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毎日定時に帰りたかったら、辞書登録機能を使い倒しなさい。

西村創一朗

先日、「メールは3行以下にするといいよ」という記事を書いたところ、思っていた以上の反響を頂きました。

NewsPicksでもたくさんのコメントを頂いたのですが、その中で目立ったのが「メールを書くスピードを上げるライフハック」です。

メールを含め、ライティングスピードを格段に上げるのが「辞書登録機能」です。

先輩！どうやって毎日定時に帰ってるんですか？

数年前、会社の表彰式でMVPを取った先輩が、受賞スピーチで衝撃的なことを言っていました。

「めちゃくちゃ忙しそうに見えますが、基本毎日定時に帰ってて最近はもっぱら宴会幹事です」

はい？

MVP、つまり全社で一番業績を上げた人が、定時に帰ってるだと？

あまりに意味が不明すぎたので、即その先輩にアポを取って秘訣を聞き出しました。

その答えが「辞書登録機能のフル活用」だったのです。

当時やっていた仕事の特性上、下手すると業務時間の7〜8割がクライアントや社内のキャリアアドバイザーとのメールのやり取りにかかっていました。

逆に言えば、そのメールのやり取りにかかる時間を極限まで圧縮してしまえば、かなり時間にゆとりが出ることになります。

出来たゆとりで、クライアントが喜んでくれるアッと驚くような企画を考える時間を割いたりしてましたね。営業時代は。

週に1回以上使う可能性のある文章は全て辞書登録。

「辞書登録機能を使い倒すって、具体的にどのくらい？」とよく聞かれるのですが、目安はざっくり「週に1回以上使う可能性があるか？」です。

文章をタイピングして「この文章、また再利用する可能性あるな」と思った瞬間、その文章をCtrl+Cでコピーした上でCtrl+F10(Windowsで辞書登録を呼び出すショートカット)でIMEを立ち上げて、Ctrl+Vで文章を貼り付け、よみがなをタイピングして完了。なお、登録する際は必ず文頭二文字を登録します。

もう一度言います。

１．登録したい文字列・文章をCtrl+Cでコピー
２．Ctrl+F10でIMEメニューを立ち上げ
３．「↓」キーを2回クリック＋Enterで「単語の登録」を立ち上げ
４．「単語」にコピーした文字列・文章が入っていることを確認
５．「Tab」を押して「よみ」を文頭二文字で入力
以上で完了です。5秒もあれば終わります。

例えば、

「ご来社されましたら2F受付にて西村宛にお越し頂いた旨をお伝え頂き、41Fまで直接お越し下さいませ。」

であれば、「ごら」と登録するワケです。

「こ」で登録してしまうと、変換候補に余計なモノが出すぎて全然時短にならず、

逆に「ごらいしゃ」だと長く、時短にあまりならないので、必ず二文字にしてます。

スマホでも全く同じです。

登録したい文章があったら、その文章を選択した上で「ユーザー登録」を選択します。

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こんな感じで。一瞬で終わります。

例えばぼくのユーザー辞書はこんなことになってます。

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ご覧頂けると分かりますが、文章だけではなくよく使うメールアドレスやURLも登録してます。

特にアドレスは登録しておくとユーザー登録とかログインがめちゃくちゃ捗りますよ。もはやタイピングとか耐えられないです。

あとは担当クライアントの社名と担当者名も全件登録。

らく→楽天株式会社

みたいにしてました。楽天だけだと、前株後株どっちだっけ？となるので。笑

即レスで相手にWow!を生める。

辞書登録機能をフル活用すれば、冗談抜きで5秒以内に返信ができるようになります。

打ち合わせ中とかでない限り、原則メールは受信してからできれば1分以内に返す(努力目標)ようにしてます。遅くても1時間以内には絶対返す。

顧客のWow!を産むのは、量・質・スピードのいずれかですが、メールのやり取りにおいても同様です。

辞書登録で仕組み化して、5秒で返信してWowを産めるならラクなもんですよね。マジでオススメです。

いかがでしたか？ぼくみたいな凡人でもできるライフハックですが、これを非凡なまでに徹底することによって、オペレーショナルな仕事を効率化して、本来やるべき非オペレーショナルな大事な仕事に時間を割けるようになります。

ぜひ実践してみてください。

みなさんのライフハックの一助になれば幸いです！

Twitterでもライフハックをツイート中。


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