ファイル名の付け方はルール化しよう①　業務効率化Excel

今回は、自分が仕事の中で経験した業務改善ポイントについて書きます。内容は、「パソコンに保存するファイル名の付け方にはルールを作っておこう」という、シンプルなものです。

Excelのショートカットキーや関数のような技術ではありませんが、基本の考え方としてまとめています。

仕事だけでなくプライベートで使うファイル全般(Excelだけでなく、PDFファイルなども含めて)に当てはまる内容です。一部でも使えそうなところがあれば参考にしてみてください。

そもそもファイル名の付け方ルールは必要なのか？

本題に入る前に、「そもそもファイル名の付け方にルールなんて必要なの？」という意見もあるかと思います。

・たかがファイル名の付け方に拘らなくてもいいじゃないか
・ファイル名のタイトルくらい自由につけさせてほしい
と思う人もいるかもしれません。

確かに、「自分だけしか使わない」「今しか使わない」ファイルであれば、それで良いかもしれません。ですが

• 他のメンバーとも共有している

• 今後も利用する可能性が高い

に当てはまる場合、「名前の付け方は必ずルール決めするべき」と断言します。

以前に自分が働いていた職場では、ファイル名の付け方がメンバーそれぞれの自由だったため、引き継ぎの際に困ったことがありました。ここから、その時の経験をもとに具体例をあげて説明します。

困り事： ファイルの中身が分からない

ある時、顧客A社を担当していた先輩が転職することになり、自分が業務を引き継ぐことなりました。

次の写真はサンプル例ですが、先輩は、資料ファイルを「顧客 → 年度」のフォルダに分類して管理していました。ファイルを見て気になるところはあるでしょうか？

ファイル名は、日付(西暦の下2桁＋月日)と商品名が入っているのは何となく推測できます。自分は最初よく気づかなかったのですが、実務で使うにつれて、少し厄介な点が気になるようになりました。

それは、
「どんな内容のファイルなのか、いちいち開いてみないとわからない」
ということです。例えば、

・4/24の限定品： 何の商品？どんな限定品？
・5/10の商品X東京店、7/25の商品Y： 具体的に何のファイル？
・8/23の商品Zの値上げ： 何の値上げ？
・先頭の日付： 作成日？使用日？

などなど、あるA社の商品に関するファイルとは分かりますが、それ以外の補足情報は中身を見て確認しないといけません。

ファイルの件数が少ないと気にならないのでしょうが、実際はファイルの件数も50件以上あったので、似たような内容のファイルも多く、いちいちファイルを開いて中身の違いを確認する作業がじわじわとくるストレスになっていきました。

また、会社でも転職や人事異動でメンバーの入れ替わりが増えていたこともあり、チーム全員に以下のルールを提案してみました。

対処法： ファイル名に5Wの情報を入れておく

その時に決めたルールは、

•  ファイル名に「いつ」「誰が/に」「何を」「なぜ」「どこで」にあたる内容を入れておく

というものでした。
ビジネスでよく使われる5W(1H)を基にして、

・いつ(When)　作成日、更新日、使用日、など
・誰が/誰に(Who)　 顧客、取引先、など
・何を(What)　商品名、資料の内容、など

の情報を必須項目

・なぜ(Why)　使用目的、作成目的、など
・どこで(Where)　使用した会議、渡した相手、など

を自由項目（あれば良し）として、
キーワードの形でファイル名に入れることを提案しました。

「めんどくさがられるかな？」と最初は心配してましたが、同じようなストレスを抱えていた人もいたようで笑、意外とすんなりと受け入れられました。

ちなみに、ルールに沿って変えたバージョンはこちら、先頭の日付は、探す時に最も多く使っていた”使用日”に統一し、表記も西暦4桁+月日に揃えました。

「いつ_誰に-何を_なぜ・どこで」の情報をファイル名に入れた

最初の状態だと分からなかった、資料の細かい情報がタイトルから読み取れるようになっています。
（キーワードが見やすいよう、項目ごとにハイフン「-」やアンダースコア「_」などの記号で区切っています）

これだけのキーワードを入れたファイル名にすると、必要な時に目当てのファイルを探し出すのは難しいことではありません。

たまに他のメンバーから「"顧客A社"のフォルダにあるなら、わざわざファイル名に"顧客A"と入れなくてもよいのでは？」と聞かれることがあります。

これには理由があって、フォルダから取り出した時でも”顧客A”のファイルだと分かるよう、フォルダの名前と重複した情報もファイル名に入れることをお願いしています。
　※「大は小を兼ねるから」と説得してます

但し、ルールを厳しくし過ぎると、メンバーから面倒に思われてルールが守られなくなるリスクもあります。

そうならないよう、自分以外のメンバーを含めたチームでルールを設定する場合、キーワードをどこまで入れるのか、ファイルの使い道や使う人の意見を考えつつ、ルールをカスタマイズしていくのが良いと思います。

まとめ

シンプルな内容でしたが、ファイル名の付け方に関する考え方をまとめました。
最初は少し面倒かもしれませんが、個人でもチームでも、このようなルールを決めておくことで仕事や作業のストレスを減らすことにつながります。

仕事に限らず、プライベートの資料ファイルでもこのような名前の付け方ルールを作っておくと、

• 後で必要なファイルを探しやすい

• ファイル名をどうしようか毎回考えなくて済む

など、メリットがあるので、少しずつ、できる範囲から取り入れてみてはどうでしょうか？

また、記号を使ってファイル名を整えるやり方についても、別の機会に書いてみようかと思います。

今回はここまで。少しでも参考になれば嬉しいです！