【Expert noteコラムVol.3】在庫管理の仕方①基礎編：Excelを用いた管理

2022年10月12日 12:01

スマレジDevelopers Expertによるコラム連載Vol.3は在庫管理ソフト「ロジクラ」との連携アプリをアプリマーケットにリリースいただいている株式会社ロジクラの久野さんに執筆いただきました。
（全3記事中、今回は第1弾の記事となります！）

在庫管理表とは？

在庫管理とは、必要なものを、必要な量、必要な場所に届けるための準備といえます。
在庫は企業にとって資産なので適切に管理したいものです。
しかし、ロスが多い、効率が悪いなどの悩みを抱えている企業もあります。
在庫管理表を使えば、今よりもわかりやすく在庫管理を行うことが可能です！

Excel在庫管理表のメリット・デメリット！

Excelで在庫管理表を作るメリットとデメリットを理解して、使いたいシーンに合っているのか見直し、導入するかどうかを検討しましょう。

メリット

1．使い慣れている
大きなメリットは、他業務ですでにExcelを使っている企業がほとんどだということです。ソフトを使い慣れている人も多く、導入しやすいのが特徴です！

2．無料で作成ができる
Excelの在庫管理表は無料で作成できます！
インターネット上にはたくさんのテンプレートが配布されているので、業種や取り扱う商品に合ったものを選べば、簡単に導入をすることができます。

3．使い方によって柔軟に変更ができる
理想通りのテンプレートがインターネット上にない場合、理想に近いものを元に使いやすくアレンジできるのもポイントです。使い慣れているソフトなので、柔軟に対応できます。

デメリット

1．在庫表の作成自体に時間がかかる
在庫表は簡単に作成できますが、どんな形がよいのか、どのテンプレートを元にするのか、などを選定するのは時間がかかります。また、導入前に何度もテストをして不備がないように準備するための時間も必要です。

2．入力漏れがある
Excelは関数が合っていれば計算を間違えることはありません。しかし、数値を入力するのは人間なのでミスがあります。
記入漏れが1つでもあるとシート全体の計算が合わなくなる可能性があり、扱う商品数が多い企業ほど、どこでミスをしたのか確認するのが大変です。

Excelの在庫管理表：作成の際に使える関数一覧

参考：EC運営に役立ちそうな関数まとめ

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、検索条件に一致したデータを抽出するものです。これを活用すると入力ミスが減り、作業効率が上がります。使用例として、在庫管理表、一覧表、データ入力、集計表の作成時などが挙げられます。

IF関数

IF関数は、設定した条件により処理を変える関数です。たとえば、価格1,000円以上の商品を｢高額品｣と表示するようにIF関数で条件設定すれば、その金額より安い商品の欄には｢低額品｣と表示させることができます。このように、IF関数を使いこなせるようになると、Excelによって操作できる幅が広がります。

SUMIF関数・SUMIFS関数

SUMIF関数とSUMIFS関数は足し算機能を持つSUM関数の発展系となり、条件に合ったものだけを合計できる関数です。計算したいものを関数内に指定することで、必要な計算のみ行えるため効率的です。

また条件が1つのときはSUMIF関数、複数条件のときはSUMIFS関数を使います。それぞれの関数は、以下の計算式で算出できます。

SUMIF(範囲,検索条件,[合計範囲])
SUMIFS関数(合計対象範囲,条件範囲1,条件1,[条件範囲2,条件2],…)

このように、SUMIF関数は設定できる条件が１つのみなのに対し、SUMIFS関数では複数の条件を設定できます。SUMIF関数とSUMIFS関数は特定の商品の売れ行きを確認したいときに役立つものであり、在庫管理に欠かせない関数の一つです。

Excel在庫管理表の作り方

参考：https://bizroute.net/zaiko_template.html#i-2

Excelで在庫管理表を作る方法を紹介します。印刷する可能性がある場合は、最初にサイズや紙の方向を指定して、印刷したときに見やすいものを作ります。

各種項目を入力する

どんな項目を入力したら使いやすいのか考えて、それぞれの項目を作ります。
入力項目の例
・商品名
・商品番号
・繰越数
・入庫数
・出庫数
・在庫数
・日付

会社ごとに必要な項目は違います。現在使っている在庫管理表（手書きのものを含む）に記載している項目を参考にしてください。また、必要に応じて順番も入れ替えます。

関数を組む

Excelが自動で在庫数を計算してくれるように関数を組みます。これで計算ミスによって在庫数を間違える心配がありません。

入庫した場合……繰越数　＋　入庫数
出庫した場合……繰越数　‐　出庫数

注意点は以下の2つです。

1．入庫と出庫が同じタイミングであった場合でも、行を分けて書く
2．繰越数、入庫数、出庫数が空欄の場合に「0」と表示されないようにする

ここまでを踏まえて、在庫数のセルに以下の関数を入力します。

=IF(繰越数=””,””,(IF(入庫数<>0,繰越数+入庫数,IF(出庫数<>0,繰越数-出庫数))))

繰越数、入庫数、出庫数と書いてある部分は、そのセルを指定してください。1番上の行でこの関数を入力し、下の行にコピーします。

デザインを整える

入力項目の行に色をつけたり、一行おきに色をつけたり、枠線を表示したりと社内で使いやすいようにデザインを整えます。

効率よく在庫管理を行うためには

在庫管理表の活用の他にも、在庫管理を正しく行うためのポイントはあります。以下のポイントを参考に在庫管理を正しく、効率的に行いましょう。
在庫管理を行う必要性やよくある課題についてはこちらの記事にまとめています。

ロケーションルールを明確に定める

倉庫でのロケーションルールを見直すことで、効率化を図ることができる場合があります。ロケーションルールとは、一定の条件を元に商品の格納場所を決めることです。条件には次のようなものがあります。

出し入れの頻度
仕入れ企業ごと
製品の特性や品質管理上の注意点

出し入れ頻度の多いものを扱いやすい場所に格納して作業効率を上げる工夫ができます。また、在庫管理表に格納場所を記載して、探しやすくすることも可能です。

ツール・システムを使用する

在庫管理のためのツール・システムの導入もおすすめです。システムの特徴としてExcelでは難しい次のような課題をクリアできる可能性があります。

どこからでもリアルタイムで在庫管理
社内の誰でも在庫を確認できる
複数倉庫の在庫を一元管理
フリーロケーション管理がしやすい

スマートフォンや専用のバーコードリーダーを使って入力するので、リアルタイムで在庫が管理できます。
さらに、リアルタイムの情報を社内のどこからでも確認できるのがメリットです。
複数倉庫で在庫を管理している場合も一元管理できるので確認のためのタイムラグがありません。
また、入庫のタイミングで空いている棚に格納していくフリーロケーション管理は、出庫の際に商品を探しにくいというトラブルに繋がります。
しかし、専用システムを使って入庫した場所の情報を紐付けておけば、探しやすいうえに倉庫の収納スペースを最大限に活用できるのです。
ロジクラのシステムでは、スマートフォンにアプリをダウンロードするだけで管理が可能です。複雑な操作がなく誰でも使いやすく、Shopifyやネクストエンジンなどとの連携もできるので在庫管理や出荷管理が簡単になります。
ロジクラで出来ることや連携しているシステムはこちら

まとめ

在庫管理表は在庫を効率的に管理するために重要な資料です。
Excelの在庫管理表は自作もできますし、多くのテンプレートがインターネット上で無料配布されています。
アレンジもしやすいので、在庫管理の方法を見直したい人が導入しやすいです。
しかし、人が数値を入力して使うので見間違いや入力間違いなどの人為的ミスは防げないというデメリットがあることを覚えておいてください。
ミスの修正にかける労力が大きい、Excelの在庫管理表よりもっと効率的に在庫管理をしたいと考えているのなら在庫管理システムの導入がおすすめです。
バーコードなどデータを読み取るのでミスが少なく、作業時間も短縮できます。
Excel、在庫管理システムのメリットデメリットを比較し、自分たちに合った方法で在庫管理を行いましょう！

コスト面がデメリットと言われますが、ミスなどが減ることを考えると長期的に考えれば、初期投資を行うことで作業の効率化を測ることができます。実際にExcelでの在庫管理から、システム導入によって業務を3分の1まで効率化できたお客様もいらっしゃいますので、ご参考ください。