RPA開発業務を外注して、PC業務を自動化するメリット・デメリット解説
RPA開発業務の外注とは？
明日からの仕事をもっともっと楽しくしたい、赤松です。
今回は、RPAを使ったPC業務の自動化を『外注』することについて、解説したいと思います。
パソコン業務を自動化したいと思っている方、こんな悩みはありませんか？
プログラミングのスキルを持ったスタッフがいない、新たに雇用できない
RPAツールを使おうと思ったが、使い方を習得する時間が確保できない
RPAツールをうまく使い続けられるか、自信がない
そんなお悩みの解決に、少しでも近づければと思います。
RPAの概要
RPAとは？
RPAは、パソコンの操作を自動で行ってくれるソフトウェアロボットです。
一度設定した動作を、正確に繰り返し実行してくれるため、毎日・毎週・毎月など、定期的に行う業務の自動化に役立つツールです。
Excelのデータ入力、コピー＆ペーストの繰り返し
Webフォーム入力、情報収集
ファイルの移動、コピー、削除
アプリケーション間の情報連携
などの機能を組み合わせて使えるため、複数のアプリケーションを使った作業も自動化できるという嬉しい特徴があります。
また、プログラミング未経験者でも扱える製品があり、使用するにあたってのハードルが低いITツールでもあります。
RPAの普及率は拡大している
比較的簡単にパソコン業務を自動化できる、という特徴から、RPAは国内にも普及し始めています。
その対象は大企業だけでなく、中小企業にも及んでいます。
特にRPAはバックオフィス業務（経理部門など）との相性がよく、うまく活用することで、管理部門の業務を効率化することができます。
この活用の有無で、企業の経営体制や競争力にも影響があると言われているため、今後も導入をする・または検討する企業は増え続けるものと思われます。
RPAの開発業務を外注するとは？
プログラム作成を社外に発注すること
RPAの開発業務とは、ロボットにどのような順序でパソコンを操作させるか、その手順と操作内容を設定していくことを指します。
開発後のRPAは、設定内容を繰り返し実行してくれるため、この開発業務が一番大事なポイントになってきます。
RPAの設定は、プログラミングを用いた自動操作よりも簡単であることから、一定のトレーニングをすれば、自社のスタッフで開発・管理することが可能です。
一方で、開発作業に関しては外注（外部に委託する）という選択肢もあります。
外注先は個人から企業まで様々です。
ツールの提供企業、または提供企業と協業しているパートナー企業が受注していることが多いようですが、Power Automate Desktopのように広く使われているアプリケーションだと、個人で開発を受注することもあります。
発注時の主な流れ
RPA外注のプロセスとしては、次のようなものがあります。
（※受注者によって異なる場合があります）
①自動化する業務の選定
自社の業務プロセスを分析し、自動化する業務を選定します。
②外注する企業の選定
RPAの開発を委託する業者を探します。
既にお使いのRPAツールがある場合、その提供企業が第一候補になるでしょう。
③打合せ・要件定義・見積など
業務自動化に向けた具体的な打ち合わせを行います。
発注者からは、自動化する業務範囲・手順・完成形のイメージまたは現物を提示します。
受注者からは、自動化の可否・納期・開発費用の提示などが行われます。
④契約の締結
開発そのものを始める前に、基本契約の締結が発生します。
これは費用が発生するものではなく、お互いの秘密保持などに関する内容であることが多いと思われます。
⑤発注・開発
受注者によって、実際にRPAのロボット開発が行われます。
リモートでできる場合もあれば、発注企業を訪問して現地で開発する場合もあるでしょう。
特に自社独自のシステムが自動化する業務に含まれている場合は、社内で受託業者が作業するための場所やパソコンを用意する必要があります。
⑥テスト・納品
開発が完了したら、受注者からロボットが納品されます。
社内の環境で問題なく動作するか、依頼した通りのものができているか、しっかりと確認をしましょう。
⑦保守・サポート
開発完了後は、納品されたロボットの使い方に関する説明を受けます。
発注内容によって、実行ボタンを押すだけで使えることもあれば、事前に必要なファイルを準備したり、動作の途中で承認の操作が必要であったりと、何らかの作業が必要な場合があります。
また、納品後のサポート体制についても確認しましょう。
これは③や④の過程でも大事ですが、納品後の仕様変更やエラー対応は、別途有償の場合もあります。
最低限の保守に必要な範囲で、操作方法をレクチャーしてもらうなどを検討してもよいでしょう。
RPAを外注するメリット
①自社の通常業務を圧迫せず、業務自動化を進められる
社外にRPAの開発を委託するため、社内の人員は通常の業務に集中できます。
社内の人員でRPA開発を実行する場合、新たに担当者を雇い入れるか、他の業務を担当しているスタッフに兼任してもらうことになります。
特に後者を選択した場合は、ルーティン業務と並行するため、担当者とその所属チームの負担は、一時的に増加するでしょう。
RPAの外注は、こういった通常業務や生産性の維持と、業務効率化の推進のバランスをとるという面で、有効な選択肢です。
②IT分野に強いスタッフがいなくても、RPAを使えるようになる
RPAは比較的簡単なITツールと述べましたが、やはりある程度の知識・適性が必要です。
求められる人物像としては、新しい業務に苦手意識を持たず、自ら進んで学習することを楽しめる人でしょう。
RPAで業務を自動化していく中では、他部署の業務をヒアリングして、手順を組みなおすこともあります。淡々と作業をするだけでなく、コミュニケーションを必要とする場面も出てくるでしょう。
逆にパソコン業務そのものに苦手意識があったり、自ら学習する意欲がない方、他部署の業務に関心が薄い方などの場合、RPAの活用には時間がかかってしまうでしょう。
RPA開発を外注すると、RPAツールの機能やIT分野に関して一定の知識を持った専門家の意見が得られます。自社で自動化したい業務に対しても、自動化の可否や手順に関して、適切な提案が受けられるでしょう。
③RPAツールの習得時間を省略できる
②でも述べましたが、RPAの運用を自社で全て行う場合、ある程度の時間と労力が必要です。
ツールそのものの習得はもちろんですが、担当者の選任・通常業務の再分担・作成したロボットの管理・RPAの利用状況の確認など、RPA開発に直接かかわらない業務も意外と多くあります。
RPA開発を外注した場合、これらの一部を省略できることもあれば、適切なアドバイスを受けることもできるでしょう。
企業の状況によっては、RPAに関するすべてを自社で行うより、効率的に運用体制を整えられるかもしれません。
RPAを外注するデメリット
①自社で開発するより高額な開発コストが必要になる
PRAは、ツールそのものに初期費用やランニングコストが必要となるケースがほとんどです。それというのも、RPAはサブスクリプション制が多く、1台のPCを自動操作して月額50,000円、などのケースがあります。
RPA開発を外注する場合、ここに加えて開発費用が必要となります。
金額は発注内容や出張対応の有無など、諸条件によって左右されますが、自社の人員で開発する場合に比べて高くなるのが一般的です。
単純に人件費だけで考えた場合、自動化によって削減された人件費と、ランニングコスト+開発費の合計額が、釣り合わないこともあるでしょう。
業務時間の削減で、開発費用をペイできるか試算しましょう。
また、削減時間だけにこだわらないという考え方もあります。
スタッフがストレスに感じていて、負担感が大きいと言われている業務があれば、それを自動化することで、職場環境の改善や生産性の向上につながる可能性もあります。
②業務の一部を社外に依存するリスクがある
RPAの開発を外注した場合、そのプログラムは外部に依存している状態になります。
RPAは決まった動作を行うことが特徴です。便利である反面、Webサイトやシステムの仕様変更・Excelで集計する項目の増減など、わずかな変化でプログラムが思うように動かなくなることがあります。
このような時、外部委託したプログラムの修正が必要ですが、
仕様変更などにも打ち合わせが必要で、即時に対応できない
仕様変更に追加費用が必要となる
外注先の担当者が不在の場合など、社外の都合が業務に影響を与える
といった事態が考えられます。
そもそもの業務選定の時点で、いきなり重要度の高い業務の外注は避けて、万が一の際は手動で行える程度のものから始めてみるのがよいでしょう。
自動化した場合は、最低限のエラー対応のレクチャーを受けるなど、自社でエラー対応できる体制を作るのも手です。
また、保守契約を別途結んで、自動化した業務に対するサポートの品質を担保するのも有効な手段です。
③綿密な打ち合わせによる品質管理が必要になる
RPAの開発を外注する場合、発注者・受注者それぞれからのコミュニケーションが、プロジェクト成功の大事な要素になります。
例えば発注者側からは、自動化したい業務の実行頻度・完成形のイメージ・複数事業所での実行を想定しているなど、要望を具体的に伝えることが必要です。
また受注者側からは、定期的な進行状況の報告が来ているか確認しましょう。納期に対する状況報告も大事ですが、もともとの注文内容や手順に対して、RPAで実行する場合特有の変更が必要であるなどして、仕様変更の提案があるかもしれません。
受注者側から長期間連絡がない場合、状況確認の連絡をすることをお勧めいたします。
中小企業に選ばれている
おすすめRPA『マクロマン』
おすすめしたい製品は、国産RPAツール「マクロマン」です。
マクロマンの主な特徴として、次のようなことが挙げられます。
初期費用・ランニングコストが0円で、費用負担が少ない
ダウンロードするだけで、すぐに使える
導入するパソコンの台数に制限がないので、何台でも導入できる
国産RPAで、使いやすい
特にランニングコストが他製品と比べて圧倒的に低いため、継続して使いやすい点が大きな特徴です。
デメリットの項目で述べたように、RPA開発を外注した場合、開発コストとランニングコストが両方負担になるため、費用対効果が見合わない場合があります。
マクロマンを活用すると、ランニングコストが必要ないため、開発コストを業務自動化による効果で賄える可能性が格段に高くなります。
下記の特設Webサイトでは、マクロマンのダウンロードや無料相談を受け付けております。ご興味を持っていただけましたら、一度ご覧ください。
まとめ
PRA開発の外注について、解説してきました。
いかがでしたでしょうか？
RPAは自社で開発・運用するイメージが強いかと思いますが、
それらを外注するのも賢い選択であると、私は考えています。
これからはIT人材が少なくなり、その人件費も高騰していくことが考えられます。
また、雇用した人材も決して安定したものではなく、会社や個人の都合によって業務を外れたり、退職してしまったりすることも考えられます。
RPA開発を外注し、業務効率化や生産性向上とのバランスをとっていくことも、ぜひ検討してみてください。