業務効率化のアイディア12選！無料でPC操作を自動化する方法も！
はじめに
近年、人手不足や人件費高騰を背景に、業務効率化の必要性が高まっています。本記事では、アナログな方法からデジタルツールまで、業務効率化に関する様々なアイディアを紹介します。
さらに、PC業務を自動化する方法と、すぐに始められるPC自動操作ツールも紹介します。業務効率化に悩む方や、さらなる効率化を目指す方にとって、1つでも有益な情報が届けられることを願います。
なお、記事が長いです。お急ぎの方は、「具体的な業務効率化アイディア12選」からお読みいただけると幸いです。
業務効率化とは？
業務効率化は、同じ成果をより少ない時間・労力・コストで達成することを目指す取り組みです。具体的には、ムダな作業を削減したり、作業手順を見直したり、新しいツールを導入したりすることで、業務の効率を高めます。
わかりやすいキーワードとしては「ムリ・ムダ・ムラ」の3つをなくすことです。例えば、以下のような視点で考えてみてください。
業務量やスケジュールにムリはないか？
部署間で重複しているムダな作業はないか？
作業手順が人によって異なるムラはないか？
こういったポイントを見つけると、業務効率化の足掛かりになるでしょう。
業務効率化と生産性向上の違いは？
生産性向上は、今と同じ（または今より少ない）リソースを使って、より多くの成果を生み出すことを目的にしています。業務効率化の場合、コスト削減や時間短縮など、より少ないリソースで同じ成果を目指すため、厳密には違いがあるといえるでしょう。
業務効率化とDXの違いは？
デジタルトランスフォーメーション（DX）は、ビジネスモデルや業務プロセスを根本的に変革することを目指しています。現在アナログで行っている業務1つ1つをデジタル化する「デジタライゼーション」という過程を通して、企業で行っている業務プロセス全体のデジタル化を促進します。これにより、ビジネスモデルや顧客利益が大きく変わることで、従来とは異なる業務に着手し、競争力を高めることが可能になります。
業務効率化が業務1つ1つにフォーカスしていることに対して、DXは様々な業務をつなげたプロセス全体に着目しているため、ここに大きな違いがあるといえます。
3つの違いをまとめると、次のようになります。
業務効率化
目的：成果に至るまでに消費する時間・コストを削減する
手段：デジタル・アナログを問わない
範囲：業務1つ1つを対象にする
生産性向上
目的：消費するコスト・時間に対する成果の量を増やす
手段：デジタル・アナログを問わない
範囲：業務1つ1つを対象にする
デジタルトランスフォーメーション (DX)
目的：企業体質や業務プロセスを根本的に変革し、新たなビジネスモデルを生み出し、競争力を高める
手段：ITツール等を使ってアナログ業務をデジタル化する
範囲：業務プロセス全体をデジタル化・自動化する
既存の業務を見直すという点で、広く共通している部分もあり、場合によっては混同してしまうこともあるでしょう。業務効率化・生産性向上・DX推進のどれを目的とするのか、という点を明確にしておくことは、達成に向けて一緒に動いてくれる他の従業員の問題意識やモチベーションにもかかわります。
経営者としてはDXを推進したいと考えているのに、部署単位では業務効率化を進めているとなると、企業として求めている結果になりません。せっかく頑張った従業員も、結果を十分に評価されず、残念な思いをしてしまうことでしょう。
短期的な目標や最終的なゴール地点は、企業全体でしっかりと共有し、今取り組んでいることが業務効率化・生産性向上・DXのどれなのか（またはそれ以外なのか）を確認してください。
業務効率化のメリット
業務効率化を行うメリットとして、以下のようなものが挙げられます。
コスト削減
従業員満足度の向上
品質向上
生産性向上やDX推進につながる
コスト削減
業務効率化を進めることで、ムダな作業を削減することができます。
例えば部署間で重複していた業務を1つにまとめると、組織全体で必要な作業時間は半減されます。また、業務手順を見直すことでミスが減ると、余分なチェックややり直しにかかっていた時間や労力を減らすことができます。
この結果、業務に必要な人件費の低減や、残業時間の減少などが効果として表れてくるでしょう。
従業員満足度の向上
業務効率化によって業務量が減ると、従業員の身体的負担・精神的ストレスを減らすことができます。
仕事の量が多いことは、従業員が抱えるストレスの中で最も大きな原因とされています。
「仕事や職業生活に関する強い不安、悩み、ストレスを感じる」とした労働者のうち、そ の内容をみると、「仕事の量」（43.2％）が最も多く、次いで「仕事の失敗、責任の発生等」 （33.7％）、「仕事の質」（33.6％）となっている
例えば社内の会議を例に考えてみると、開催時間を制限して長時間化を避ける、オンラインミーティングを開催して事業所間の移動を減らす、などが考えられます。
働きやすい環境を作ると、現在働いている従業員の離職率が下がったり、求人に対する応募が増えたり、という副次的な効果も期待されます。これから先、労働人口は減少傾向が続くことが予見されますので、人手不足問題に対策する・備えるという面でも、業務効率化は有効であるといえるでしょう。
品質向上
業務手順やチェックポイントを統一することで、バラツキのあった成果物の品質を高め、一定の水準に保つことが可能になります。
業務手順を再編する過程では、手順のマニュアル化が必要になります。このマニュアルがあることで、「〇〇さんしかわからない業務がある」というブラックボックス化を防ぐと同時に、異動・休職・退職などによる人員の変更があったときも、業務が滞ることなく進めることができます。
成果物の品質が高く保たれることのメリットは、社内にとどまらず、顧客満足度の向上にもつながります。
生産性向上・DX推進につながる
最初にも述べた通り、業務効率化は「同じ成果をより少ない時間・労力・コストで達成すること」を目標とします。そのためムリ・ムダ・ムラがなくなると、自然と時間の節約につながります。
他の業務に時間を割くことができると、従業員1人あたりの生産性の向上につながります。また、より大規模な業務効率化に着手し、企業改革を続けていく好循環に入ることで、DX推進につなげていくことも可能です。
業務効率化を進める手順
業務効率化は、いわゆるPDCA（Plan：計画、Do：実行、Check：検証、Action：改善）のサイクルで実行していくことが可能です。ここではもう少し細かく分けて、「業務の可視化」「問題点の抽出」「優先順位の決定・計画」「解決方法の決定・実行」「効果検証」に分けてみていきます。
業務の可視化
まずは業務効率化が必要な業務を見つけ出すために、現状を把握していきましょう。特に残業が多い部署に特化して業務効率化をする、月末のルーティン業務全体の効率化を図るなど、業務効率化を行う範囲を決めておくのもよいでしょう。
可視化にあたっては、各従業員に任せてしまわないように注意しましょう。例えば「誰が・いつ・どこで・何を・どのような手順で行っているか」など、可視化のルールを決めておくと、それぞれの業務量や問題点が比較しやすいですね。
問題点の抽出
次に問題点をピックアップしていきます。例えば次のような問題点がないか、確認してみましょう。
頻繁にミスややり直しが発生している
特定の人しか手順を把握していない業務がある（属人化）
業務の始まりから終わりまでの時間にばらつきがある
マニュアル化されていない、マニュアルが古い
担当者間や部署間で、業務が重複している
優先順位の決定・計画
次は、業務効率化に取り組む優先順位を決めましょう。優先順位の基準は、企業によって様々なので、よく考える必要があります。
例えば業務の重複については、一方の業務をなくすという「ムダの削減」で解決するため、即効性があります。
業務の属人化を解消する場合は、その業務を他の担当者に教えたり、マニュアルを作ったりする必要があります。時間がかかる可能性がありますが、業務内容によっては重要度が高く、属人化を放置することがリスクになる場合もあります。そのため、優先して取り組む必要が出てくるかもしれません。
すぐ取り掛かれるもの、重要度が高いものなど、いろんな切り口から考えてみてください。
解決方法の決定・実行
取り組むべき課題が決まったら、どのような方法で業務効率化を実現するかを決めます。具体的にどのような方法が考えられるかは、後ほど紹介いたします。
効果検証
業務効率化は、やりっぱなしで終わってはいけません。本当に業務効率化が実現したか、確認をしましょう。
例えば「業務の可視化」段階で1つの業務にかかる時間や、従業員の残業時間を把握できている場合は、そのビフォーアフターで効果を確認することができます。
また、時間やコストといった定量的な面の他に、従業員からのヒアリングによるストレスチェックなども考えられます。
業務効率化が進んでいない場合は、別の対応策を考える必要があります。また、新しく定めた手順ではなく、従来のやり慣れた手順に戻っている従業員もいるかもしれません。その場合も、新しい手順に問題があるのか、業務効率化に対するモチベーションが下がっているかなど、原因をよく確認するようにしましょう。
具体的な業務効率化アイディア12選
ここからはアナログからデジタルまで、様々な業務効率化アイディアを紹介いたします。「ムリ・ムダ・ムラ」のどれに該当するかも、参考までに書き添えています。他にもたくさんの手法があるかと思いますが、1つでも参考にしていただけると嬉しいです。
不要な業務をなくす
重複した業務を再分配する
物理的な動線、配置を見直す
業務担当者を変更する、サイクル化する
業務マニュアルを作成する
データベースを作成する
クラウドサービスを利用する
ロボットを活用する
PC業務を自動化する
アウトソーシング（外注）する
ITツールを導入する
AIを活用する
不要な業務をなくす
これは「ムダの削減」にあたります。
例えば会議に使う資料が十分に活用されていない場合、その資料作成をやめたり、作成する項目を減らしたりすることが考えられます。
営業実績の報告が毎日見られていないのであれば、集計頻度を毎日から週1回に変更するなどもよいでしょう。
不要かどうかを即断できない場合、一時的にやめて様子を見たり、徐々に縮小するというやり方をおすすめします。「念のため続けようかな」とあいまいな判断をすると、業務効率化が進まないので注意が必要です。
重複した業務を再分配する
こちらも「ムダの削減」にあたります。
部署間で重複した業務の例を挙げてきましたが、部署内や個人業務の中でも同じようなことが考えられます。
例えば前営業日の売上データを扱う担当者や部署が複数ある場合は、誰が・いつデータを作成し、どこに保管するなどのルールを決めるといいでしょう。
物理的な動線、配置を見直す
この対策も「ムダの削減」になります。
人は仕事中に年間150時間も探し物をしている、と言われています。頻繁に使うものの配置を見直す、物品の定位置管理を行うなど、モノの置き場所を改めるだけでも効果が得られるかもしれません。
業務担当者を変更する、サイクル化する
これは「ムラの削減」に含まれます。
類似する業務を複数名で行っている場合、その業務は1人の担当者がまとめて行った方が、業務効率がよくなることが考えられます。
また、業務の担当者を定期的に入れ替えることは、短期的には業務効率が低下する可能性がありますが、業務の属人化を防止する・業務と業務のつながりに気づいて従業員間の連携が取れるようになるなど、長期的にはメリットも発生します。ただし、次にあげるマニュアルの作成を使って、業務を平準化することが必須です。
業務マニュアルを作成する
こちらも「ムラの削減」に貢献します。
業務手順を文書や動画でまとめておくと、担当者が交代する際の伝達漏れを防ぎ、引継ぎがスムーズになります。また、業務の属人化を防止し、いざというときはマニュアルを見れば何とかなる状況を作り出せます。
そして何より、手順を守って実行・チェックすることで、成果物が一定の水準を保てるようになります。
データベースを作成する
これは「ムダの削減」になります。
例えば取引先に年賀状を出して、宛所なしで戻ってきたことはありませんか？あるいは取引先の担当者や責任者の交代を、一部の従業員しか知らなかったという経験はありませんか？
このように、社内の情報共有がうまくいっていないと、社内外に不利益が生じてしまうほか、確認作業などに余計な時間を取られてしまいます。
必要な情報を1か所にまとめてデータベース化しておくことで、悩むことなく「ここにある情報が常に最新だ！」とわかり、業務がスムーズになることでしょう。ただし、情報をどの程度開示するかなど、取り扱いには注意が必要です。
クラウドサービスを活用する
こちらは「ムリ・ムダの削減」にあたります。
クラウドサービスを活用すると、文書などのデータをPC本体やファイルサーバーではなく、インターネット上に保管して、情報の共有をスムーズにする効果などがあります。
また、文書や表計算データを複数名で編集することで、常に最新の情報を、リアルタイムに共有することも可能です。営業成績や顧客からの問い合わせなど、常に最新情報を知りたいものについては、クラウドサービスによる共有を検討してみてはいかがでしょうか。
ロボットを活用する
これは「ムリの削減」にあたります。
ロボットを導入するとなると、とても大規模な投資に思えますね。しかし今は一般家庭にも、掃除用ロボットが普及しつつあります。
事業所でも同様に、清掃や配膳にロボットの導入が検討可能です。コストが高額になりがちですが、従業員に過度な負荷がかかっている業務をロボットに任せられる場合は、検討してみてください。
PC業務を自動化する
これは「ムリ・ムダ・ムラの削減」とすべてが該当します。
複雑なPC操作を自動化する場合は、高いプログラミング知識などのスキルが必要となります。そのためハードルが高く思えるアイディアですが、簡単で定期的に実行するPC作業であれば、誰でも自動化することが可能です。
おススメの方法1つ目としては、Excelのマクロ機能です。PCの操作を一度記録しておくと、次からは実行指示を出すだけで、同じ操作を繰り返してくれます。
2つ目のオススメは、RPAツールの導入です。RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、PCを人に代わって自動操作するソフトウェアです。プログラミングのスキルがなくてもPC自動操作を設定できる製品が多く、近年は多くの企業に広がりを見せています。
PC業務を自動化できると、繰り返し行う業務をPCに任せることができます。これは「手動で行う業務量・業務時間が減る」「ミスによるやり直しや余分なチェックがなくなる」「常に同じ作業が行われるため成果が一定である」という点で、ムリ・ムダ・ムラの削減すべてに対応することができます。
アウトソーシング（外注）する
これは「ムリの削減」になります。
例えば人員が限られている中で、ITツール導入やPC操作の自動化を進めようとすると、既存の業務と並行する担当者に過度な負担がかかってしまいます。
このような場合は無理に自社で業務を継続せず、外部に依頼することを検討してみてください。業務の停滞やクオリティの低下、他の業務の圧迫による業務効率の悪化を防ぎ、適切な費用対効果が得られることでしょう。
ITツールを導入する
こちらは「ムリ・ムダの削減」がメインになります。
データベースやPC業務の自動化とも重なりますが、アナログな業務にITツールを導入することで、業務効率化を図れる場合は多々あります。
例えばクラウド型の会計システムと、会社名義のクレジットカードを連携させることで、頻繁な経費精算をなくすことが考えられます。
AIを活用する
こちらは「ムダの削減」に近いです。
ChatGPTをはじめ、AIはこの数年でぐっと身近になりました。自治体などの公的機関でも、AIを業務に活用していると話題になっています。
例えばブログ等の記事のアイディア出し、新商品の商品名の提案など、人が考える際の補助に用いることは、すぐにでも取り掛かれるでしょう。1人で悩む時間を減らし、候補を絞って考えることで、時間を有効に活用できるかもしれません。
業務効率化を進める際の注意点
業務効率化を進める際は、以下の点に注意してください。
業務効率化の手段を目的にしない
費用対効果を確認する
既存のツールとの相性を確認する
業務効率化の手段を目的にしない
「マニュアルを作ること」「ITツールを導入すること」そのものが目的になっていると、将来にそれらが十分活用されない事態が予想されます。そのマニュアルやツールは、どのようにしたら使いやすく、業務効率化に貢献するかまで考えたいところです。
費用対効果を確認する
特にITツールを導入する際は、費用の発生に加えて、使い方を確認する・覚える・手順を組みなおすなどの時間が必要です。これらすべてをコストと考えたとき、コストに対して効果が見合っているかを考えましょう。
既存ツールとの相性を確認する
これもITツールに当てはまることですが、現在使用しているシステムと併用する際は、相互に連携がしやすいものが望ましいです。例えば給与計算システムと会計システムがあれば、給与の支払い時に必ず連携が必要です。別個に業務効率化を行った結果、双方のデータ連携に時間がかかり、最終的に必要な時間は同じ（または長引く）ということもあり得ます。
効率化する業務が複数の部署・事業所にまたがる場合などは、特にこのようなデータ連携にも留意しておきましょう。
一押しの業務効率化は、「RPA」を使ったPC業務の自動化！
多くの企業にお勧めしたい業務効率化ツールは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。理由は以下の点にあります。
比較的安価に導入できる
プログラミングスキルがなくてもPC操作を自動化できる
現在の業務手順を大きく変える必要がない
業務効率化のメリットがすべて詰まっている
比較的安価に導入できる
ITツールを導入すると、初期費用が100万円以上であったり、月額費用が10万円を超えるというケースもあります。
RPAツールはサブスクリプション型（月額または年額で支払）の製品が主流で、月額費用はＰＣ1台につき5万円前後が目安です。また、初期費用が0円～10万円に抑えられる製品もあります。
無料トライアルが可能な製品で、まずは使ってみるということも可能です。
プログラミングスキルがなくてもＰＣを自動操作できる
RPAを提供している企業の多くが、プログラミングの知識がなくても、簡単にPCの自動操作を実現できる、いわゆるノーコード（またはローコード）のツールを展開しています。弊社においても、プログラミング未経験の担当者が0からスタートして、RPAを使いこなせるようになりました。
どんなに便利なITツールでも、高いスキルを持った人でないと扱えない場合、担当者の離職による業務停滞のリスクや、業務のブラックボックス化が付きまといます。誰でも使えるツールというのは、非常に魅力的です。
現在の業務手順を大きく変える必要がない
RPAで業務を自動化する際は、今行っている業務手順を、ほとんどそのままツールに設定していくことができます。先に挙げた「給与システムと会計システムの連携」を事例に考えると、給与システムからデータを抽出し、会計システムに取り込む、という手順をRPAにそのまま実行させることが可能になります。
そのため、システム変更に対するため取り込むデータの形式を変えるなど、既存の業務の変更したり、新しい作業を付け加えたりする必要がありません。
業務効率化のメリットがすべて詰まっている
PC業務を自動化すると、次のようなメリットが得られます。
人が作業を行わないため、時間・労力が削減される（コスト削減）
人が行う業務量が減るため、働きやすい環境が生まれる（従業員満足度の向上）
常に同じ手順で実行されるため、ミスが少なく、同じ成果物が得られる（品質向上）
既存の業務だけでなく、生産性の向上につながる業務にも使える（生産性の向上）
手動で行っていたシステム間のデータ連携を自動化できる（プロセスの自動化によるDXの推進）
これらはすべて「業務効率化のメリット」で挙げた内容であり、そのすべてがしっかりと詰まっていることも、RPAの魅力です。
オススメRPAは、無料で使える「マクロマン」
株式会社コクーが提供しているRPAツール「マクロマン」は、デスクトップ型の国産RPAでありながら、初期費用・月額費用がどちらも0円で利用可能です。
2024年4月現在、ダウンロード数は7,000件超えており、自治体による利用実績もあります。スマートキャンプ株式会社が主催する「BOXIL SaaS AWARD Winter 2023」のRPA部門において「Good Service」を受賞した実績からは、ユーザーの高い評価がわかります。
また、個人的にマクロマンのかわいらしいマスコットがとてもおススメです。
他のRPAツールと比べたときの、マクロマンの主な特徴は次のとおりです。
初期費用・月額利用料が0円で、いつまでも利用できる
個人・法人を問わずに誰でも利用ができる
ダウンロードフォームに登録すると、その日から利用が開始できる
追加費用なしで複数のPCにインストールが可能
スケジュール実行などの、無料で利用可能な機能に制限がない
使い方などを教えてほしい場合、有償のサポート体制が整っている
このような特徴から、「まずはRPAツールを試してみたい」「スモールスタートで始めたい」「なるべくコストをかけずに業務効率化したい」といった要望をお持ちの方に、強くお勧めできます。
また、すでにPRAをお使いであっても、小規模な自動化はマクロマンで行うことで、ランニングコストを抑えられる場合があります。
マクロマンの運用支援を行っています
私が所属するニューコ・ワン株式会社では、マクロマン公式パートナー企業として、同製品のサポートサービスを提供しております。
RPAを扱う人材がいないので、業務自動化を外注したい
自社でRPAを内製化したいので、使い方を教えてほしい
いずれのお客様に対しても、年間700時間以上の業務を自動化した実績と、プログラミング未経験から始めたRPAノウハウをもとに、業務効率化の推進をお手伝いいたします。
RPAやマクロマンについてもっと知りたい、使っている様子を見てみたい、という方のために、無料相談も実施しております。各種サービスやお問い合わせについては、下記の特設サイトよりご連絡ください。
まとめ
以上、業務効率化とそのアイディアをご紹介しました。いかがでしたでしょうか？日々の業務をより効率化するためには、工夫や改善の余地があることを実感していただけたかと思います。
ぜひ、この記事で学んだアイディアを取り入れて、業務効率化に挑戦してみてください。
今後もさまざまなテーマで役立つ情報をお届けしていきますので、引き続きnoteをご覧いただければと思います。
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