Googleフォームで希望シフトの収集フォームを作ったら、チェックボックス(グリッド)が相性良すぎたので使い方とテンプレをシェアします（無料）
こんにちは。竹下です。
私こう見えてエクセルが得意です。計算式を考えるのが好きでして、日々ストレス発散はエクセルという状態で、エクセル限界を探している今日このごろです。
で、エクセルの限界を極限まで探していたところ……やっぱりみんなの予定を集めて集計したりという予定調整とかって本当に大変で、最近ウェビナーなどの予定集計しているのですが、めちゃめちゃ大変で…。
で、ものすごく衝撃だったのが嫁の会社のシフト表。
40人×31日の1240セルにびっっっしりとシフトが入力されている紙を配っていて…この規模のスタッフのシフトを集めたり調整したりする作業って、もはや発狂するレベルだなと衝撃を覚えました。
（あ、嫁は一応医療従事者で、シフト制で働いています）
で、やっぱりその人数分の希望のシフト集めたり・集計したりというのが大変だなと思ったので、せめて希望のシフト収集だけでも無料で楽にできる方法がないかなといろいろ駆使していたら発見。
ということで…
Googleフォームで希望シフトの収集フォームを作ったら、チェックボックス(グリッド)が相性良すぎたので使い方とテンプレをシェアします
「エクセルとか使えなくてもリテラシー低くても無問題。」
※手っ取りテンプレ早くほしい方は 第9章までジャンプ推奨
▼ 実物はこちら!ぜひ予定送信してみたりスキに触ってみてください！
※2021年01月29日 なぜか中身が変わってしまったのでURL修正しました！
もし周りのヒトで、これが役立ちそうならシェアお願いします。
あと、反応次第で、
・もらった予定を即集計できる
・スタッフみんなに確定シフトをグーグルCalendarに共有できる
というエクセルを続けて作ろうと思っているのでスキボタンかコメントください。励みになります。
準備物/使うもの
まず最初に２つ用意します。
1. Googleアカウントを作成する
https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja
2. Google Form
https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/
※スマホだと作業やりづらいのでPCかタブレットでの作業推奨
です。以上です。Google アカウント(Gmailとか)をもっていない方はまずはアカウント作成いただく必要あるんですが、逆にいうとそれだけなので。上にリンクを貼っておきます。
では早速作成方法に移ります。
1. Google フォームにアクセスする
ほとんどの方はパーソナル利用かと思うので、パーソナルを選んでください！
パーソナルとビジネスで、特にやれること変わらないので気にしなくて大丈夫です。
2. Googleフォームを作成する
Google フォームを使ってみるを開くと、以下のページに飛ぶので何も考えずに、下の新規フォーム作成”空白”を押してください。
するとフォーム作成が始まります。
3. 説明と設問を作成する
Googleフォームでは自由にアンケートの設問を設計できてシェアできるサービスです。なので自由に設定できますが、今回は
・誰が？
・いつ来れるか？
・イレギュラーコメント
という3つに絞って使い方を説明します。
以下のような画面を操作します。フォームの名前は用途に合わせて作ってみてください。ここでは割愛します。
4. 誰が？ - 名前入力設問作成：希望提出者の名前入力
一人づつ手入力だと、名前がぶれてしまう…ニックネームで入れてくる人がいるなど、大人数とコミュニケーションになりがちです。
なので、今回は ”プルダウン形式”を採用します。
フォームのタイプ選択項目（上の画像の”◎ラジオボタン”と入力されている箇所）をクリックして、以下のプルダウンを選択してください。
すると以下の用に選択肢が入力できるようになるので、スタッフ名を一人づつ入力していってください。
…え、30人もいるんだけど、全部うつのめんどくない？って思ったあなた。
安心してください。エクセルとかからコピーしたら一括で貼り付けられるんです。
以下のようにスタッフ名をエクセルからコピーして（ctrl + c)ください。
で、以下の”1”の欄を選択した状態で貼り付け（ctrl + v)します。
すると、どうでしょう？以下の用にズラッと入力されました。（便利）
最後に、この項目を必須回答にします。
下の画像のように”必須”っていうボタンがあるので、これクリックするだけです。レバーに色がついてたら必須になってます。
これで設問1が完了です。（あと２つ）上の画像の右上あたりに、＋ボタンがついていると思います。＋ボタンを押すと新しい設問が追加されるので、最後に押して、次に進みましょう。本題です。
5. いつ来れるか？ - チェックボックス（グリッド）で、希望シフトを入力
ここ本題です。
新しい設問フォームができたら、さっきと同じ要領で、フォームのタイプをチェックボックス(グリッド)を選択します。
※ちなみに、以下 グリッドの項目で、
−「選択式(グリッド)」は一行あたり1個だけ回答可
−「チェックボックス(グリッド)」は一行あたり複数回答可
なので、提出のルールに基づいて使い分けしてみてください！
すると以下のように
左半分に行・右半分に列と項目が 2種類できます。
こちらエクセルと同じように 行 × 列 入力できるようになるフォームで、ここで行名と列名を入力します。
詳しく説明するよりは完成形を見たほうが早いので、早速作成してみます。
※ここも同じようにエクセルからコピーできるのでエクセルで入力してコピーしたほうが早いかも知れませんね。
そうです。
・行 に 日付を
− ここでは、1−31日と作成していますが、半月の場合は1−15日など
・列 に シフトパターンを
− ここでは、朝・昼・晩・終日・休み と入れてますが、会社のパターンに合わせて編集しちゃいましょう
すると回答者は、以下のように回答することができるようになります。
複数のパターンを日毎に選択できるようになるし、一括で作成できるし、メンテナンスがめちゃめちゃ楽ちんです。
ちなみに、項目の最下部にて、
・各行で１つの回答を必須にする
・1列につき1つの回答に制限する
ことも可能です。シフトの提出ルールに合わせてカスタマイズするといいと思います。
また再掲ですが、以下のようにフォームタイプを変えることで、回答制限をかけることもできますので繰り返しですが…
※ちなみに、以下 グリッドの項目で、
−「選択式(グリッド)」は一行あたり1個だけ回答可
−「チェックボックス(グリッド)」は一行あたり複数回答可
なので、提出のルールに基づいて使い分けしてみてください！
6. イレギュラーコメント／連絡事項 を入力
ここは、あんまり深く説明する項目でもないので、以下の通りテキスト記述式を選択したフォームを作ります。スクショのとおりです。「段落」を選択してください。以上です。
7. 最後に、エクセル（スプレッドシート）に回答を抽出できるようにする
画面上部のタブの”回答”おすと スプレッドシートのマーク（赤枠）をクリックする。
すると以下のように、希望が集まったら即時スプレッドシートに反映されます！即時！（便利！）
また、スプレッドシートのマークの横の：のマークを押すと回答が来るたびにメール通知を受け取る設定もできますので、覚えておくと便利です。
8. 最後に、ポイント：提出ルールを決める・明記する
希望シフトの提出ルールをちゃんとフォームの説明項目に、明記しましょう。例えば以下みたいな感じ。
希望シフトの提出をお願いします！
［スケジュール］
提出期限：2020年8月15日までに提出ください。
確定シフト通知：2020年8月20日までに確定シフトをお知らせします。
［提出ルール］
− 出勤可能な時間帯に全てチェックをお願いします！また、出れない日は、休みへチェックください。
− イレギュラー事項や連絡事項はコメントに記入ください。
− 有給休暇取得希望の日は 有給 の項目へチェックお願いします。
［シフトに関する説明］
朝 …7:00 - 12:00
昼 …12:00 - 17:00
晩 …17:00 - 22:00
終日 … 7:00 - 22:00
休み … 希望休・公休
有給 … 有給取得
このように書くと、あれ？朝って何時だっけ？いつまでだっけ？と悩まずに済みますしね。
また、こちらのフォームは、1回のシフト収集につき1回しか使えません。以下のようにコピーして使いまわしましょう！コピーは 右上の設定ボタンから”コピーを作成”を押して次回分を作成しましょう。
9. 最後に。テンプレート記載します。
長文お付きたいいただきありがとうございます。
ぜひぜひぜひぜひ、以下テンプレートご活用ください！
上の説明したものがすぐ使えます。
以下のURLよりアクセスして、コピーして作成してください。
※そのまま使うと、個人情報が外に出てしまうのでご注意ください。
https://docs.google.com/forms/d/11_Y_3z75zo_39YTod88-pvB1M9PLphe0HF6b6wRxq0w/edit?usp=sharing
で、繰り返しになってしまうのですが…
もし周りのヒトで、これが役立ちそうならシェアお願いします。
あと、反応次第で、
・もらった予定を即集計できる
・スタッフみんなに確定シフトをグーグルCalendarに共有できる
というエクセルを続けて作ろうと思っているのでスキボタンかコメントください。励みになります。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
ーーーー
また、ちょっと宣伝です。私、以下のシフト管理サービスを運営しておりまして、
ずっっっと無料で使えるプランもご用意しております。上のシフト収集−作成−集計がシームレスに完了できますよ。ぜひお困りの方、御覧ください！
お役立ち情報メディアも…