書類のデジタル化は掃除と同じで、普段から少しずつやるもの
「家の中でスマホを見失ったら」の記事がわりと読まれた。というか意外とスキがついた。スマホを探す方法について情報は溢れているけれども、見ない人は見ないのであって、そういう人々に広めるにはただ分かりやすく詳しい記事であるだけではダメだ、ということを示している気がした。
上の記事ではスマホをなくした具体的な経験・エピソードに基づいて、その困りごとをどうやって解決したかを書いている。ハウツー記事ではその具体性は余分な情報で、むしろ客観性を高めるのが通常である。
しかしハウツー記事を見る人が客観性の高い情報を求めるのは基礎ができているからで、それがない人に対してはモチベーションから植え付けるほうが近道だと思う。
困った経験は共感される。であれば、具体的な経験を交えたハウツー記事もありかもしれない。
そんなわけで今回は第二弾として、書類のデジタル化を取り上げる。
ことの発端はまた妻の話なのであるが、開業届だの重要な書類をなくしてしまい、書類が必要な時に困っていた。フリーランスというのは開業届や確定申告書など繰り返し必要になる書類が多く、残念ながら印刷して郵送しなければならないケースも多いので、書類がPDFなどのデータになっていれば探しやすい上に、コピーを取る手間が省けることはメリットが多い（コピーを取るよりPDFを印刷するほうが圧倒的に早い）。
また最近私がハマっているnoterさんである「まいまいまま」さんの記事も、私にこの記事を書かせる動機となった。
【後悔その２】
気を取り直して、紙類の片付けを始めた。
娘が小学校から貰ってきたプリント類はまるまる１年分、息子が幼稚園から貰って帰ったお知らせは１年どころではなく下手したら３年前の入園の手引きなど出てきた。
『何かあった時に見直したい』
と思っていたけれど、何かあった時はすぐに幼稚園に確認していたので全く意味がない。
『もう少し、整理する期間を短くした方がいいな・・・』
ビリビリ紙を破いた手が、ヒリヒリしてきた。
私がどうして「まいまいまま」さんのnoteにハマっているかと言えば、子育ての先輩というだけでなく、何となくコメントしたくなる「ちょっとした笑いに溢れた」記事ばかり書かれるからなのだが、それはいいとして、上の文章を見て私がつけたコメントが以下である。
（中略）
プリント類は、スマホで写真とって捨ててしまうという手がありますよ！フォルダ分けしておけば探すのも楽ですし。
まいまいままさんじゃなくとも、『何かあった時に見直したい』から「書類を取っておく」という人は多いんじゃないだろうか。１年分の紙となると相当な量である。紙をもらうたびにデジタル化しておけば、紙は捨てることもできるし別の用途に使うこともできる。いずれにせよ、年に一度の大掃除は必要なくなる。そして、検索できる大量のデータ資産が手に入るのだ。
一応こういう記事を書く時は、似た記事がないかどうかをチェックしている。「書類 スマホ 整理」で検索すると目立つのは、noteの次の記事であった（ちなみに、検索ワードに site:note.com を入れると、noteだけを検索できる。さらに、site:note.com/spinel3 とすれば私の記事だけ検索できるが・・・これはnoteの新機能でも可能になった）。
上記では iPhoneについて書かれているので、私はandroidでも使える方法を書くことにしよう。
デジタル化の方法は色々あるが、モチベーション植え付け系の記事としては簡単で有効な１つの方法だけ解説する。それはGoogle Driveのアプリを使う方法である。ちょうどよい通常のハウツー記事があったので一部引用する（記事本文が見たい場合はこちらから）。
上記はアプリを開いたところ。右下の＋ボタンを押すと、実際の遷移先画面が表示されたページに移る。この中の「スキャン」を選ぶとカメラが起動するので、デジタル化したい書類を撮影すればPDFとして保存できる。
これの凄いところは、書類の中に例えば「確定申告」と書いてあったとすれば、あとからGoogle Driveを「確定申告」で検索すれば先ほどのPDFがヒットすることである。PDFになっていれば印刷も楽だろう。
Google Driveが面倒くさいという人は、Google Keepを使う方法もある。Google Keepはメモアプリであり、メモに写真をくっつけることができる・・・つまり最初に紹介した「スマホを使った書類整理術」の記事と同じことが可能になる。
好みのタイトル・メモ本文・タグ等をつけられるし（これらはそのまま検索ワードになる）、家族との共有も容易である。
それも面倒だ、写真をとるだけで限界！というあなたは、クラウドに写真のバックアップを取るだけでもいい。とにかく、習慣化できるレベルのことをいち早く始めるのが大切で、数ある手法の中で何がベストかということは大して重要ではない。
書類のデジタル化なんてとっくにやってるよ！という方も、家族の書類をデジタル化するところまで踏み込んでみると家族全体の効率が良くなる。知識だけでなくモチベーションを分けてあげてほしい。
ではでは。
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