社内教育用テストをGoogleフォームで作成しよう│プライバシーマーク①

弊社は事業活動を通じて取得する個人情報保護に関して、
クライアント及び当社従業員への「安心」の提供及び社会的責務を果たすためにプライバシーマーク（Pマーク）を取得しています。

プライバシーマークを得取した会社はPMS（個人情報保護マネジメントシステム）を従業員に浸透させるため、「教育計画」を立てて従業員に個人情報保護に関しての必要かつ十分な教育を実施して「教育実施報告」を記録しています。弊社では従業員の理解度を確認するため、教育実施後にテストを行い、結果を記録に残して運用しています。

この「理解度確認テスト」について、これまでは専用のeラーニングツールを申し込んで実施していました。
しかし、Googleフォームを利用すれば、コストをかけずに教育テストを作成することが可能です！

では、その手順をご紹介。

①社内教育用資料を用意する

公式を参考に社内教育用資料を自社にあった内容で作成します。

Pマークお役立ちツール／一般財団法人日本情報経済社会推進協会
https://privacymark.jp/system/reference/index.html#tools

②理解度確認テストの作成
自社で作成した教育用資料を基に、Googleフォームでテストを作成します。
設定
「テスト」タブから「テストにする」をオンにします。
成績の表示は「送信直後」とします。「回答者が表示できる項目」はすべてチェックを入れておきます。

「全般」タブは「メールアドレスを収集する」「回答を一回に制限する」にチェックをいれておきます。「組織のユーザー限定」とするかは自社の状況に合わせて設定します。

プレゼンテーションタブは「質問の順序をシャッフル」したり、「進行状況をバーで表示」することが可能なので必要に応じて設定します。

質問
問題と選択式のラジオボタンを配置したら「回答集を作成」をクリックし、正解・不正解におけるフィードバックテキストを入力します。

1問につき何点とするかの設定もしておきます。
当社の場合は○○点中○○点以下は補講ののち再テストとして、きちんと理解できるまで学習してもらうようにしています🧐

Googleフォームの設定はこれで完成です。

③社内教育研修を実施する

PMSと社内教育用資料を基に社内研修を行います。教育頻度は年1回以上とされていますが、弊社の場合は新入社員に対しても入社のタイミングで教育を実施しています。

④研修後にテストを行う

上記で作成した「理解度確認テスト」を研修を行った従業員に個別に送信します。弊社の場合は、正解率80％以下の場合は再テスト（再講習）を行っています。

⑤結果を記録する

Pマークの更新審査において従業員が「教育内容をきちんと理解しているか」ということが効果測定の判断基準となるため、教育研修やテストの結果は「教育実施報告」として記録しておきます。

以上です。

プライバシーマークの運用においては、PDCAサイクルを繰り返し継続させていくことが大切です。ぜひ自社にあった方法で、個人情報を適切に取り扱うための仕組みづくりをしていきましょう👍

#総務 , #バックオフィス , #Pマーク , #プライバシーマーク , #eラーニング