想定問答の作成ポイント

　現在の部署では、会議の開催や要望への対応が多いため、想定問答を作成することがあります。私は得意ではありませんが、苦になることはありません。今回は、会議や要望の際に想定問答を作成するポイントをまとめてみたいと思います。

・新しい内容の資料から考える

　新しい事業や新しい制度は、もっと詳しく知りたいと思うため、予算規模や対象者のほか、その背景を必ず把握しておきます。背景が分かれば、今後どのような方向に向かうのかもある程度予測できる場合があります。時間軸を意識して作成します。

・分かりにくい資料から考える

　資料の構成上、詳細を詰め込んで提示しなければならない時があります。この場合、まずは全体像をイメージしやすいように簡略化します。例えば、10のすべてを把握する必要はなく、当面10のうち３で対応できるのであれば、その３を中心に想定を作成します。とは言え、残りの７も知りたいという場合はありますので、優先順位をつけて想定を作成します。

・データに関する資料では異常値から考える

　さまざまなデータを提示している場合でも、何かしらの異常値があります。その異常値に着目し、理由を分析しておくとともに、この異常値が将来的に継続するかどうかの動向も把握しておきます。一時的なものであれば、懸念される可能性は少なくなりますが、今後も継続するのであればどのような対策や打ち手を考えているのかということを挙げておきます。

・出席者の属性から考える

　属性は意見の根幹となる部分が多いです。得意不得意、興味関心が分かれてきますので、住民代表なのか、ある団体の代表なのかなど、さまざまな立場での意見を念頭に想定を作成します。また、過去に表明された意見や要望があるのであれば、引き続き問題意識を持っていることが考えられますので、フォローアップとして対応できるように準備しておきます。

　以上、非常に簡単ではありますが、私が想定問答を作成する際に意識しているポイントをまとめてみました。他にも何かあれば、ぜひ教えていただきたいです。
　本日もお付き合いいただき、誠にありがとうございました。