引き継ぎに使える週報の書き方
会社で週報（日報、月報も）を書かれている方がいらっしゃると思います。その週報、引き継ぎができるような形にしていますか？ もしそうでないのなら、せっかく時間をとっているのにもったいないです。得た知識を後輩に伝える形にしてはいかがでしょうか？
ここではどのように書けばよいか、私なりのやり方をご紹介できればと思います。
３行でまとめると
❌週ごとにシートを分ける→⭕１枚のシートにまとめる
❌事実を並べる→⭕結果は前後を意識して書く
❌理由を書かない→⭕理由は推測でもいいから書く
上記に沿った書き方の例としてExcelファイルを置いておきます。
１枚のシートにまとめる
例として、Excelで週報を管理しているとします。１番やりがちなのは週ごとに書いてしまうことです。週ごとに書くと、下記のように日付ごとのシートが出来上がります。
それでも間違いではないのですが、１シートにまとめたほうが後から見返したときにフィルタをかけて検索しやすくなります。
週報シートに書くもの
次の４つを書きます
案件名
報告日
結果
理由
結果は前後を意識する
結果はただ事実を並べるだけだと、あとから来た人にとっては読みづらくなります。なので、前後を意識します。結果が出たということは「何かが変化した」と言えます。たとえば、(前)「これまで得意先との約束が口頭のみで曖昧だった」→(後)「メールでやり取りして、以下のような約束を文章に起こした。」などになります。大切なのは前の状態との比較をすることです。
理由は推測でも良いので書く
理由を書かないとなぜそうなったのかわからず、同じミスを繰り返すかもしれません。推測でも良いので、なぜそのような結果になったのかを書きます。先の例で言えば「得意先とメールしたから」と書くよりは、どうしてメールをしたのかを詳しく書いたほうが良いです。「得意先から口約束を文面に残したいとの要望があり、メールした」などとなります。ただ、理由が不確かな場合もあります。特に、なにかを達成した場合、なぜそうなったのか複数の要因が絡んでいるケースがほとんどです。そういう場合は「～かもしれない」といった表現にするか、複数の候補を挙げてもいいと思います。
なお、例外としてルーチンワークのような決まりきった仕事については、週報の記録を活かせる場面が少ないため、理由は書かなくても良いと思います。
案件の背景は別シートにまとめる
案件の背景は別シートにまとめると収まりがよく、仕事の全体像を見渡すのに最適です。
背景は5W2Hを意識する
背景を書く際にはヌケモレが発生しやすいので、5W2H(Whenいつ？, Whereどこで？, Who誰が？, What何を？, Whyなぜ？, Howどうやって？, How muchどのくらい？)を意識して書くと良いです。5W2Hだけでなく、書いたあとにMECEを使って整理しても良いと思います。
終わりに
まとめますと、週報は１枚のシートに、前後を意識して、理由も書くと良いよ、という話でした。
とはいえ、書くのが億劫になりがちなのもまた事実です。会社の同僚から読みやすいかどうか点数をつけてもらいながら進めるのもアリだと思います。
ではでは。