【Notion・パソコン】入り口を少なくすると仕事が爆速で進んでいく
パソコンやファイル管理アプリを使っているといつの間にはフォルダが増えて、収拾がつかなくなることってある思います。
ネットで見ると会社員は年間150時間探し物をしているとも言われています。
この時間削減出来たら残業も減りますよね？
ということで、最近はまっているNotionと毎日仕事で使うパソコンの自分が行っているフォルダ整理方法を紹介したいと思います。
【Notion：サイドバーで整理しない】
サイドバーはできるだけ少なくすると、目的のものまでたどり着くための入り口が少なくて済みます。
自分の場合はプライベートに一元管理というページを作っていて、入り口はそれが一つとなっております。
中に階層を作るときもできるだけ入り口は増やさないようにします。
それぞれ種類分けすると意外と種類が同じものがあったりするので、ダブらないように意識してまとめていきます。
【Notion・パソコン：階層を整理すると思考の整理も進む】
若干まとまっていないかもですが、自分の入り口の階層は以下の通りになってます。
本当にこれだけです。
意識することは階層を作る時はカテゴリーに分けていくということだけです。
ちなみにもう使わないというものは一定期間Archiveに残して、その期間を過ぎると削除するようにしています。
例えば、勉強関連というページはそのまま勉強していることを更にカテゴリー分けしていく感じになっています。
この中だとプレゼンとファシリテーションはカテゴリーが似ていて、主に会議で行われることが殆どなので会議というカテゴリーで一纏めにしてもいいかもしれません。
自分はこういう感じでカテゴリー分けして入り口をできるだけ減らすようにしています。
この入り口を減らすことを意識すると探したいものがどこにあるかすぐに分かるので「あれってどこに入ってたっけ？」ということが減り、それが積み重なってやりたい事も早く終わっていく実感があります。
【パソコン】パソコンのフォルダ整理にも使える
パソコンを使っていると、とにかくフォルダを作って収集がつかなくなることはあるあるだと思います。
特に会社で共通のフォルダを使っていたりすると何がどこに入っているかわからなくなることは日常茶飯だと思います。
パソコンのフォルダであればタイトルに数字を入れると並べてくれるので、例えば「1_会議」その中に「1.1_議事録」、「1.2_プレゼン」、「2_営業記録」その中に「2.1_取引先別面談記録」、「2.2_日報」と言った仕分けをするとスッキリして何がどこにあるかすぐに分かるようになり時間をかけずに辿り着けるようになります。
こんな感じですね↓
社内で話をするとき、「1から入って2の2.1に取引先別の面談記録があるので確認してください」など共通認識をもってサクサク進んでいけるのでこのルール付けは本当におすすめです。
最後に
ツールが変わっても一貫して同じようにカテゴリー分けする癖をつけると、ツールが変わっても辿る道筋はかわりません。
日々新しいツールが出てくる世の中ですが、一貫したルールを作っておくと移行して新たにベースを作るのにも一貫性が出てくるのでスムーズ移行できるようになります。
ページやフォルダの乱れは思考の乱れと同じなので、もしページやフォルダを整理したいと迷っている人は入り口を減らすことを一度検討してみてはいかがでしょうか？
それでは(^^)／~~~