次カンファレンススタッフやる前によみ返すやつ(phpcondo2024準備編)
次なんてあるのか？
あるにはあるのですが、色々と情報が確定してからまたこちらでお知らせしたいと思います。
北海道で今年開催されるなにかしらのイベントでスタッフとしてなにかしら関わっていこうとかなあと思ってます。
大きなカンファレンス以外でもプラン色々だけある状態なので、良い形で実現できるようにがんばりたいものです(無理はしない)
次に備える
振り返りブログ自体はphpcondoが終わった2日後くらいになんとか書くだけ書いたのですが(筆不精な自分にしては早かった)
そちらでは、開催当日やその準備で昨年からコアスタッフとしてやっていたことなど、具体的なことは全然書いていなかったので次のPHPカンファレンスが始まる前には書いちゃおうと思います。
またカンファレンススタッフもやることだし、あとで読み返せるようにしたいところ。
次のPHPカンファレンス↓
事の始まり
この勉強会がPHPカンファレンス北海道2024の全ての始まりだったんじゃないかなと記憶しています。
去年の4月と言うと、コロナの影響で自粛傾向が続いていたオフラインイベントが、少しずつ緩和され次第に復活しつつあったようなそんな時期だったと思います。
そんな中、出不精な自分も「さすがにそろそろオフラインの勉強会行ってもええやろ」と思い始め、勉強会会場に足を運ぶことにしました。
4年ぶりくらいのイベント参加、オフラインでLTでやったのは5年ぶりくらいだったかも。
このとき後のphpcondo2024実行委員会コアスタッフとなるyamatoさん、miioさん、tadsanさん、tomioさんたちと初めてお会いし、
懇親会で会場近くのなんだかいい感じの中華料理屋さん(名前忘れた)で
「PHPカンファレンス北海道が次あるなら絶対スタッフやってみたいです〜🍺」とかほろ酔い状態で言ってたような気がします。
そしたら
2週間ほど経ったGWのある日。(旧)twitterに珍しくDMが。
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tadsan「これこれこういうことをたくらんでいます、興味ありますか？」
わたし「・・？」「tadsanからDM！！？」
深夜3時すぎのぼけっとした頭から眠気が吹っ飛び、長考(32秒)後
わたし「ありますねー、とてもあります(全力で平静を装う)」
tadsan「ではこちらへどうぞ(discordの招待)」
わたし「」はい(展開が早い・・)
~discord~
bot「satakがやってきたぞー！」
みなさん「わいわい」(朝4時)
わたし「どうもー(みんな早起きだな)」
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こうして去年の5月、自分に何が出来るんだかようわからんけど何かをやってみたいだけの人がカンファレンスのコアスタッフになりました。
何が出来るんだか分からないなりに目標はあった
自分はカンファレンス経験が豊富なわけでもなく(カンファレンスのスタッフ経験も登壇経験もない)
その上何か尖ったスキルがあるわけではない(と言う自覚がある)わけです。とは言え、やるからにはこういう感じで立ち回るぞ的なことだけふわっと考えていました。
カンファレンス運営の雰囲気を掴む、特に開催までの事前準備関連で何が必要、いつまでに必要みたいな部分
がんばるけどがんばりすぎない、開催直前は特に体調に気をつける
全力で楽しむ
1つ目については「今回は素人ムーブ全開でもいいや(Lv.1)」「次回スタッフやる時に素人じゃなくなっていればOK(Lv.10)」くらいのスタンスで、とにかく諸先輩方の背中を見て色々覚えることに専念しました。
2つ目は、開催が近くなると何かと準備で忙しくてなったり、時期的に年末年始・真冬ということもあり、心身ともにコンディションだけは崩さないようにというのは絶対的な目標として持つことにしていました。スタッフとしてうまく立ち回れなくても風邪などで当日お休みだけはしたくない！というお気持ち。
3つ目はそのままですね。やるからには楽しまなきゃもったいないの精神です。インドア野郎ですがお祭りは大好きです。
開催までにやったこと
自分が関わったことベースで色々振り返ってみようと思います。
どんなカンファレンスにしたいか
5月ごろのMTGで、miroのボードを使って「PHPカンファレンス北海道とはこういうイベントだ！」的な方向性を決めていく取り組みがありました。
参加メンバーでふせんを書き出していって色んな案を出る中で、個人的に印象に残っていることとしてが学生さんが気軽に参加できるようなイベントにしたいというものがありました。
北海道だと札幌圏外にも情報系の学生さんが結構いたりして距離があるのでそこそこ移動費や宿代もかかったりするよね、この辺うまく支援しつつカンファレンスを楽しんでもらえるようにしたいね、という意見が自分含めて結構でていて、のちの学生ランチ企画に繋がったりもしました。
もちろん他にも色々な案が出て実際に企画として実現したものもたくさんありますが、一番記憶に残っているのはこの辺かなあという感じです。
準備が始まる
コアスタッフもある程度集まり、夏になる前あたりからゆるゆると調べ物や準備が始まっていきました。
この時点では具体的にチーム分けは行われていなかったですが、自分は会場の視察に付いて行ったりや懇親会のプランについて考え始めていました。
当初、懇親会は会場近くのホテルの宴会場を貸し切るプランもあったのですが(phpcondo2019はそうだった)、今回は開催時期が真冬の北海道というのもあり「冬の北海道に慣れていない道外参加者にも優しい懇親会にしたいね」ということになり今回はカンファレンス会場をそのまま懇親会でも使う方針に決まりました。
しばらくはゆるく過ごす
夏頃、準備の対応内容ごとにチーム分けが行われました。
配布物をデザイン・発注するチームや、配信・照明に関わるテックチーム・お金の管理をする会計チームなどある中、自分は懇親会チームとして色々準備を進めていくことに(飲食物の手配や会場のゴミ出しルールを確認して廃棄物処理について考えたり)
とはいえ、今回は別会場をおさえたりは発生しなかったため懇親会の準備はわりと開催時期の近くになるまで大きな動きはありませんでした。会場周りの設計に多少関わって当日のタイムスケジュールは大体こんな感じよね、みたいなところくらいでしょうか(この辺もっと能動的に動くべきだったかなという反省・今後の課題は感じる)
秋〜冬ごろ、丁度東京のPHPカンファレンスが終わったあたりの時期だったでしょうか。そのころからは飲食物の手配準備が始まったり、廃棄物処理のフローや業者の手配をバタバタやっていた時期でした。イベントで発生した廃棄物は一般ゴミとして処理してはいけないので、その辺の調査をもくもくとやってた気がします。
隔週でMTGが行われ始めたのもこの頃だったかな。
この辺で個人的に印象的だったのは、廃棄物処理の準備を色々進めていた時で、制作チームが会場に設置するバックボードやロールアップバナーのデザインや発注作業をうおおおおおおおと進めている中、それらも含めてどうやって捨てるかを一人考えていて「せっかくみんなが頑張って作ってる中、自分だけがそれを捨てる算段を考えてるのか、まだ完成もしてないのに何やってるんだろう自分・・・」みたいなことを考えていた気がします。開催後の後処理自体は必要な作業ではあるのですが。
ちなみにバックボードに使った布部分は実行委員長のyamatoさんが記念に持ち帰ってたような気がします(あんなでかい物どこに飾るんだろう・・・)
懇親会で提供する食べ物については結構悩んでいて困っていたところ、tomio先生がdiscordで情報提供してくれた布袋という中華料理屋さんの存在を知りました。布袋はザンギ(唐揚げ)が有名だし、北海道っぽいメニューかも？というのと、大きめの勉強会イベントでの発注実績もあったそうなのでこれは良さそうだということで、ほぼ懇親会チームリーダー権限でそぉい！で決めました。
ドリンクの提供物もどうやって調達したものか・・と悩みつつメンバーに相談したところ「ここでネット注文できそうじゃない？」「大量発注だから請求書払い対応してくれるんじゃなかろうか」などアドバイスをいただきなんとか準備を進めることができました。ほんとうにありがてえ限りでございます(ここで自分の考慮漏れが発生し後にちょっとしたトラブルが発生したのですが・・・)
振り返り次回予告
準備段階の振り返りで結構な文章量になってしまったので、
当日周り・全体を通しての振り返りは別記事で続きを書こうと思います
(この記事もあとで思い出したことを加筆修正していきたい)
無欲すぎるスタッフだった自分
想定外の事態・ネット注文の落とし穴
やってみて初めてわかったこと
カンファレンススタッフとして自分に足りてなかったこと
今後やるならこれはやっておこう・意識しておこう的なこと
完走した感想
的な内容でもうひとがんばり記事を書いていこうと思います。
PHPカンファレンス関西の開催までいよいよ1週間を切りましたが、それまでにはなんとか書き切る・・・ぞ
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