業務設計という仕事
システム導入、なんで失敗するの？
DX（デジタルトランスフォーメーション）とかIT導入って聞くと、なんかすごい未来っぽいイメージありますよね。でも実際には、「せっかく導入したシステム、全然使われてない」とか、「余計に現場の手間が増えた」とか、そんな失敗例がゴロゴロあります。
原因？それはシステム設計ばっかりに目を向けて、肝心の「業務設計」をおろそかにしてるからなんです。業務設計って聞くとピンとこない人も多いと思いますが、簡単に言うと「現場の仕事の流れを整理して、最適化すること」。システムってあくまでその一部を自動化する手段なので、最初に業務をちゃんとデザインしないと、せっかくの投資がムダになっちゃうんですよね。
業務設計の重要性：現場の声、聞いてますか？
「業務設計って本当に必要？」って思うかもしれません。でも、現場の業務をちゃんと設計しないと、こんなことが起こりがちです。
現場が使えないシステム
「これ、本当に私たちの仕事に必要？」と現場スタッフが首をかしげるシステム。結果、誰も使わない。システムが負の遺産に
高額なシステムを導入したものの、メンテナンスコストがかさみ、誰も恩恵を受けない。「これが会社の未来だ！」なんて意気込んだはずが、いつの間にかお荷物扱い。
一方で、業務設計をちゃんとやるとこんなメリットがあります。
現場にピッタリ合ったシステムができる
作ったシステムがすんなり仕事に溶け込むから、みんなハッピー。現場の負担が減る
無駄な作業を減らせるので、誰もが「これ導入してよかった！」と思える。
実際の例：成功と失敗
成功例
とある中小企業では、顧客対応を効率化するために業務設計を重視。現場の人たちにヒアリングをして「実際にどんな作業をしてるか」を徹底的に洗い出しました。その結果、導入したシステムが現場にフィットし、稼働率が90%以上に！失敗例
別の企業では、システムを急いで導入した結果、業務の実態と全然噛み合わず。「これ、どうやって使えばいいの？」状態。高いお金をかけたシステムが、結局ほとんど使われなくなってしまいました。
業務設計ってどうやるの？
業務設計って聞くと難しそうに思えるかもしれませんが、基本は次の3つのステップです。
全体の流れをざっくり描いてみる
まずはサービス全体を俯瞰してみましょう。図にする必要はありませんが、頭の中で「お客さんが問い合わせをしてから商品が届くまでの流れってどうなってる？」みたいに整理するとわかりやすいです。業務フローを5W1Hで整理
各作業を「誰が」「何を」「いつ」やってるかに分けてみます。たとえば、「このステップって、やる必要ある？」とか「この部分ってもっと簡単にできない？」みたいな疑問が浮かんでくるはず。データの流れもチェック
「このデータってどこから来て、どこに行くの？」をはっきりさせておくと、後で「これ誰が入力するんだっけ？」って混乱するのを防げます。
中小企業ならではの課題
中小企業の場合、「とりあえずシステムを入れるのが目的」になりがちです。でも、システムを導入するだけじゃ解決しない問題も多いんです。
たとえば、よくあるのが「今のやり方のままシステムに置き換える」というケース。でも、業務の問題点を洗い出して改善してからじゃないと、システムが逆に足かせになっちゃいます。
まとめ：業務設計、今日から始めよう
業務設計はシステム導入やプロダクト開発を成功させるための土台です。難しそうに聞こえますが、基本はシンプル。
現場の仕事を洗い出す
何をどうやってるのか、ひとつずつ整理。5W1Hで細分化
ステップごとに「これ必要？」を確認。データの流れを明確にする
作業が重複してないか、データがちゃんとつながってるかをチェック。
業務設計をしっかりやれば、「導入したけど使われないシステム」なんて失敗とは無縁になります。現場もハッピー、会社もハッピーな未来を作りましょう！
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