名刺の発注・管理方法を見直して業務の効率化をしよう

こんにちは。N川です。
今回は、名刺の運用方法についてご紹介します。対面で名刺交換をする機会は減ったものの、紙での名刺が必要な場面もまだありますので、少しでも参考になりましたら幸いです。

まずは、名刺発注について…
弊社では、デザイナーさんが制作してくれた名刺データを名刺印刷業者さんに依頼してテキスト部分のみ差し替えてもらい印刷して発注しています。

これまでは、名刺を発注したいと依頼があった場合は下記のような工数がかかっていました。

＜発注＞
・印刷したい名刺の情報と必要部数を依頼主に確認する
・収集した情報を発注用のExcelに入力
・Excelにパスワードをつけて保存
・名刺印刷業者さんにExcelを添付してメールで発注
＜校正＞
・印刷業者さんからあがってきた校正データを総務担当が確認
・修正があればメールで修正指示をして校了まで対応する
＜納品まで＞
・納品日時を担当者に連絡

そこで、手順を見直し下記のように変更しました。

＜実行したこと＞
・名刺発注用のSlackチャンネルを作成し名刺印刷業者さんと弊社スタッフを招待
・BOX（クラウドストレージ）に発注用のExcelを格納し、名刺印刷業者さんと弊社スタッフを招待

上記を行う事で、スタッフ自ら発注用Excelを更新してもらい、直接名刺を発注できる仕組みになりました。
スタッフとしても、必要な時に自ら発注・納品の連絡が受けられるので迅速な対応が可能となりました！

次に名刺の管理について…
弊社は、コンサルティングも事業のひとつとして行っておりHubSpotという
マーケティングオートメーションツール（MA）を導入・活用しています。

みなさんは名刺をどのように管理されてますか？

CMや広告等でも見かける通り「名刺は企業の資産」です。
昨今ではテレワーク導入により各個人が自宅で名刺（個人情報）を保管しているということもあるのではないでしょうか。
総務としては、セキリュテイの観点からも受け取った名刺を個人単位で保管するのではなく、顧客データとしてMAツールに登録の上、適切な運用を案内していきたいところ。

では、実際のHubSpotへの登録手順をご紹介。

▼モバイルから名刺データを取り込む
HubSpotアプリをダウンロードする
下記より、HubSpotのアプリをダウンロードします。
https://www.hubspot.jp/products/business-card-scanner-app

その他＞名刺スキャナー から写メでテキストを取り込み、登録完成。

「HubSpot CRM」はクラウド名刺管理サービス「Sansan」とも機能連携を開始したことで、これまで社内で分散していた名刺データを統一しやすくなりましたね👍
HubSpot ニュースリリース
https://www.hubspot.jp/company-news/sansan_integration20200623

社内への告知は定期的にBOTでアナウンスしておくと良いです🍙

名刺の発注や管理などの庶務的な業務は、個々でみると小さな手間でも積み重なるとそれなりの負担となってしまうもの。
これからも日々の業務プロセスを見直して、効率よく仕事を進めていきたいと思っています✨

#バックオフィス , #総務 , #名刺管理 , #HubSpot ,