RPA【マクロマン】導入事例の紹介① 商品発注業務の補助ロボット
明日からの仕事をもっともっと楽しくしたい、赤松です。
今回はRPAツール【マクロマン】で自動化した業務の実例を紹介します。 私がロボット開発を行い、現在も稼働しています。
RPA導入や、自動化する業務の選定の参考になれば嬉しいです。
今回ご紹介するロボットは「商品の追加発注を補助する」ロボットです。
なお、本記事の内容はYoutubeにも公開しています。
本文末尾よりご覧ください！
発注業務の主な流れ
手動で行う場合の手順
Webから商品売上数ランキングをダウンロードする 4回
ダウンロードしたExcelデータを1つにまとめる
内容を確認し、発注する商品を選定し、Excelにまとめる
発注用のWebサイトにアクセスする
Excelの商品コードと発注数をコピーし、Webサイトに貼り付ける。発注商品数だけ繰り返す。最大100件。
手動で行う場合にかかる時間
この場合、1～5はすべて1人の発注担当者が行っています。
発注量にもよりますが、作業に慣れた担当者でも、最長2時間はかかります。
RPA導入後の手順
次に、RPAを使った場合の手順と、必要な時間を紹介します。
決まった時間に、ロボットが自動的に売上ランキングをダウンロードする
ロボットがダウンロードしたExcelデータを1つにまとめる。
発注担当者はロボットが作成したExcelデータを開き、発注商品を選定し、Excelにまとめる
発注担当者はロボットの実行ボタンを押す
ロボットが 2 で作成したExcelの商品コードと発注数をコピーし、Webサイトに貼り付ける
上記の内、ロボットが1・2・5を、発注担当者は3・4を行います。
発注担当者に必要な時間は1時間となり、
従来の半分程度の時間で業務を終えられるようになりました。
このロボットのポイントはここ！
1.手順はまったく変わっていない
手順を見比べていただくとわかるように、
「手動で実行」と「RPA導入後」で、手順は変わっていません。
手順が全く変わらないことのメリットは、
自動化がシンプルに進められる、ということです。
今やっていることをそのままロボット化すればよいので、
手順を考え直す手間がありません。
複雑な条件分岐がなく、ダウンロードしたデータも1つにまとめるだけ。
もともとの業務がすっきりと整理されていると、
自動化もスムーズに進められます。
2.RPAを活用できるシーンの見極め
この自動化では、商品選定の前後でロボットが動いています。
発注の判断には、担当者の経験と判断が必要になることが多いです。
これをロボット化するのは難しいですね。
だからと言って、
「発注は人が判断するから、ロボットには任せられないよ」
という先入観を持っていると、RPA導入は進みません。
発注業務の中にも、
「データのダウンロード」
「ExcelからWeb画面へのコピペ」
という単純作業があります。
この部分だけは、ロボットに任せても問題ないですね。
1つの業務の手順を分解して考えてみると、
ロボットで自動化できる業務が見つけられるでしょう。
業務を自動化した成果は？
成果①担当者の負担軽減
発注担当者に、RPA導入後の様子を聞いてみました。
一番嬉しいのは、目が疲れなくなったこと。
あと、コピペのミスがなくなったので、やり直しの手間とストレスがなくなりました。
このコメントから、発注担当者の負担が肉体的にも精神的にも、
軽減されたことがわかります。
特に担当者が「めんどうだなぁ…」と思っている業務を自動化できると、
この効果はさらにはっきりと表れます。
いやあよかった。
「ごめーん、ロボットもう使ってないよ～手でした方が早いから～」
とか言われなくてよかった…。
成果②発注内容の精度UP！
担当している人は、作業時間が短くなった分、
発注する商品のピックアップに専念できます。
単純作業を減らし、考えて判断する業務に集中できますね。
RPAで単純作業を自動化すると、
その業務を担当していた人には「時間」や「余裕」が生まれます。
その分だけ、新しい業務を受け持つこともあれば、
担当している別の業務に時間を割くこともできます。
業務効率化（仕事を短時間で終わらせること）だけでなく、
生産性向上（同じリソースで多くの成果を生み出すこと）にもつながる、
ということが、わかりますね。
おわりに
今回の業務の時間短縮は、1回につき約1時間でした。
週2回行っていますので、毎週2時間の短縮効果です。
年間50週と考えると、単純計算で100時間くらいですね。
いかがでしょう、年間100時間は効果が高いとお思いですか？
それとも、思ったより効果が少ないと感じましたか？
個人的な見解を申し上げると、RPAで自動化する業務は、
1つ1つは小さなことから始めることをお勧めします。
時間のかかる業務を自動化しようとすると、
手順を考えたり、ロボットを作ったり、エラー対応をしたり…
いろんなことに手間がかかります。
もちろんRPAの担当者が手を動かしますので、
そこには人件費＝コストがかかっているわけです。
せっかく業務を自動化しても、RPAの維持に高い費用が掛かっては、
なんだかもったいないですね。
今回ご紹介したような「シンプル」かつ「小さな」ロボットは、短期間で作ることができて、エラーも少なく、手がかかりません
さらに、担当者は「面倒な作業がなくなった！」と喜んでくれます。
低コストで満足度が高いロボットを作れると、
削減された時間以上に、パフォーマンスの高いRPAだと言えるでしょう！
私はRPAの効果の1つとして、従業員が今よりももっと楽しく・生き生きと働く環境づくりに貢献する、と考えています。
今回のご紹介が、少しでも皆様のお力になれたら嬉しいです。
Youtubeでこの事例のデモバージョンを公開しています。
実際にマクロマンが動いている様子を、ぜひご覧ください。
マクロマンの導入・運用支援・開発受託を行っています
私が所属するニューコ・ワン株式会社では、マクロマン公式パートナー企業として、同製品のサポートサービスを提供しております。
RPAを扱う人材がいないので、業務自動化を外注したい
自社でRPAを内製化したいので、使い方を教えてほしい
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