［こんなにも便利ツールが！？］ソフト面から考える"生産性の高い"オフィスづくりとは？
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記事作成｜Naoto Takai
「ハード×ソフト」のオフィスづくり
オフィスを新しくリニューアルすると考える時、みなさんはまず何から取りかかりますか？この問題に取り組む前に、あなたは「ハード面」のオフィスづくりと「ソフト面」のオフィスづくりの２種類の考え方があることを理解する事が最適でしょう。本日は特に『ソフト面』で改善するオフィスづくりを紹介させて頂きます。
レイアウトや家具などのハード面の提案
オフィスづくりにおける『ハード面』には以下の２種類があります。1つ目はオフィスに取り入れるモノに関することです。
・ワークテーブル/チェアなどのオフィス什器
・カフェテーブルや照明などの家具
・アートやディスプレイなどのインテリア
・植栽
2つ目は目に見えるモノを変えること
・内装設計
・レイアウト変更
・会議室/エントランスリニューアル
・サイン
こうした空間デザインに関わることが、我々デザイン会社がご提案する中でも強みとなる要素になります。
アプリや社内文化づくりのソフト面の提案
一方で『ソフト面』には３種類あります。1つ目は自社内で、会社として作っていくもの。
・ビジョン/ミッションや行動指針（クレド）
・社内文化や仕組み
・部会や総会などのイベント
・飲み会や部活動などの交流する機会
・社内表彰や人事考課制度
2つ目は空間デザインの観点で導入する「目に見えない」要素です。
・音楽/BGMの導入
・サウンドマスキング（防音/遮音）
・アロマ(香り)
・通信インフラ構築
・抗菌/除菌
などです。これらはオフィスの環境そのものをより良い状態に、改善する事で社員の心と身体の健康を守ったり、集中力やリフレッシュにつながり生産性や創造性の向上につながったりもします。
そして3つ目は、アプリやツールを導入する事でコミュニケーションや業務の一元管理化、情報共有などをより良くするものです。本日はこの3つ目の「ソフト面」を紹介していこうと思います。
『働き方改革』導入するべき５つのソフトとは？
そんなソフト面のオフィスづくりに欠かせないのが、３つ目の「アプリ/ツールの導入」です。ここでは特におすすめのツールを紹介させて頂きます。
１｜案件管理ツール
案件管理ツールは、タスクやスケジュール、担当者などを常にチームで管理して共有できるツールです。TrelloやAsannaなどが多くの会社で導入されているツールとして有名です。
２｜情報共有ツール
情報共有ツールは社内SNSのような役割としても機能していますが、主にチームやプロジェクトごとに情報を共有できるサービスです。Microsoft社のTeamsなどのアカウント登録のツールもあれば、SlackやDiscordなどの誰でも自由に利用できるアプリも存在します。
３｜勤怠・出勤場所共有ツール
さらにオフィスづくりに欠かせないのは、在宅やフリーアドレスを導入した際に「誰が」「どこに」いるかを共有できるツールです。コロナ禍以降、様々な会社がツールを出しています。弊社でも取引のあるサービスがありますのでお困りの方はぜひご連絡ください。
４｜アイデアブレスト（会議）ツール
上にあるように、コロナ禍によるオンラインでの打ち合わせが増えた事で、このようなツールは重宝されてきています。Miroなどが有名なアイデア共有ソフトです。付箋を貼ったり、マインドツリーなどを作成して共有する事ができます。また最近多くの会社が導入されているNotionなどでは、会社の様々な情報を管理し、同時に多くの人で編集もできる仕様になっています。
５｜社内コミュニケーションツール
そして最後に、社内に特化したSNSなども導入している会社が増えてきました。従来のSNSだと、プライベートとの線引きが難しかったり、特定のメンバーとの交流が盛んになる中で、社内用SNSがある事でよりメンバー同士の親しみや仲が深まり、社員のエンゲージメントにつながる事があります。
おすすめのSNSアプリ『Teampot』
弊社からおすすめさせて頂くのは、株式会社エージェント(https://agent-network.com/)で開発されたSNSサービス『Teampot』です。Amazonギフト券への交換やサンクスボーナスなどの独自の仕組みが導入されており、会社のエンゲージメントを高めることに特化したコミュニケーションアプリになります。
Teampotが選ばれる理由
さて、そんなTeampotが選ばれる理由は3つあります。
理由１｜サンクスボーナスやAmazonギフト交換の独自の仕組み
✔︎ サンクスボーナス｜
自分のログイン数・投稿数・リアクション数に応じてボーナスを送れるポイントが増えます。
✔︎ Amazonギフトに交換可能｜
サンクスボーナスが交換可能
✔︎ サンクスボーナスがやる気を引き出す｜
誰かが見てくれているという心理的安心感が高まるので、貢献意欲が高まる
サンクスボーナスがやる気を引き出す誰かが見てくれているという心理的安心感が高まるので、貢献意欲が高まりますし、貰ったユーザーは【匿名】で送られる仕組みとなっていることで、組織全体に対するエンゲージメントが自然に高まるようになっています。
理由２｜組織の「見える化」をする
✔︎ 社員のスコアが見える化｜
社員の帰属度合いが一覧で視認できる。
✔︎ 組織の活性度合が見える化｜
組織をつなぐ情報量と帰属度合が視認できる。
✔︎ 組織の変化が見える化｜
毎月モニタリングして組織変化を視認できる。
こうした「見える化」で組織の人的資本状況を可視化する事ができる。
理由３｜定着保証
エンゲージメント系のツールでありがちである、導入したけど組織に定着しないなどの声を踏まえて、3カ月間の返金保証を付けており、組織への定着までしっかりサポートさせて頂いております。※現在、無料トライアルプランも用意しています
これらの理由から、Teampotは多くの会社に導入され始めております。ぜひ一度導入をご検討いただけたらと思います。
移転後や開業前のタイミングがおすすめ！！
さて弊社は、普段は内装設計を中心とした空間デザインとして「ハード面」でのオフィスづくりを積極的に関わらせて頂いておりますが。一方で、関わらせて頂いた企業が、オフィス移転や開業をされた際に、もっと相乗効果を持たせて、付加価値を高めるためには「ハード面」の改善だけではなく、本日紹介させて頂いたような「ソフト面」での改善も推奨しております。
ぜひ、移転や開業を考えられている方はこれを機会に、社員のよりより生産性向上・エンゲージメント向上のためにハード・ソフト両面からの投資を検討してみてください。
2023.6.28
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