Microsoft Teamsで参加者同士を匿名のまま会議に参加させる手順
Microsoft Teamsを使う機会が増えて、説明会のようなものを開催することがある。基本的に「匿名」での参加者を想定していないので、競争入札での一斉説明会等で困ることがあったので手順をメモする。
結果として想定した動作はさせられるが、参加者側にそれなりの手間を取ってもらう必要がある。
【前提条件】
1、主催者側はMicrosoft Teams管理センターで「匿名ユーザーが会議に参加できます」がオンになっている。
2、参加者側は「Microsoft Teams 会議 Teams のアカウントなしで会議に参加する」の仕組みを使う。
【具体的な手順】
1、【主催者側】
Microsoft Teamsで新規にTeams Meetingを作成し「会議に参加するにはここをクリックしてください」を右クリック→ハイパーリンクのコピー。
2、【主催者側】
このURLを参加者へメールで伝達する。
※会議通知を発信してしまうと、宛先から参加者が分かってしまうので、URLのみを伝達するようにする。その際に下記の手順を取るように伝える。
3、【参加者側】
Webブラウザーでシークレットウィンドウ(シークレットブラウジング)を開く。
Chromeの場合
4、【参加者側】
シークレットウィンドウのURL欄に、Teams会議にへの参加URLを貼付する。
5、【参加者側】
「このブラウザーで続ける」を選択する。
※Teamsがインストールされている端末だとTeamsが自動的に開くが、それは使用しないこと。
6、【参加者側】
マイクとカメラの使用許可が表示されるので許可を選択する。
7、【参加者側】
ユーザー名を匿名で入力し、ビデオをオフ、参加ボタンを押下
8、【主催者側】
匿名参加者の入室を許可して、会議を開始する。
以上です。
【メモ】※2021/10/05 時点
・いろいろと調べたが匿名参加させる機能は、Microsoftからは提供されていないようだ。
・公式な用語としては「Microsoft 365 のアカウントを持たない外部のユーザのこと」を「匿名ユーザー」と呼ぶために、「Teams 参加者 匿名」とかで検索しても必要な情報に辿り着けない。困る。
・同じ資料や画面を見せながら説明会を実施するなど、参加者同士の匿名性を保ちたいニーズは世の中に相応にあると思う。(試験実施団体や勉強会などで似たような案内を出しているところもあった)
・誤ってユーザー名に個人名や社名が入っていた場合は、ロビーの時点で速やかに「拒否」を選択して当人にメール等で連絡する。(他の参加者にもロビー待機者は見えてしまう)
・このやり方では主催者が意図しない参加者も入室させてしまうリスクがあり、出席者確認もできなくなるので、参加者には事前に匿名のユーザー名を指定しておくのが運用上は望ましいだろう。
(例えばベンダーAはAnonymous1、ベンダーBはAnonymous2など指定する)
・Microsoftにはきちんとアクセス管理を実装したうえで、主催者以外には匿名にするようなオプションを用意して欲しい。
・Microsoftへの改善要望はMicrosoft User Voiceや、Contact usを通じてみんなで挙げていきたい。
https://microsoftteams.uservoice.com/
https://support.microsoft.com/contactus