこれもできた方がいいとゴリゴリにするよりも最低限の項目だけでスタートし、必要なら増やす、分ける、切り替えればいいやと思えるようになりました。サクッと作り直すこともあり。臨機応変、柔軟性。
スモールスタートとはこういうこと！！
なのでアプリ作るのも気楽になりました。

前期でメールや口頭で連絡してきていた人たちがいつのまにか伝言・連絡アプリを使ってくれるようにもなりました。

第5期ー流行りは繰り返す

kintoneに関して落ち着いてきたころ、
第1期からタイムスリップした？という感じの人が訪ねてきました。
「書類を登録したいんだけどどうすればいい？」編集画面を開くアイコンが見つけられなくて困ってます。他にも色々話をしていると導入時に説明したことがほぼ抜けていました。
実はうちの会社、ガラパゴス化している部署があり、そこの方たちには専用スペースで独立したアプリを用意しているのですが、できることからゆっくりと進めてきていました。人数も少なく、年配の方も多いので無理してkintone化するのも負担が大きいかなとも思ってました。そんな中、一歩踏み出してくれたのです。

でも、私は今を生きています。
あの時に作った作業手順書アプリからマニュアルをささっと出し、スムーズに対応すると、
「おぉ！ここ見ればいいんか！」とまたもう一歩進んでくれます。
それにこの方がわからないことをまたマニュアルにして公開すると、意外と反応がよかったりしました。勢いよく発展していったことで取りこぼしていたことが多々あったようで、不便なことに気付かず過ごしていた人もいるのかもしれません。

おかげで新しく入社された人のケアもバッチリ。マニュアルをまとめたマニュアルを作り、それを順番にこなしていけば、基礎的なスキルは身につきます。先日入社された方もこれでサクッと仲間入りしてくれました。
（この新入社員用マニュアルはnoteのネタにできそうだな、、、ﾌﾌ）

むりやりまとめる

そんな感じでたった60人程度の小さな会社でも色々な人がいて、うまくやらないととめちゃくちゃ振り回されます。

もちろん、大事なことはスピード感持って対応することで「意見を言えばもっと良くなる」という体験を増やしてみんなで改善していけるようになりたいですが、そのために誰かがしんどい思いをしないように、一緒にkintone管理者として頑張っている後輩ちゃんにも力の抜き方を伝えるようにしています。

ここで最後です。
ここまできてくださった方ありがとうございました。もうちょっと上手に締められるようになりたいな。のびしろしかないわ、ということで。

他にも色々書きたくなったことをはしょったので覚えているうちに改めてまとめますね。
気が向いたらそちらも読んでね。