真似して！Googleカレンダー活用日報＆電話の内容を念押し再送

2024年8月28日 17:02

ども！地域おこし協力隊の黒木です！

今回は私がやっていて助かっている
「Gカレンダー日報」「念押しメール」
についてお話ししたいと思います！

Gカレンダー日報

皆さんはGoogleカレンダーってどの程度利用されていますでしょうか？
私は超ヘビーユーザーです！

スケジュールを入れるだけではなく、
やったことを逐一記載していくことでその日自分がなにをやっていたのかを
振り返ることが出来ます！

GoogleAppsScript を利用することでそれらの情報はGoogleスプレッドシートに転記することも可能なので本当に利用するメリットがあるというもので是非伝えて皆さんの日々の業務負担を減らして欲しいと思い記事にしました！

GoogleカレンダーはGoogleアカウントがあれば開けます。

タイトル：作業名
時間：あまり細かく書くと続け辛いので15分単位で記録
場所：任意
説明を追加：ここに作業詳細などを記載しておけばいろんな場所やGドライブを漁ったり思い出す手間が省ける。

Google Apps Script（GAS）の使い方は私が説明するよりもっとうまい人がいるので割愛。
ググってくださいｗ

ちなみにGASはめっちゃ便利なので日報を毎日役場の担当者に送っている場合は絶対に履修必須だと思います！

ライフログって知っていますか？

自分の生活を記録に残すもので、
これを残すようにするとお金よりも大切な「時間」を
今よりも大切にすることが出来ます！

ただ、ライフログって面倒に感じてしまって
知っていてもなかなか付けるところまで行けなかったりするんですよね。

日記が続かなかったりする人の気持ち
私すごくわかります。

そんな人でもスケジュールを管理するのって
小さいころから絶対にやっていることと思うんで、
それに絡めて実現することを狙うって感じです！

ポモドーロテクニックなんてものも活用出来ちゃえば
更に仕事がはかどると思います！

GASについては今後記事を↓に追加するので見に行ってやってください！

さて続いては念押しメールについてです。
これは「言った言わない」を無くすことを目的にしています。

地域おこし協力隊は弱い立場に置かれることもあると思います。

正職員と仲が良いとしても、三年間の腰掛けだと思われている場所であれば「私は言ったんですが地域おこし協力隊がやりませんでした」
なんて言われる可能性だってあります。

私の前職のIT会社では念押しメールを徹底していました。
理由は簡単で
「証拠が無いのは不利益を被る可能性を増加させる」からです。

結構歴史のあるIT会社の新人教育で教わる内容なのですが、
役場は結構そのあたりがなーなーになっていることが多いです。

そこで念押しメール！

ちなみに念押しメールではないですが
自分発信かつ急ぎのものであれば
メールをしてすぐにそのメールについての電話をするのもGood!
話す内容がわからなくなっちゃわないのでオススメ！
この場合でももし電話で何か進展があればその旨をメールすること！

最後にメールのテンプレを付けておきますので
ご活用ください！

件名：OOOOについてのご確認
本文：
先ほどはお電話ありがとうございました。
電話での内容、認識の齟齬が無いか確認のためメールいたします。
間違いがありましたら返送くださいますようよろしくお願いいたします。

【決定内容】
・
【持ち帰り事項】
・
【お願い事項】
・

お手数をおかけしますがご確認よろしくお願いいたします。