月初はタスクを棚卸しする

2024年9月1日 18:07

Google for Education認定トレーナー/コーチの笠原です。

あっという間に夏休みが終わりを迎えて、今日から9月で明日から新学期という方は多いのではないかと思っています。

こういう仕事を仕切り直すタイミングだからこそ、ミスなく、そして生産性を上げるために、きちんと仕事の棚卸しをしておきたいところです。

自分は必ず月初にTodoistを使って自分の抱えている仕事の棚卸しをしています。

棚卸しのポイントを今回は紹介します。

毎月のトリガーのリストを登録しておく

自分のやらなければいけないことを思い出すための問いかけのことをトリガーという言い方をしますが、このタスクを書き出すためのトリガーについてもTodoistに予め登録しておきます。

※参考サイト

こんな感じの問いかけのリストを「毎月第1日曜日」などくり返し登録しておけば、毎月自動的にタスクの書き出し作業ができるのでおすすめです。

自分の作ったリストに基づいて、毎月のはじめに淡々と自分の抱えている仕事を書き出していきます。

GTDの正式な方法？については、基本的には全てのタスクを書き出すことが推奨されていると思います。

しかし、どうしても教員の仕事はイレギュラーな対応が入ることも多く、また自分だけでは決められないでペンディングになることも多いので、一般的なビジネスのノリで全てのタスクを書き出してコントロールしようとしてもあまり上手く行かないことの方が多いです。

いつまでも紹介されないで残っているタスクというのは精神的にあまりよいものではありません。

そのため、自分でコントロール可能なタスクに関して思いつくものを書き出して、抜け漏れや飛ばしがないような形で取り組むのがよいだろうと感じています。

本当はプロジェクトについてしっかりとコントロールした方が良いのですが、これについても学校の場合、仕事の境目がファジーな場合が多いので、あまり細分化して厳密に登録しようとすると、色々と面倒になります。

例えば、普通は「学年」「教科」「分掌」「部活」…のような形でやりたくなるのですが、我々の仕事が時間や役割できっちりと分かれているわけではないので、タスクを見落としやすくなるだけなので、あまり分けない方が良いです。

ざっくりと「家庭」「仕事」「趣味」「勉強」くらいにして置いた方が整理も楽で、見落としもなくなるのでよいです。

Todoistの有料版だと、特定のプロジェクトにメールを転送してタスクとして登録することが出来ます。

これを利用すると、メールで依頼された内容をすぐにタスクに登録できるので忘れる確率をぐんと下げます。

また、Gmailなどであれば自動的に特定のメールアドレスからの内容を転送するという設定ができるので、例えばメールマガジンなど、定期的に配信されてきて、見逃したくないものについてはTodoistにメールで登録するという使い方をすると非常に効率的です。

今回も読んでいただきありがとうございました。シェア、コメント、いいね！をしてくれたら嬉しいです。

もし、何かご相談ごとがあれば以下のリンクからお問い合わせください。