時間を無駄にしたと落ち込むあなたへ。
おはようございます。時は金なり、時は金なり、時は金なり。
コロナウイルスの外出自粛やリモートワークにより、普段通りの生活ができなくなり、お気に入りのラーメン屋さんには行けない、急にリモートワークになったせいで家では全然集中できない。
そんな時間が上手く使えない、生産性が上がらないあなたに、科学が証明する最強の時間術「タイムブロッキング」を紹介します。
TODOリストの問題点
まず、1日のタスクみなさんはどの様に管理していますか？
TODOリストで管理している方が多いのではないのでしょうか。
その、TODOリスト本当に自分の生産性向上に役立っていますか。TODOを書き出して頭をクリアにし、目の前のことに集中する面では確かに役に立っているでしょう。
しかし、研究者たちはTODOリストを『消えることの無いウィッシュリスト』と呼部べきだと言います。
TODOリストには、やらなければならないことリストを書き連ねただけで、いつになったら全部終わるのか。具体的な数字は出ていますでしょうか。
TODOリストを見るたびに、次はどのタスクに取り掛かろうと考えていませんか？
TODOリストの『41%』が永遠に終わらないということ。（1）
TODOリストを作ると、重要なタスクよりも急ぎのタスクに取り掛かりやすくなってしまうこともわかっています。（1）
ここ数日、あなたのTODOリストには何件のタスクが居座っているでしょうか。ここ数週間、１ヶ月ではどうでしょうか。
また、TODOリストを作ると不要なストレスを生んでしまうこともわかっています。
前述したように、未完了のタスクをリストにしてもちあることにもメリットはある。しかしそれは、対処すべきタスクがまだたくさん残っていることを絶えず意識させられます。
これを心理学では「ツァイガルニク効果」と呼び、人は完了したタスクよりも未完了のタスクや中断しているタスクにに対して意識をしてしまいよく覚えているというものです。
TODOリスト3つの問題点
①TODOリストの41%は終わらない。
②重要なタスクよりも急ぎのタスクを優先してしまう。
③ツァイガルニク効果が不要なストレスを生む。
科学が証明する最強の時間術『タイムブロッキング』
タスクはTODOリストではなく、スケジュール表に入れる。たったこれだけのことで心が解き放たれ、ストレスが減り、認知能力が高まります。
フロリダ州立大学の研究によると、ツァイガルニク効果は、タスクを達成するための予定を立てるだけで効果を克服できるそう。実際にタスクを終わらせずとも、スケジュールに組み込んでおくことでいいそうだ。
タイムブロッキング4つのポイント
①重要なことは全て、やる時間を決め、スケジュール表に入れておく。
これだけで、ツァイガルニク効果を克服できます。
②重要な項目には1日のうちでできるだけ早い時間を割り当てる。
どんなに時間とスケジュールをコントロールしようとしても、放っておけない問題が「降って湧く」ことは誰にあるでしょう。上司に呼び止められたり、急に仕事を振られてしまったり、顧客からのクレームが来たり。
だからこそ、重要なタスクは朝の内に割り当てることをお勧めする。合言葉は「ワーストファーストアプローチ」です。
③目標は取り下げない
必要に応じて予定を変更するのは構いませんが、普段の予定に被って会議が入ってしまった場合は、会議の前に終わらせるなどの工夫をすることが大事です。できないからといってやらないのはNGです。
④「タイムブロッキング」した予定は、診察の予約だと思って対処する。
多くの人は、自分で決めた予定をあまりにも簡単に覆してしまう。
例えば、4時から5時までは会社で重要な報告書を書くと決めた後に、「相談したいことができた」という理由で同僚から15分くれと頼まれたら、どうするでしょうか。
報告書は45分で仕上げようとか、予定を15分遅らせようとか、何かしらの方法で時間調整しようと考えてしまうのだ。
しかし、これが報告書の作成ではなく、病院や歯医者の予約だったらどうだろう。
その時間を同僚に譲って、15分遅れで病院に現れるだろうか。そんなはずはないだろう。
※参考文献
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