これって無くせないの？

RPA（Robotic Process Automation）というツールが最近かなり企業で盛んに使用されるようになってきました。
これは、”単調”で”時間がかかる”業務が最優先で適用されます。
RPAはロボットなので、できるだけ単調で量が多い業務が最もふさわしいわけです。

このツール（ロボット）を適用する時にやってはいけないことは、既存のプロセスをそのままロボット化することです。
つまり、既存のプロセスをまずは見直しや改善をしてからロボット化することが必須です。
その見直しや改善する時の注目ポイントですが、特にこの4つを見つけたら何とかできないかと考えて下さい。
①手書き
②朱肉
③物の移動
④Fax

既存の業務プロセスを可視化した時に、これらを発見したらまずは、
「これって何とか無くせないの？」
「このプロセスはどういう意味があるの？」
「こうすればもう少し効率化できるよね？」
とか考えて欲しいと思います。

①手書き
今でも役所とか銀行窓口とか行くと、手書きの帳票を書きます。
でも手書きの帳票を見て、係の人が後でキーボード入力してたりします。
何とか無くせないものか・・・と、ちょっと考えてみましょう。
手書き文書をテキスト化してくれるOCR（Optical Character Reader）というソフトがありますのでこれをプロセスに組み込むことは有効なのですが、OCRは認識率が100％にはなり得ないので、読み間違ってはいけないもの（例えば銀行業務では数字とか）は人間の目視チェックが必要なため、結局人間がやったのと変わらない・・となってしまいます。
どこの現場か、どの文書か、などによるのは仕方ないのですが、差し支えないところでは最初からキーボードやパッドなどでの入力にしたいものです。

②朱肉
ご存知のように、「課長や部長がハンコ押してくれないとプロセスが進まない」というのが日本では当たり前になってます。
リモートワークではハンコが押せないのでハンコ押すためだけに出勤とか、久しぶりに海外出張から帰ってきた部長の印をもらうのに長蛇の列を作ったりとか、まだまだそんな事例が溢れています。
稟議書はさらに”回付順”という条件（管理職が見る順番）が追加され、「スタンプラリー」を会社内でやってます。
ハンコも稟議書も、日本特有のプロセスです、こんなことやっている国はおそらく他にはありません（サインとかはあるでしょうけど）。
プロセスのどこかに朱肉が出てきたら、そのハンコを押す条件と押さない条件を確認してみてください（管理職の頭の中にあるIF文）。
案外、めくら印が多いかもしれませんよね、でしたらそのプロセスっていらないわけです。

（次回は③と④）