AppSuiteの使い方設定編4

2024年10月5日 10:19

ver8.6のリリース時期が下旬になると通知が来たので、それを待っていると次回が11月にしか書けないことから、自動処理は後回しにしてそれ以外の設定を説明する。
数は多いが利用頻度も多くなく、難しくもないので、さっくりと行こう。

表示設定

　ver8.6ではその他に変更されるとともに、機能拡張が行われるが、本記事はver8.5の内容を説明する。
　画面切り替えメニューはトップメニュー形式1択。いくら作りこんだとしても画面の数はそこまで多くならないだろうからトップダウンで選択肢を隠す必要はないと思う。逆にそこまで画面の数が多いようなら運用を見直した方がよいのではないか。
デフォルト設定でトップメニューが設定できるようにしてほしい。

　後の設定項目はご自由にどうぞ。見え方の問題なのでディスプレイに依るところが大きい。
ちなみに私の場合、職場は27インチWQHD、自宅は32インチWQHDのディスプレイで見ている。(noteの余白大きすぎる)

部品管理

　部品の表示順変更については、データの絞り込み条件の部品の並び順や他のアプリからの参照設定画面における部品の並び順が変えられるが、結構面倒なのでやっていない人も多いのではないかと思う。
ver8.6ではキーワード検索が強化されるので、ますます整理のモチベーションが生まれなくなるだろう。

　ここでいう部品の削除はアプリから部品を消してしまうことで、画面設定の部品の削除は、画面から見えなくすることであり、大きな違いがある。
AppSuiteの仕様としては1アプリ500部品まで利用できるので、キーワード検索が強化された後なら、消さずにおいても大きな問題は起こりにくいと思われる。
　なお1アプリ内のレコード数は上限が無い(Desknet's全体の容量制限はある)が、3万～4万レコードくらいが表示の絞り込み等でストレス無く運用できる限界とサポートから聞いたことはあるので、レコードが多くなった場合は別アプリへの移行が必要になる。
　部品のIDがここでしか確認できないのでAPIを利用する場合は要参照。

他機能連携

　使ったことがない。
　カレンダーの方についてはAppSuiteのデータをDesknet'sのカレンダーへ流し込むことができるという機能だが、弊社では全員にAppSuiteのアカウントを配布しているためあえてDesknet'sに流し込む必要がないと考えている。もちろん一元管理が可能という点で使い道はあると思う。
この機能の問題点はデータの流れが一方通行なのでDesknet’s側の変更がAppSuiteの変更をできないことで、一元管理でなくなる可能性がある。
　申請書の方は機能的にどういった場面で利用するかがわからない。
申請書アプリケーションの後付けができるのだろうか？

API設定

　APIを利用する記事の時にも説明したいと思っているが、外部プログラムのソースコードの可読性を高めるためにも、絶対に設定すべきである。ソースの再利用のため統一的な設定を行いたいが、なかなか難しい。
　APIの利用が無ければ無視してよい。

変更履歴設定

　レコードの変更履歴が見れるようになる。
使い道はあると思うが弊社では活用できていない。
編集履歴管理が必要な場面となると電帳法対応が考えられるが、ネオジャパンでもセミナーがあるので、興味ある方はどうぞ。
　ちなみに弊社はfreeeとAppsuiteの両方に請求書ファイルがあるが、freeeを電帳法対応施策として税務調査に臨み、AppSuiteは社内の管理会計への利用と万が一freeeがサービス終了となった場合の対策を兼ねたものになっている。(desknet'sのサービス終了の場合にも対応している)

再計算

　ほぼ使わない。
実行するには管理者権限が必要なので、運用にあたっては使うことはなく、保守の場面では一覧表示したデータを見ながらの再計算の方が使い勝手がいい。
再計算の前回実行履歴が見えるのはいいのかもしれない。

管理メモ

　使わないし、使えない。
単なるテキストなので、チェックリストやToDO的にも利用できない。
管理者権限保有者以外との共有も含めてdesknet'sの標準機能や自作のタスク管理アプリの方がいい。

エラーログ

　例えば、画面のデータの絞り込み条件に使っていた部品を削除してしまった場合に記録されるが、あまり使うことはないと思う。
部品を消してしまっているためどこのエラーか分かりにくいし、管理画面にエラーのポップアップが出てくるのでそれで気付くことの方が多い。
他に経験したエラーは、自動処理のwebhookでレスポンスがエラーコードであったことくらい。

サブスクサービスの終了と乗り換え準備

　変更履歴の部分で言及したfreeeやdesknet'sのサービス終了に対応する施策が、サービスベンダーよりも圧倒的に規模が小さい我々中小企業に必要なのかと思うこともあるかもしれない。単純に考えれば我々の方が早くつぶれる可能性が高いだろう。
これは過去にSBI系列のサブスクサービスを導入した際に、利用が軌道に乗ってきた段階でサービス終了となり、データの移行に加えて代替サービスの選定、導入の同時進行に苦労した経験があることに起因している。
弊社もAppsuite+Desknet’sから移行する予定はないが展示会では必ずAppsuiteの代替品チェックは怠らないようにしている。