フォームとiPhoneのショートカットで家計簿もNotionにまとめてしまおう
2024年秋にアップデートでNotinon Formが実装されました。通常のフォーム機能としてNotionに情報が集約できるのはもちろん。他にも使い方があるのでは？と思い、今までは他のアプリと連携していたような入力の機能をFormで作ってみました。
お題は「家計簿」事業をされている方は確定申告のために管理ツールに課金するケースも多いと思いますが、家族で使用するお金はNotionでも見れるようにしたいと思い作ってみることに。
今回はNotion Formで実装するだけでなく、iPhoneのショートカット機能ですぐフォームが開けるようにしました。マウスとスマホで5分ほどで作成できるので、ぜひお試しください！
最後に私が使っている家計簿をテンプレとして配置しているので、使いたい方はそこから複製して使ってみてください！
Notionでフォームを作る
ページ内にFormとデータベースを作成
"/form"を入力するとサジェストでフォームが出てくるのでこちらを選択します。マウス操作の方は左側に表示されている「＋」のボタンからフォームを検索します。
フォームを選択したら、質問のテンプレが表示されます。表示されている質問を修正・追加していくことでフォームを作っていきます。
必要な質問項目を設定する
質問1の部分を選択すると質問のオプションが表示されます。オプションの詳細は以下に記載します。
必須：必須項目にするか選択できます
説明：見出しと入力部分の間に項目の説明を入れられます
長文の回答：テキスト入力の際にテキストボックスが大きくなり、入力しやすくなります。
質問の種類：テキスト形式、選択形式など項目の種類を選ぶことができます
対象プロパティを表示する：質問に対応するデータベースのプロパティを確認できます
プロパティ名と同期：質問の見出しとプロパティ名が同じになります
質問を削除：質問を削除します
フォームの一番下にある＋ボタンで質問を追加していきます。購入内容、金額、使い道、支払方法を追加してみました。フォームの内容としては以下のように設定しています。
何を買いましたか？：テキスト
いくら使いましたか？：数値
何に使いましたか？：複数の選択肢
何で支払いましたか？：複数の選択肢
自動で作成されたデータベースを確認
Notionを活用していく上で、データベースの壁があると思います。Formでもデータベースを使用しますが、質問に合わせて項目は自動作成されるので、苦手な方でも特に操作なしで使うことができます。
「回答」のビューに変更して確認してみると、作成した質問に合わせてプロパティが生成されいることがわかります。
作成したフォームを共有する
フォームを作成したらリンクを取得します。フォームのビューの右上に「フォームを共有」という項目があるので、この中のリンクを使用します。今回は家計簿で自分しか使わないので設定はそのままです。
iPhoneでショートカットを設定する
使うと便利なiPhoneのショートカット機能ですが、意外と活用している人は少ない印象です。今回使うのはショートカットからリンクを開く機能です。手順としては以下の流れです。
1. iPhoneのショートカット作成
2. ショートカットにフォームのリンクを設定
3. ショートカットを押すと家計簿のフォームが開く
4. 家計簿を入力
以下のようにショートカットを作成すると、アプリと同様にアイコンが作成されます。
上記のアイコンをタップすると、Notionが開かれて家計簿のページが表示されます。（以下は私が使用している家計簿の画面です）
ショートカットの設定は簡単で、Notionフォームで取得したURLを設定するだけです。
1. iPhoneの検索から「ショートカット」で検索
2. ショートカットアプリで右上の「＋」から新しいショートカットを作成
3. 「アクションを追加」→「Web」→「URLを開く」
4. Notion Formで取得したURLを指定
ここまででiPhoneのショートカットから家計簿を入力するまでのフローを作成することができました。Notion Formはまだまだ改善していく機能ですので、アップデートを待って随時最新化していければと思います。
Notion 家計簿のテンプレート
以下に私自身使用している家計簿のテンプレートを配置しています。ご自由に使用していただいて構いませんので、参考になればうれしいです。使用する際はご自身のワークスペースに複製してご利用ください。
使用している項目とその説明、テンプレートのURLを載せています。
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