領収書の保存方法・クレジット払いは要注意

こんにちは。SKPです。
最近、個人事業の方の会計処理を行う機会が多くあります。

これから確定申告のために、昨年の会計処理をまとめてやる。という方もいるかもしれません。

そのため、この時期になると、領収書・レシートを１年分ビニール袋にまとめて「どーん！！」と渡されることもあったりします。

こういう場合、レシートや領収書は多くても一か月100枚程度ですので、そう多いわけでもなく、処理をする、という行為自体に問題はないのですが…。

とは言っても、結構「こうされたら困るという」場合もあるので、そういう事例をご紹介したいと思います。

あえて領収書をもらわなくても・・・

「経費を支払った」「物品を購入した」という時に、お金を支払った証拠として、レシートや領収書を受け取ります。

多くの場合は「レシート」をもらいますが、コンビニや百貨店などで、あえて「領収書」を発行してもらう、という人もいます。

実はこの「領収書」というのが厄介なんです。

レシート＋領収書をセットにしてくれている場合は問題ないのですが、あえて発行してもらった「領収書」だけを渡してくれる場合があります。

何が厄介かと言うと、この「領収書」には【何を購入したか・何でお金を支払ったか】が書いていないことが多くあります。

つまり、それを見てどういう仕訳をしたらいいのかの判断がつかないのです。

『これは何費？』と考える時間の方が、実際の処理の時間よりも長いなんてこともよくあります。

明らかに「飲食店」と分かったり、ここでは「これしか買わない」というところならいいのですが、コンビニや百貨店だと何でも買えてしまいますからね…。

良かれと思って。正式な書類は「領収書」だと思って。領収書にしてくれている…という人もいるかと思いますが…。

領収書でなくともレシートで会計の根拠書類としての要件を問題なく満たします。

レシートが発行される場合は、そのレシートを提供・保存してもらった方が助かる。というのが会計処理をする側の本音だったりします。

クレジットカード払いと現金払いの領収書を混ぜないで・・・

レシートを１年分ためておくような場合、現金で支払ったもの・クレジットカードで支払ったもの、全てを一緒にしている人もいます。

クレジットカードを使っている場合は、そのカード利用明細ももらえることが多く、カード明細を基準に会計処理をすることが多くあります。

この時問題となるのが、レシートは基本現金払いだろうと思って会計処理をしていると、本当はクレジット払いで「処理がダブる」ということが起こり得る。ということです。

それを防ぐためには、レシートとクレジット明細を見合わせて、同日・同額・同取引先のものを突合する。ということをしなければなりません。

…これが結構な手間だったりします。

かと言って、手間を惜しんで突合しないと「結局ダブり探しに時間がかかる…」という負のスパイラルにおちいります。

実は、この手間の問題だけではなく、厳密なことを言うと、

クレジット会社から送られてくる【クレジット明細】はあくまでも【クレジットカード払いを利用した取引の明細】に過ぎません。

この明細が「会計上の根拠書類」になる、と思っている方がいますが、この明細そのものには会計上の『根拠書類』としての役割はありません。

では何が『根拠書類』となるのか、というと「そのクレジット払いとした時のレシート・領収書」がその根拠書類となります。

そのため、クレジットカード払いをした際の領収書・レシートは、現金払いのものと混ぜず一度よけておき、その内容が含まれるクレジット明細が手許に届いたタイミングで、ホチキスなどで「レシートとクレジット明細をまとめておく」というのが正しく・問題のない保存の方法となります。

この２点を気を付けてもらえると、すこぶる会計処理がはかどります。

実際にこれだけで「レシートのパズルを解く」という余計な作業が激減するんです。

それだけで時間単価で作業代を請求されるようなところに外注している場合は、外注の代金が減ることもあり得ます。

今から会計処理をどこかに依頼することを考えている…という人は、少しこういったことを気にしてみてくださいね。