会議が変われば、仕事が変わる！場所にとらわれない会議のススメ～Web会議ツールの機能と主なサービス～
こんにちは。Japan マーケティング Week事務局です。
多くの企業ではコロナウイルス感染拡大による外出自粛で、自宅で勤務するリモートワークが導入されました。それに伴い、打ち合わせやセミナーの配信ができるツールとしてWeb会議ツールが注目されています。
Web会議ツールを使うことのメリットは、場所にとらわれず開催できるところにあります。会議室が空くまで待つ、参加する人数が多いため会社外の会議室を借りる。そういった手間を省くことができ、仕事の生産性が向上します。
それでもWeb会議はテレビ電話とどう違うのか。Web会議で何ができるのか。そういった疑問を抱える方もいらっしゃると思います。
今記事ではWeb会議ツールが備えている主な機能と、ツールごとの特徴をご紹介します。
Web会議では何ができるのか？
まずはWeb会議で起こりえる問題と、Web会議ツールでの解決法を紹介します。
Q.出席者と資料を共有したい。
A.画面共有の機能があります。
Web会議ツールでは主催、もしくは参加者のうち1名のPC画面を他の参加者と共有することができます。さらに共有した画面にコメントを付け加えることも可能です。
資料を進める速度に注意が必要ですが、参加者全員が同じ画面を見れるため人数分の資料を印刷するコストが削減できます。
Q.図解で詳しく説明したい。
A.ホワイトボード機能があります。
画面共有に加えて、Web上でも書き込むことのできる機能があります。
ツールによってはホワイトボードの画面を保存できるので、書き写す手間が省けます。
Q.会議を録音したい。
A.録音・録画機能があります。
多くのツールではWeb会議の録音・録画機能があります。
録音・録画したファイルは個人のパソコン、もしくはクラウド上に保存されます。
Q.部屋を映したくない。
A. 背景を置き換えたり、ぼかすことができたりします。
背景を自分の好きなものに設定できるツールもあります。
また、そのままの背景をぼかすことのできるツールもあります。
Q.セキュリティは安全なのか。
A.承認制やパスワードを設けることで入室を制限できます。
招待者以外の参加を制限する方法としては、主催者が許可しない限り入室できない承認制やURLの他にパスワードを設置する方法があります。ツールによっては、会議開始から数分後には入室ができなくなるように設定することもできます。
ツールによってどんな違いがあるのか？
主なWeb会議ツールについて説明します。
Zoom
Web会議ツールの代表格として挙げられるZoom。Zoomを利用した飲み会「Zoom飲み」という言葉も誕生し、ここ数ヶ月の間にWeb会議ツールとして定着しました。
ほとんどの機能が無料で使えることによりユーザーが爆発的に増加し、一時期はセキュリティの脆弱性が指摘されていましたが、最新版のアップデートでセキュリティ対策を強化しています。
1点、注意しなければならないのは利用時間に制限がある点です。3人以上が参加する会議の場合、利用制限時間が40分となっているため、改めてURLを発行し直すか、有料プランへの変更が必要となります（有料プランは時間無制限）。時間制限がネックとはなりますが、フリープランでも必要な機能は備わっているため、はじめてのWeb会議ツールとしてはおすすめです。
Microsoft Teams
Microsoft 365 Business Basic、Microsoft 365 Business Standard、Office 365 E3のサービスに含まれるMicrosoft TeamsにてWeb会議を利用できます。Teamsは共同作業を円滑に進めることを目的として提供されているサービスとなり、Web会議以外にもチャットツールや電話機能、Teams内でのwordやexcelの利用が可能です。
Web会議のためだけに導入する、というよりもWeb会議ツールとあわせてチャットツールの導入を検討している方、またすでにTeamsが含まれているサービスに申し込まれている方はTeamsの利用がおすすめです。
GoogleやFacebookの参入
Googleでは4月27日より、これまでG Suiteのユーザーしか利用できなかったGoogle Meetの機能をGoogleのアカウントを保持しているユーザーにも開放しました。
これにより、Gmailの利用者は簡単にMeetを開催することができるようになりました。しかしこの利用は9月30日までとされており、以降はG suiteのプランに合わせての利用となります。
また録画機能には権限が必要となるため、利用する前にアカウントに権限があるかどうかの確認が必要になります。
またFacebookでは5月からMessenger機能にビデオ通話機能を追加したMessenger ルームを順次実装しています。
Facebook、もしくはInstagramから利用できるためスマートフォンから気軽に参加ができます。しかしホワイトボード機能や録音・録画機能は備わっていないためビジネスよりもプライベートでの利用に向いています。
その他の無料で利用できるツール
Zoomの元となったWebex
Zoomと大差なく利用することのできるツールとなり、現在は時間の制限が24時間となっています。しかし音声デバイスが他機能に比べてわかりづらく、音声が聞こえないといった問題が起こりやすくなっています。
Microsoftが提供する通話アプリSkype
Skypeの1番の特徴は、アカウントを所有していなくても使える点になります。アカウントがない場合はWeb版での利用となります。
しかし他ツールに比べ通信が安定しないこともあるため、大人数での使用にはあまり向いていません。
今回はこれからますます需要が高まるWeb会議ツールと、その機能についてご紹介しました。
Web会議ツールは利用することで、便利さをより実感できるかと思います。まずは無料で使えるツールから、会議を開催してみてはいかがでしょうか？
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