バーチャルオフィスになった話

こんにちは、ponです。
今回はリモートワークとバーチャルオフィスの話をします。

バーチャルオフィスという単語は皆さんご存知だと思いますが
このコロナ渦で私の会社はバーチャルオフィス化しました🏢
その過程で工夫したことや
不便だったり快適になったことを書いていきます。

【まずはリモートワーク】
元々、少人数かつリモートでも働ける職種だったため
仕事自体はスムーズに全員リモートに移行できました。

会社の人たちは好きですが
毎日人と対面で会話をしなくて済むのは本当に気楽です。
通勤時間短縮はもちろん、
通常なら雑談で息抜きするところを家事で息抜きになったり
返事待ちなどでダラダラ残業してしまうことが減ったのは大きな変化です。

弊社はリモートワークにあたってpragliという
(記事を書いている時点では)
無料で使えるコミュニケーションツールを導入しました。

用途に分けて部屋を作成でき、誰と誰が会議をしているのか、
会議が長引いているか、手が空いているかなどが見てわかります。
社内の人との雑談など顔を映す必要がなければ
アバターのまま作業をしつつ話したりしています。

社内に関してはアバター状態でのやりとりがほぼなので
社外の会議がなければスッピンで仕事をしています。
化粧をする必要がないのはめちゃくちゃ楽です。

そして、会社の人たちと飲み会ができない状態ですので
送別会などの際はSpatialChatを利用しています。

主催のメールアドレスなど簡単な情報を入力するだけで
部屋のURLが作成できます。
主催以外にはURLを送って入ってもらうだけで参加することが可能です。

このツールの特徴は距離の概念があることです。
参加すると自分のアイコンが部屋に現れ、アイコンを動かすことで
アイコンが近ければ音が大きく、離れれば小さくなっていきます。
同じ画面の中にいても2グループに分かれて話せますし、
画面の中にYouTubeなど動画や画像を置いてBGMにしたり、一緒に見たりすることができます。

その他、特にフルリモートでの利点は
みんな各々の事情で全国各地に引っ越したり
新規採用に関しても場所に囚われないので幅が広がったということです。

【バーチャルオフィスになった】
バーチャルオフィスになった話です。
一般的に事務所として借りている賃貸はすぐに退去することは難しいそうで、完全に退去するのに8か月程度かかりました。
退去完了しましたらバーチャルオフィスの管理会社と契約をし
会社として住所は存在するけれど
実際に事務所がある訳ではないという状態になりました。

【いろいろペーパーレス化した】
契約書・請求書・納品書・領収書などの業務上必要な書類は
Adobe Scanでひたすら取り込んでGoogle Driveで管理となりました。
お客様から要望がなければ弊社が紙を印刷することはほぼなくなり、
送られてきた原本は一定期間保存後、破棄できるものは破棄しています。

特に領収書は原本を発行する必要がなければ
収入印紙を貼る金額でも貼る必要がなくなります。
その他原本を送る必要がなければ切手代もかかりません。

そして、FAXも廃止しました。
ペーパーレス化の動きが世の中に広まり始めた時でしたので
思ったよりすんなりと無くすことができました。

また、勉強用に会社で購入した技術書や雑誌は電子化して
実物は古本屋で買い取りに出したりなどもしました📚

その他名刺も電子化したり
取り引き企業もペーパーレスを推し進めているところが多かった為
様々なことがすっきりとしていきました。

【バーチャルオフィスのメリット】
リモートの段階で挙げている点以外ですと
①営業電話が断りやすい
電話は市外局番の番号を契約し、社用携帯電話に転送しています📱
その場に社長がいない為か、バーチャルオフィスであることを伝えると
すぐに諦めてくれます。笑

②固定費や福利厚生費がかからない
私目線なので営業電話を一番に持ってきてしまいましたが
会社としてはこれに尽きると思います。
一応新しく在宅費は固定で毎月出るようになりましたが
今までの福利厚生費と比べればかなり安い上に固定なので手間がかかりません。

③仕事じゃない雑務が減る
主にゴミや掃除です。各家庭の問題になるので他者の分まで気にかけたりする必要がなくなります。

【バーチャルオフィスのデメリット】
①郵便物も宅配物も社員の自宅まで届くのに時間がかかる
一度バーチャルオフィスを経由しますので
プラス1週間程度は届くのが遅くなります。

②宅配物の転送が自動化できない
郵便物はバーチャルオフィスを運営している会社が
一週間ごとにまとめて特定の住所に転送をしてくれます。
宅配物も転送先が同じ市区町村内であれば費用や自動化に関してルールは変わってくるようですが
会社の住所と転送先の住所が別の市区町村の場合は管轄が変わってしまう為
毎回電話で転送手続きをする必要があり、転送代もかかります。
ある程度頻繁に荷物が送られてくる職種の場合は手間と費用がかかります。
自動化するオプションがある管理会社もあるようですが上記のような市区町村問題が絡んでくる可能性とそれぞれ運送会社によって対応が違う為、すんなりとはいかないかもしれません。
(私の場合運送会社によっては会社との繋がりを証明する為にいろいろ提出したりしました)

③新人教育が難しい
ある程度マニュアルなどの準備はしていても
リモートで問題ないのはみんなが一人前であるからこそ。
やはり対面かつみんなが仕事している場の中での情報の多さには敵いません。
教えていても相手の表情などがわかりにくいのでちゃんと伝わっているか判断しにくいです。
判断材料として定期的にテストのようなものを実施すると良さそうですが
正直なところ効率を求めるのであれば週に数日でも同じ場で作業をした方が未経験の方を雇われるのであれば覚えが早いと思います。

【総評：リモート&バーチャルオフィス化はいいぞ】
とにかく楽すぎる。この一言が一番です。
そして、今の仕事を始めて8年以上経っていてマンネリする部分もやはりあったので
今までやったことがない視点で変化できる楽しさがありました。
人が想像できること、思いつくサービスはすでに存在している場合が多いです。
それらを活用しこれからも周りと協力しながら楽しんで最適化していきたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
次はまた別のテーマで書くと思うので気になった題材があれば
読んでいただけると幸いです。