オンライン決算説明会を自社主催で開催してみた 2/3 〜当日の流れ編〜

株式会社スペースマーケットでは先日、上場してから2回目となる決算説明会を自社で主催、オンラインで開催しました！
今回は第2弾ということで、前回の事前にやったこと編の続きとして、当日の流れ編をお送りします！📝

まだ前回の記事を読んでいない方は、前回の記事もご覧いただけますと幸いです！

当日のスケジュール

決算説明会当日は、ざっくりとこのようなスケジュールで動いていきました。

私たちは16時から説明会スタート予定だったので、会場は開始2時間前〜終了1時間後の計4時間をレンタルし、14時より説明会会場に到着できるように動いていきました。

持ち物の確認

会場に向かう前に、まずは持ち物を確認します。
前回の記事で記載したように、今回は特別な機材は使わず、いつものオンラインミーティングの際と同じようにPCのインカメラとイヤフォンを利用することになっていたため、登壇者には各自PC、普段オンライン会議で使っているイヤフォン、普段使っているイヤフォンが無線イヤフォンの場合は有線イヤフォンを持ってきてもらいました。
スタッフには各自PCを持ってきてもらいました。
会場に延長コードなどがない場合には、延長コードも忘れずに持っていきましょう。それぞれの端末の充電器も忘れずに！🔥

登壇者席、カメラ位置の決定

会場に到着したら、まずは司会者、登壇者の席、カメラの位置を決めていきます。
今回、私たちは下記のような配置にしました。

特に工夫した点は司会者のカメラ位置です。司会者が話す際には登壇者含む会場全体が映るアングルにすることで、いわゆる「Zoomのウェビナー」っぽい感じではなく、ちょっとだけ番組っぽさを演出できるようにしました。

実際の司会者のカメラの映りは、こんな感じになりました！
（ソーシャルディスタンスがばっちり取れているのポイント！👌）

このように、PCのインカメラの利用だけでも、アングルを工夫するといろいろな表現ができるので、ぜひ参考にしてもらえたらと思います！

ちなみにカメラの切り替えは、Zoomの機能で、話している人のカメラ映像が自動的に配信されるようになっているので、特に切り替えの心配をする必要はありません。この機能、本当に便利ですよね！
マイクに関しては、この近距離で全員がオンにしているとハウリングを起こしてしまうため、話す人が話すタイミングのみでオンにして、その他の人はオフにしておく、という運用を徹底するようにしました。

リハーサル

登壇者席の位置やカメラの位置が決定したら、本番を想定してリハーサルを行います。実際にやってみると改善点が見えてくるので、絶対に実際の会場で、通しでリハーサルを行いましょう！
この際、スタッフの数名に別室で参加者として見てもらい、聞こえにくいところがないか、見えにくいところがないか等をチェックしてもらうようにします。質疑応答の際には想定されるであろう質問もあげてもらい、登壇者が答えるところまで行います。

本番！

リハーサル後は、いざ本番です。
改めて、今回の登壇メンバーは下記のとおりです。

🔸 代表取締役社長　重松
🔸 取締役CFO　佐々木
🔸 司会　小河原

スタッフには下記の役割を分担してもらいました。

🔸 スライド操作係（1名）
🔸 Zoomのチャット対応係（1名）
🔸 参加申し込みをしてきた方の承認係（1名）
🔸 視聴者として問題がないか確認する係（2名）

スタッフの役割で「これは配置しておいてよかった！」と思ったのが、参加申し込みをしてきた方の承認係です。誰でも自由に参加できる説明会の場合は必要ないと思うのですが、私たちは説明会への参加を「事前承認制」としており、承認されていない方は参加できないしくみを取っていたため、かなり重要な役割となりました。
説明会開始直前になってから説明会への参加申し込みをされる方はかなり多く、参加者のうち3分の1くらいは開始10分前になってからの申し込みだったように思います（みなさん、事前承認制だということに気づいていなかったのかもしれません）。
そのため、この承認係を配置しておかないと、「申し込んだのに参加できなかった」という方が出てしまう可能性があります。参加したい方にはしっかり参加してもらえるよう、絶対に配置したい役割です！

また、Zoomの設定で、ウェビナーの内容を録画することを忘れないようにしておきましょう！後日配信等を行わないとしても、チーム内のふりかえり等にも利用できる貴重なデータになると思います。

本番中の登壇者2名の様子を司会席からパチリ。奥にスタッフのペットボトルが映ってしまったのはご愛嬌ということで・・・。笑

片付け

無事本番が終わったらあとは片付けて終了です。
レンタルスペースで行う際は、忘れ物がないように気をつけましょう。
記念撮影もしておくと何かのときに役立つかもしれないので、写真を撮っておくこともおすすめします！📷

これにて決算説明会は終了です。お疲れさまでした！😊

以上、オンライン決算説明会を自社主催で開催した際の当日の流れでした。
最終章となる次回は、ふりかえり編をお送りしたいと思います！📝
あと少し、お付き合いいだだけますと幸いです。