引継ぎ手間・ばらつきをなくせる！RPAによる『業務標準化』を解説
業務標準化とは
明日からの仕事をもっともっと楽しくしたい、赤松です。
今回は「RPAを使った業務標準化」について解説したいと思います。
「業務標準化」とは、業務の手順・プロセスを統一することを指します。
もっと簡単に言うと、その業務をみんなが同じ手順でできるようにすることです。
今回解説するRPAを使った業務標準化では、この更に一歩先を行きます。
それは、業務の習熟度や得意・不得意に関係なく、同じ手順・同じ時間で業務を終えられるようにしよう、という取り組みです。
RPAで業務標準化をしていると、チームや企業全体の業務効率アップや、従業員の負担軽減につながります。
その必要とされる背景と、具体的な手段について、見ていきましょう。
業務標準化を行う理由
①業務効率化が進む
業務標準化を行う過程では、手順の見直しを行います。
そもそも業務を行う必要があるか
実は必要のない作業がないか
過剰なチェックを減らせないか
などを変更することで、従来よりも業務をコンパクトにまとめられることがあります。
短い時間や少ない手順で業務が終わるようになると、従業員の負担が減り、できる仕事も増えるかもしれません。
②ミスが減り、品質がアップする
人によって手順やチェックポイントが異なっていると、ミスが多様化し、成果物の品質も安定しません。
業務標準化をすると、初めてその業務に取り組む人でも、ベテランの人と同様の手順・チェックが可能になります。
③教育・引継ぎコストを減らせる
業務標準化には、マニュアルの作成がつきものです。
マニュアルがあると、新人教育や異動に伴う引継ぎの際、業務の受け渡しがスムーズになります。
④業務のブラックボックス化を防げる
業務標準化は、業務のブラックボックス化の対策としても有効です。
③と反対の内容ですが、ついついマニュアル化をせず、口頭だけで引き継がれている業務がありませんか？
もしも担当者が急に休んだり、退職時に引継ぎ漏れがあったりすると、その業務は手順を1から組みなおす必要が出てきます。
こういった事態を未然に防げるようにしておきましょう。
業務標準化にRPAを使うメリットとは
①パソコン操作の不得意さを補える
RPAによる業務標準化をすると、その業務は誰がやっても、ほぼ同じ時間で終えられるようになります。
パソコン業務は、パソコン操作そのものの得意・不得意が影響します。
例えばショートカットキーを使いこなす人と、マウス操作だけで作業を進める人とでは、業務スピードが多少変わってくるでしょう。
操作方法がわからなくなり、手が止まってしまうことも考えられます。
ここで登場するのが、RPAです。
RPAは、パソコンの操作を自動で行ってくれるソフトウェアロボットです。
一度設定した動作を、正確に繰り返し実行してくれるため、毎日・毎週・毎月など、定期的に行う業務の自動化に役立つツールです。
業務担当者はRPAの実行ボタンを押すだけなので、パソコン操作の得意・不得意にかかわらず、一定時間で業務を完了させることが期待できます。
②新人や引継ぎ直後の人でも、業務が早く終わる
マニュアルを作って業務標準化をした場合でも、引継ぎ直後はどうしても業務にかかる時間が長くなります。
引継ぎを受けたばかりの担当者は、何度もマニュアルとパソコン画面を見比べながら、1つ1つ慎重に作業を進めます。その業務を何年もやってきたベテランの方とは、かなり時間の開きが出るでしょう（丁寧で正確性が高まる期待もありますが）。
業務をRPAで自動化しておくと、作業部分はロボットに任せることができるため、常に一定の時間内で業務が終わるようになります。
担当者はロボットが行った作業結果を確認すればよいため、自身が作業手順を細かく把握し、実行する必要がなくなります。
また、業務手順の抜けもれやミスによるやり直しも少なくなるため、引継ぎ直後にありがちな失敗も減らせることでしょう。
③マニュアル作成と業務自動化が並行できる
RPAで業務を自動化する際も、業務手順を分解して見直すことが必要になります。
これはマニュアル作成と同様の行程なので、業務自動化とマニュアル化を並行すると、効率よく進めることができます。
またRPAの製品によっては、手順をフロー図にして出力できるものがあります。
これを使うと、RPAの完成品をそのままマニュアルの一部に使うことができるため、作業手間を減らすことができるでしょう。
業務標準化にRPAを使うデメリット
①ツールの選定や契約に時間がかかる
RPAは多数の製品が提供されており、その選定と契約に時間がかかります。
今すぐ始めたい！と思っていても、思うようにスタートを切れないことがあるでしょう。
②ツールそのものの初期費用や維持費が必要になる
RPAの製品は、そのほとんどがサブスクリプション制をとっています。
1ライセンスで1台のPCを自動操作できて、月額50,000円などです。
自動化する業務の規模に対して、費用が見合うかどうかを見極める必要があります。
③ツールの操作難易度
RPAツールの操作難易度は、製品によって異なります。
プログラミング経験者向けの高難易度のものから、
プログラミング未経験者向けの簡単なものもあります。
ツールの操作習得に時間がかかってしまうと、通常業務を圧迫し、
逆に業務が非効率になってしまうため、注意が必要です。
システム部門の担当者がいる（そしてRPAを扱う余力がある）場合は、どの製品でも問題なく使うことができるでしょう。
非IT部門の方が担当したり、現場の方が直接RPAの設定を行うことを想定する場合は、相応に難易度の低いツールを選ぶようにしてください。
圧倒的なコストパフォーマンスが魅力の
おすすめRPA『マクロマン』
おすすめしたい製品は、国産RPAツール「マクロマン」です。
マクロマンの主な特徴として、次のようなことが挙げられます。
初期費用・ランニングコストが0円で、費用負担が少ない
ダウンロードするだけで、すぐに使える
期間の制約がなく、いつまでも使用できる
導入するパソコンの台数に制限がないので、何台でも導入できる
国産RPAで、使いやすい
設定内容をフロー図化して出力可能（β版）
特にランニングコストが他製品と比べて圧倒的に低いため、継続して使いやすい点が大きな特徴です。
例えば、自動化したい業務が1つしかない場合などは、ランニングコストと自動化した内容が釣り合わず、RPA導入を断念してしまうケースがあります。
マクロマンのように、ランニングコストを気にせずに続けられるツールであれば、自動化する業務の内容を問わず、高いコストパフォーマンスを得ることが可能です。
下記の特設Webサイトでは、マクロマンのダウンロードや無料相談を受け付けております。ご興味を持っていただけましたら、一度ご覧ください。
まとめ
RPAを使った業務標準化について解説してきました、いかがでしたでしょうか？
パソコン操作の得意・不得意や業務の習熟度にかかわらず、誰がやっても同じ内容・同じ時間で業務が終わるようになると、とても助かりますね。
個人やチームの業務が効率化され、余裕が生まれると、新しい業務に着手することもできます。会社全体の生産性向上につながっていきますので、ぜひトライしてみてください。