サイトコアジャパンの仕事：コロナ禍後、メンバーが安心して元気に仕事ができるオフィスを作りたい
こんにちは。
サイトコアジャパンでオフィスマネージャー兼エグゼクティブアシスタントをしている渡邉です。
今回、サイトコアのオフィスマネージャーやエグゼクティブアシスタントの仕事についてご紹介します。
まず、自己紹介させてください。私が社会人になって初めての仕事は「グリーンアテンダント」でした。「グリーンアテンダント」とは、在来線グリーン車に乗車してグリーン券の確認、販売、そして車内販売、社内環境整備や乗換等の案内をする仕事です。通常の案内業務に加えて電車が遅延、トイレが故障などの様々なトラブルが発生した際に、どのようにお客様に対応すればいいかなど、社会人の基本的なことを学びました。乗車していた在来線のグリーン車を見ると今でもあの日々を思い出します。その後は複数の外資系企業での総務・秘書、カスタマサポートの仕事を通して給与計算や社会保険についても多く学びました。英語スキルも確実にアップしました。サイトコアジャパンに2021年、オフィスマネージャー兼エグゼクティブアシスタントとして入社しました。
オフィスマネージャーのやりがいは？
サイトコアは2020年9月に新しいCEOが就任し、その後4社の買収を経て、従業員の数もオフィスの数もそして製品の数も一挙に拡大しました。それに伴い日本オフィスでも従業員の数が増えました。
オフィスマネジャーが目指しているのは従業員にとって快適な環境を整えることです。とはいえその業務内容は膨大です。飲み物やスナック、オフィスの備品管理、社労士さんとの橋渡しなど、多岐にわたります。
コロナ感染が広がり始めてからは、サイトコア全体で従業員のコロナウイルス感染予防対策が取られるようになったため、従業員の健康状態の管理や、オフィスでの感染予防に取り組みました。一日に出社できる人数の管理などを行いました。この間に入社した日本のメンバーは初めからオンラインでの打ち合わせになってしまい、対面での会話ができない状況だったので心が痛みました。
コロナ禍で再認識した社内イベントの重要性
そんな中、サイトコアジャパンの従業員のみんなが孤立してしまわないよう、いろいろな社内イベントを企画・実施することが増えました。今では当たり前になったオンライン飲み会では、みんなの家にディナーセットを配送して、できるだけ多くの人に参加してもらう工夫をしました。ところが仕事やミーティングに没頭してしまい、ディナーセットの配達に気づかず、機会を逃した社員がいたりして、なかなかスムーズにはいかないものです。それもまた勉強です。
日本でもレインボーパレードなどが行われるようになりましたが、サイトコアでは欧米で実施している6月のプライド月間（LGBTQの理解を深める月間）に世界中のオフィスで活動を実施しています。サイトコアジャパンのオフィスではLGBTQに関して理解を深めるため、メンバー向けにその背景や意義を説明する機会を設けました。また、レインボーラベルを貼ったアイスや飲み物、ポロシャツを準備しました。
今年からオーストラリアとアジアの地域一つになってチームビルディングを行う活動も始まり、四半期ごとにオーストラリアとアジアの地域で同じチームビルディングのアクティビティを展開しています。最初の取り組みである2022年4月-6月の四半期にはボウリング大会を開催しました！ボウリングをしているとストライクやスペアの時には一緒に喜んでガーターの時には一緒に笑って、いいチームビルディングの活動ができたのではないかと思います。
こういったイベントは各オフィスマネージャーの意向が尊重され、自由にすることができます。イベントのプランニングは大変なことが多いですが、従業員の人たちが積極的に参加してくれるのはとてもやりがいがあります。
サイトコアジャパンのリーダーが業務に集中できるように
エグゼクティブアシスタントとしての主な業務はサイトコアジャパンのリーダーシップの人たちの仕事の補佐です。カントリーマネージャーやセールスディレクター本人から頼まれて会議設定したり、カントリーマネージャーやセールスディレクターを入れて会議をしたいから設定してほしい、という依頼をベースに会議設定をしています。
彼らは、日本のみならず海外からの会議が急に入ることが多いので、スケジュールパトロールは欠かせません。また、会議を入れすぎない、お休みや作業時間を作ることも大事な仕事の一つです。
契約書を含む様々な書類の管理や整理も私の仕事です。コロナ禍で在宅勤務せざるを得ないときにはできる作業に限界がありましたが、出社も増え、サポートする業が増えてきました。書類のデジタル化は急速に進んでいますが、重要な書類を扱う点においてアシスタントの緊張感は変わりません。
どれだけ彼らの負担を減らせているか、また彼らの時間を増やすことができるかを自問しながら仕事に取り組んでいます。
いつも手を差し伸べてくれる安心感
サイトコアはとても自由で安心できる職場です。実際、オフィスマネージャーのイベントもテーマは与えられたりなかったりですが、基本的に自由度が高いです。自分の考えやアイデアを具現化しやすい、また伝えやすいのがサイトコアのいいところであると思っています。また、日本とグローバル全体でコミュニケーションがとりやすいです。時差もありますがチャットやメールを駆使してこちらの希望をつたえています。日本国内でもグローバルでもみんなが「何かあったら連絡してね！」といってくれます。
コロナ禍がひと段落しつつある中、メンバーの就業環境は大きく変わり、ニーズもさらに多様になったと感じます。オフィスマネジャーとして、メンバーの声を聞きながら、より良いオフィス環境の作っていきたいと思います。