プライバシーポリシー
プライバシーポリシー及び個人情報保護方針
最終更新 令和06年2月1日
マンションライフライン事務局
事務局長
当社は、マンション共同通信設備の総合窓口業務において当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
個人情報は、マンション共同通信設備の総合窓口業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用 及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。
個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
個人情報の漏えい、滅失などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に周知させるとともに、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
【お問い合わせ窓口】
個人情報保護方針に関するお問い合わせにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒260-0013 千葉県千葉市中央区中央2-5-1 千葉中央ツインビル2-7F
マンションライフライン事務局
050-8886-0870
個人情報の取扱いについて
1．個人情報の利用目的
個人情報の種別利用目的
(1)顧客企業の方々の個人情報商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため
(2)従業者の個人情報従業者の雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等）
(3)採用応募者に関する個人情報採用情報等の提供・連絡及び採用業務
(4)お問い合わせ等に係る個人情報お問い合わせ等に対応するため
(5)顧客企業から間接的に取得する個人情報受託した業務全般を遂行するため
※上記のうち(1)～(4)が当社の保有個人データです。
2.開示等のご請求方法
当社の保有個人データに関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求、又は第三者提供記録の開示の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、「お問合せ窓口」までご連絡願います。追って所定の請求書を送らせていただきます。
【お問い合わせ窓口】
個人情報保護方針に関するお問い合わせにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒260-0013 千葉県千葉市中央区中央2-5-1 千葉中央ツインビル2-7F
マンションライフライン事務局
050-8886-0870
3．当社所定の請求書
個人情報開示等請求書
4．ご本人様からの請求の場合の本人確認方法
以下の書類のいずれかの写しを請求書に同封いただきます。
・運転免許証
・マイナンバーカード
・パスポート
・住民基本台帳カード
・健康保険の被保険者証
・その他 本人確認できる公的書類
※なお、本籍地は都道府県までとし、それ以降の情報は黒く塗りつぶして下さい。
5．代理人様による請求の場合の本人確認方法
請求をする方が代理人様である場合は、４の書類に加えて、下記①の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び②代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封して下さい。
①代理人である事を証明する書類
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
・住民票（続柄の記載されたもの）
・その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
・後見登記等に関する登記事項証明書
・その他 法定代理権の確認ができる公的書類
②代理人様ご自身を証明する書類の写し
・運転免許証
・パスポート
・健康保険の被保険者証
・住民票
・マイナンバーカード
※なお、本籍地は都道府県までとし、それ以降の情報は黒く塗りつぶして下さい。
6．「開示等の請求」の手数料とお支払い方法
利用目的通知請求ならびに開示請求の場合は、手数料として1,000円を郵便切手又は郵便小為替にてお支払いいただきます。
7．「開示等の請求」に対する回答方法
原則として、請求者様宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。
8．保有個人データの安全管理のために講じた措置
基本方針の策定
個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。
組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、法や取扱規程への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、内部監査を実施しています。
人的安全管理措置
個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むとともに、従業者とは非開示契約を締結しています。
物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
外的環境の把握
個人データを外国にある第三者に提供する場合は、個人データを保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。
以上