地味だけど大切なオンライン会議のマナー。会議の質が変わる「意外と大事」なこと。
はじめまして。初めてのノート書きます。
普段は、Sync Upという飲食店・小売店のためのシフト管理Saasサービスの運営をやっています。
はじめに。
今回、新型コロナウイルスによって、我々のチームも2ヶ月間以上オンラインでの仕事が続いており、オンラインミーティングを毎日やってるのですが、「オンラインミーティングやるけどなんか手応えが無い・・・」などオンラインでの会議についてもやもやとしている方の参考になればなあと思って重い腰を上げてノートを書いてみました。
自分でもできていると思ってないですけ。これどちらかというと反省文です。
で、3月までは当り前のように会社で顔を合わせての会議が多かったのですが、それ以降からはすべてオンラインでの会議になりました。毎日オンライン会議でやってて、イライラを募らせるメンバーも出てくるようになりました。（私がそうです）
そこでふと気づいたことは・・・知らぬ間にオンライン会議によって、でできなくなっていることがあるということ。
もちろん、実際工夫すればできるんですけど、大事なのは知らぬ間にできなくなっていることをちゃんと理解してファシリテーションすべきだっていうことです。
オンラインは”今まで”との違いを理解することが大事。
前置き長くなったので、早速"できなくなってること"に沿って進め方のコツを話しますが、
最初に結論を言いますと、オンライン会議の質はファシリテーター（司会）やプレゼンター（発表者）など主催者の問いかけ量次第です。
会議の主催者はちゃんと、”会議の目的にそって適切すすめる”ってのはもちろん当り前に大事です。
でも。オンラインでは「顔合わせてたときにできたけど、オンラインでできなくなっていること」に気を配った上での仕切りが大事になってくると思います。
特に意識すべきは、やっぱり「視覚」＜「音声」になることかなと。だからこそ、いつも以上に”声”をつかったファシリテーションが大事です。
では・・・
オンラインファシリテーションで大事なことについて、意識していることについて。反省文はじめます。
「目線がわからない」から、誰へ話しているか分からない
普段どれだけ目線や顔の向きに頼っていたかほんとに痛感します。誰に話してるのか、何について話しるのかわざわざ言わなくても通じてました。
でも、オンライン会議ではよく画面を共有しながら会議をするし、別の画面を参照しながら話すので画面が潰れます。Google MeetsでもZoomでも、聞く方はカメラと一緒に資料が見えるけど、話す方は資料しかほぼ見えてなかったりしますよね。
だからこそ、ここで意識するときは、発言するときに誰に対して話すのか明確にするために「名前」を読んでから発言すること。「山本さん、どう思いますか？」とか、「竹下さん、今の話わかりました？」とか、とにかく名前を先に言うことが大事。
例えば、「〇〇のKPIの件、どう思う？竹下さん」か「竹下さん、〇〇のKPIの件、どう思う？」だと、後者のほうが、質問の内容が聞き手によく伝わるかと思います。
会議中って、人数増えるとこころなしか
我関せずモーメント
が発生すると思います（できるかぎりそうでないことを祈りたいけど）。
でも、人間にはカクテルパーティー効果が働いて”自分の名前”が上がると、急激に意識が話者に向くものです。意識をこっちに向けてから質問をしたほうが、聞き手もより答えやすいですよね。地味だけど意外と大事。
「表情と挙動が見えない」から、沈黙の謎が深まる
そもそも画面の解像度も決しよてよくないし、どれだけカメラが発達したとしても、「口角が上がってるのか」「眉間にシワ」とか細かい表情って見えないです。カメラオフにされたら、もはや画面が黒になったブラックアウト状態になります。
質問しても、「・・・」が続くと理解できてないのか、聞き取れなかったのか、質問の意図がわからないのかとか表情で判別つかないっすよね。
文章で表現しにくいですけど、あの聞こえなかったときの「んっ？？」っていう顔しただけで、もう一回言い直してくれるやつができないのがオンライン会議。逆に、怒ってないのに怒ってると表情を受け取られたりしたこともあります。
だからこそ、沈黙が続きそうなときには、ひとまとめに追い打ちの質問をしかけるのではなく、細かい質問を小出しにすること。
・聞こえました？会話途切れました？
・理解できました？大丈夫ですか？
・ちょっと分かりづらかったですか？
・納得いかないところとか、ポイントありますか？
・不明点とか、気にせず聞いてくださいね！
などなど、聞こえたか・理解してるか・不明な箇所は何かを細かく聞いてあげる心配りするだけで、相手もようやく察してくれます。
あと、視点変わると「参加者側」にも気をつけてほしいのは、「はい」「いいえ」「わかりました」「わかりません」など相づちがめちゃ大事だってこと。
プレゼンター側は、話しながら顔見えないからめちゃ不安です。私よくオンライン会議で脇汗かきます。そのレベルで不安です。
だからこそ、司会者も会議の冒頭に・・・
「オンライン会議では、顔など見えずらいので、こちらからも都度理解できたかなど、問いかけするようにしますね。なので、うんうん・へえ・え！？とか、ちょっと聞こえるくらいにリアクションしてもらえると助かります！」
とか発言すると、参加者も「ふむふむ」とか、「ちょっといいですか」とかリアクションくれるようになるのではないでしょうか？（てか、おおげさに「はい」とかいうてくれるだけでほんとにめちゃ進めやすい）
「資料のここ！って指差せない」から、聞き手が話についていけない
司会とかプレゼンしてると、オンラインでもつい「ここの」って言ってしまいます。癖です、すみません。
あと、プレゼンター側で、知らぬうちにどんどん話進めてしまって聞き手側は「あれ、どこの話をしてる？」ってなってたりしますよね。
せっかくいい資料使っていい話をしていても、頭に入ってこなかったら意味がありません。
資料照射しているから安心ではありません。指差し棒があるわけでもないので、資料を照射しても、「資料のどの部分について話しているのか」ちゃんと丁寧に説明をしないと資料があることで余計に話についていけなくなります。
例えば、以下の資料みたいなものを画面共有して、話すとします。
プレゼンター突然こういいます。
「Bの比率がすごく上がってます」
さすがに最初「？」ってなりますよね？Bどこ？ってなりますよね？
おそらく、プレゼンターは画像右上の円グラフのBについて話したいと思ったんでしょうね。でも、Bってどこってなって、その話が頭に入ってきません。
おおげさかもしれませんが、これよくある気がしています。オフラインでもよくある話だと思いますが、
・話者はBの件について話したいと思っている
・聞き手はそんなこと知らない
ので、どこについて話しているのか、一個づつ丁寧に話してあげたほうがいいです。
例えば、
この資料は「今月の業績についてグラフで分析」したものでして、画面左上からトピックス、画面右上が商材比率を円グラフで示しています。
特に今回、画面右上の商材比率の円グラフを見ていただきたいんですが、Bの数値が大きくなっています・・・
みたいに、私自身まずは資料の中身よりも、さきに資料の見方と書いてあることから説明するようにしてます。それだけで、ちょっとは話を聞きやすくなるんじゃないかと・・・。
そして、最近MeetsやZoomでも機能があるようにマウスポインターって相手にも見えてたりします。だからこそ、話す箇所をマウスポインターでちょんちょんと示す。話している箇所に合わせて、ポインター動かしたりします。たまに話すのに夢中になって、動かすの忘れることありますけど・・・まあ訓練ですかね。
で、最後は資料に書いてないことあんまり話さないほうがいい説です。
補足説明はもちろん必要とは思いますが、資料から読み取れないようなことを話してしまう人よく見かけたりします。でも、聞き手からするとさらにどこのこと話してる？となりますし、意図せぬ解釈と混乱を招きます・ぜひ書いてないことを話さないように気をつけたほうがいいです。
まとめると、３つですね。
1. 資料全体の見方からまず説明。その後、話したい箇所、位置を説明する
2. 指差し棒の代わりに、マウスポインターを積極的に使う
3. 資料に書いてないことを極力話さない
「ハウる。声が二重で聞こえる。」からめちゃ話しづらい
これ、よくトラブル的にあるんですけど、原因はだいたい音声を”スピーカー”にしてオンラインに参加する人がいるとおこります。
個人的には、オンライン会議のマナーとして改めて、アイフォンとか携帯電話についてくる付属のものでもいいので、「マイク付きイヤホン」にて参加したほうがいいと思ってます。
スピーカーにして参加していると、最近のZoomなどの優秀なオンラインツールだと話している人の音声のみ拾ったりするようですが、ツールには限界あります。
部屋に自分しかいないから・・・とスピーカーにしてると、そのスピーカーで発している音を、PCのマイクが拾ってしまって話し手には、自分の声がオウム返しのように聞こえてくるんですね。これ経験ある人なら分かると思いますが、想像を絶する話しづらさです。
なので、会議が始まる前とか会議の時間を余計な手前削らないように、
会議の際は極力、マイク付きイヤフォンで参加するようにしましょう
と予め決め事を作っておくといいと思います。
（じゃあ、みんなスピーカーにすればいいやん！というご意見もあると思いますが、夫婦でリモートなどやっている家庭もあってセキュリティ上の問題も合ってイヤフォンをつけて参加している人も多いと思うので、協力してあげてください。）
「会議の終わり方が分からない」から、終われない
（集中力きれたので、画像でふざけました。本日は営業終了っと・・・という画像だそうです。）
かく言う僕も、社外の人と打ち合わせする際などよく陥ります。
しかし、過ぎたるは猶及ばざるが如し です。
会議って、内容微妙でもスパッと終わり方がいいほうが、いい印象勝手に残りません？ほどほどが丁度いいのではないでしょうか？
・意外と盛り上がっているな・・・
・なんか話足りそうだな・・・
となっていたら、終わらせづらいですよね。
でも、改めて参加者側の気持ちを代弁しましょう。
どんなに盛り上がってても時間が近づいたら・・・
「これいつ終わるのかな？」ってハラハラしてます。
思っていない人がいたとしても、思っている人は必ずいます。
そのゴールテープを切れるのは、主催者であるプレゼンター・ファシリテーターだけです。
時間が来たら勇気をもって切りましょう。それが仕事です。
そんなとき、便利な言葉としては、
「と、いうことで・・・」「はい、では・・・」「では、以上で・・・」ですかね。まあ、これはあたりは当り前か。
会議は主催者がちゃんと時間で終わらせる。過ぎるなら謝る。
これやっぱり大事ですね。盛り上がりつつも終わらせてくれえと思われてることを自覚しましょう。
最後に・・・
以上、私がオンライン会議で感じたことをことでした。
冒頭で、ファシリテーターなど主催者側が大事だって言いましたけど、本音は「参加者側」に変わってほしいなと思ったりします。共通認識大事ですよね。
ニューノーマルに向かって、オンラインでのワークライフを充実させていきたいですね。
以上です。終わります。