オンラインセミナーってどうやるの？開催のコツをきいてみた。

こんにちは。N川です。
今回は弊社invyのプロダクトオーナー熊澤さんに、ウェビナー体験談について記事を書いてもらいました。これからオンラインセミナーを始めたいという方のヒントになれば幸いです♪

新型コロナウィルスの世界的流行で、私たちの生活は大きく変わりました。「Zoom」を使ったミーティングや会議もそのひとつ。私たちinvy事業部のセミナーも、Zoomを使ったオンラインセミナーを毎月2回行っています。今回はご好評いただいている、invyのオンラインセミナーについてご紹介いたします。

テーマ出しなどについては、オフライン/オンラインで何か突出した差異などはありませんので、割愛し、運営についてをメインにお話しします。

◆オンラインセミナーのメリット

なんといっても「手軽」であること。参加する側、主催する側、どちらもライトに開催できるのが何よりのメリットです。

・会場設置がいらない！
オフラインセミナーの場合、会場の準備が必要です。机や椅子を並べて、モニターとスクリーンを準備、アンケートを用意して、場合によってはドリンクやノベルティ、そして資料の用意をしなければなりません。入り口では入場者のチェック、セミナーが始まっても受付にはスタッフが待機するということも。しかしオンラインではそれが一切不要。案内から開催まで、すべてがオンライン上で解決するのです。お手軽です。

・会場に向かわなくていい
来場者もボタン一つで参加できるので、会場までの移動に時間がかかりません。勤務時間前や昼休みの1時間（invyのセミナーは早朝かお昼が多い）、会社の自席か在宅勤務なら自宅から、PCの前でボタンを押すだけで参加できるのです。
なにより、遠方の方でも参加可能です。invyのセミナーでは全国各地の事業者さまがご参加いただいています。興味あるセミナーに場所を問わず参加できるのは、本当に素晴らしいことです。

◆オンラインセミナーのここが大変！

よくある「つまらないセミナー」に陥りがち。「場」を作りづらいのがオンラインセミナーの非常に困るポイントです。

・反応が見えず不安になる
通常、オフラインですとそこに漂う「空気」があります。例えば冗談を挟んだりしたときに起こる笑い、アイコンタクト、納得しているというのがわかるうなずき。そういったオーディエンスの反応が一切見えません。invyチームも当初はこれに非常に困惑しました。果たして自分たちの伝えたいことは伝わっているのか？話し方は早くないか？そういった一抹の不安とともに登壇していました。

・単調で飽きる
「場」があるオフラインセミナーですと、前述の通りオーディエンスの反応なども相まって緩急がつけられます。しかしオンラインセミナーではスピーカーが一方的に話すだけになってしまい、聞いているほうはすぐに飽きてしまいます。

・回線が途切れて焦ることも
緊急事態宣言が発令されて、リモートワークをする人が多かったころ、集合住宅からの発信だと回線がプツプツと途切れてしまうことがありました。今までなかったことなので非常に焦りましたが、とっさにチームメンバーがフォローを入れるなど、何とかその時には乗り切りました。

◆invyチームの解決方法

困ったことや大変なことは「場づくり」の方法が違うことが原因でした。それならどうやったらオフラインのセミナーに近づけるか、私たちが行っている工夫をお伝えします。

・体制：体制は最低3名。司会・スピーカー・運営
当初スピーカーだけで行っていたセミナーですが、よりクライアントとの距離を近づけるために司会を置きました。「声」が変わるだけで聞いているほうは気分が変わるもの。運営にかかわる案内は司会が行い、スピーカーはセミナー内容をお伝えすることに注力します。一方で運営は完全に裏方。参加者のチェック、途中入室の方への対応などを行います。役割分担を行うことで、スムーズな運営が可能になりました。スムーズな運営のためには、最低2人は必要かと思います。

・質疑応答：Zoomチャットで質問を受け付ける
Zoomのチャット機能で、随時質問を受け付けるようにしています。そしてその質問について、時間を区切って回答します。オフラインセミナーでは、スピーカーやゲストと距離がないため「知らない人の中で発言する」という心理的ハードルが非常に高い。「質疑応答はありますか？」と聞いても、なかなか挙手されません（正確にはマイクのミュートを切って「いいですか？」と言わなくてはいけない）。
そのため、Zoomチャットで質問を受け付ける旨をあらかじめお伝えしておき、そこに上がってきた質問を、司会が拾い上げる形です。前述のとおり「声」が変わるだけで場の雰囲気は変わるもの。流れを単調にしないためにも、invyのセミナーではこの質問タイムを多く設定しています。

・その他：運営についてのアナウンス
オフラインですと、受付で渡されたり席にあらかじめ置いてあるパンフレットの内容を、invyセミナーでは入室時に画面に映しておきます。「撮影NGのところは撮らないでください」「最後にアンケートがあります」などといった小さいことですが、いきなり始まるよりもこれから数十分の見通しが立って参加者に安心していただけます。

・その他：音楽を流す
小さなことですが、開始・終了時に音楽を流しています。「始まり/終わり」を意識することで、invyのセミナーを印象付ける狙いです。来た人には「楽しかった、役に立った」と思っていただきたい。ダラダラ始まり、シーンとしたセミナーよりも、はっきりとはじまってしっかりとおわる、ということを意識しています。

・その他：アンケート
次回のセミナーに活かすため、退出前にアンケートをいただいています。前述のとおり、事前にアナウンスしているので、セミナーが終わってすぐにご退出される方はあまりいません。みなさましっかりと書き込んでくださいます。

◆まとめ：「場づくり」が大事。違う部分はとにかく慣れる

私たちinvyチームがセミナーで大切にしているのは、オフラインの「場づくり」をオンラインでも行うこと。オンオフどちらもいいとこどりをしたい！と、欲張ってセミナーを作っています。参加していただいているお客さまに、すこしでも「楽しかった、役に立った」と思っていただきたい。そのために今も試行錯誤しています。

オフラインセミナーに慣れている人間にとって一番怖いのは、やはりオーディエンスの反応がない、見えないことです。しかしこればっかりは慣れるしかない。私たちもなれるまでに2～3回かかりました。ある一定のラインを超えると「アンケートでこうやって反応があるから大丈夫かな」「途中で誰も退席していないから受け入れられているんだな」と思えるようになります。

私たちは、セミナー終了後に必ずサンセットミーティング（振り返りのミーティング）を行い、KPT（Keep、Problem、Try）を洗い出し、次のセミナーにつなげています。そのおかげか、毎度多くの方にご参加いただけるようになりました。
次の目標は参加型のセミナーにすること。まだまだ一方的に話している部分が多いので、参加者と一体となったセミナーができるようにしていきたいですね。

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