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時短毎月300時間！年間コスト360万円削減できる！？店舗の備品貸出管理簿をデジタル化

修治

なぜ作ろうと思ったの？

わたくしたちの会社では、いまだに店舗の備品の貸出管理簿が手書きなんです。
タブレットやＨＨＴ（バーコードからデータを読み取るモバイル端末）、モバイルプリンター（値引きシールの発行に使う）など、どれもかなり高価なものですので利用する時には貸出管理簿に記載することになっています。
ただ、手書きですのでちょっとめんどくさい･･･
めんどくさいから書かない人もちらほら･･･
管理簿は社内ルールで2か月間保管しないといけない･･･
紙もどんどん増えてく･･･
これらの課題をDXで解決したい！と思ったのがきっかけです。

手書きをデジタル化したい！

そもそも備品の貸出管理簿って？

共有備品
値引きプリンター
HHT
タブレットなどを
持ち出す際に記入する管理簿のことです

HHT　値引きプリンター　タブレット

紛失や故障の時などに貸出、返却履歴を確認するために
なくてはならないものなんです。

店舗ではこんな感じに管理されています

制作に取り掛かる

ツールはAppSheetを利用

なぜAppSheetなの？

「AppSheet」は「Googleスプレッドシート」を使ってデータをリンクできるので管理簿作成にとても便利なツールです。
また、パソコンからだけではなく、タブレットやスマホからも同じデータにリンクして操作もできるので、複数のパソコン、タブレットから入力ができるようになります。

制作過程は以下の記事にて詳細を紹介しています

完成品はこんな感じ

貸出するとき

①どの備品を貸し出すか選択します
②貸出ボタンをクリックします
③借りたい人の部門を選択します
④その部門のだれが借りるかを選択します
⑤「SAVE」をクリックすれば貸出完了です！

貸出時間は現在の時間が自動的に入力されます
「状態」が「可」から「貸出中」となり
返却されるまで貸出ボタンはでないようにしました

返却するとき

①借りている備品を選択します
②返却ボタンをクリックするだけです

返却した時間と、使用時間は自動的に入力されます。
「状態」が「貸出中」から「可」に変更され
以降はその備品を選択すると貸出ボタンが出るようになります

また、付随するGoogleスプレッドシートにこれらのアクションが掲載されていきますので、管理簿としての機能を備えています。

フィードバックいろいろいただきました

実際に使ってもらってフィードバックをいただいてきました

ＭＶウェルディ長泉店

ＭＶ沼津柳町店

ＭＶ伊豆長岡店

実際にどのくらい時間が短縮になるのかの検証

「手書き」の場合と「びかん」の場合の比較

ご協力いただいた方の時間を計測させていただき、サンプルを取得しました。
ざっくりとですが以下の表（左）のような結果となりました。
おおよそ、貸出は5秒の時短、返却も5秒の時短として試算をしてみます。

1件1件は10秒程度の微々たるものですが全店で1か月分もの量となると、
「塵も積もれば山となる」で、300時間ものとても大きな時短になるとの試算になりました。
これは非常に大きいです！

コスト（人件費）に換算すると

思っていたよりも効果がありそうで、期待が膨らみます！

他のフィードバックへの回答

フィードバック

・高齢者はこういうの苦手
・マウスを操作してると、書いた方が早いかも
・今のままでいいならわざわざ変える必要ないのでは？

回答

管理する側の業務の削減も

管理簿をコピーして補充したり、保管や処分などは、
使う側は普段あまり気にしない業務ですが、店舗総務さんなどが、こういったところで私たちの業務を支えてくれています。
デジタル化することで確実に業務の削減につながります！

まとめ

制作を終えて

たくさんのフィードバックは予想の斜め上のものもありました。
そのすべてを解決できるわけではないのですけれど
見方を変えれば糸口も見えてきたりします。
デジタル技術だけで解決する必要はなく、
いろんな角度から課題を見ることも大事だと感じました。

また、せっかく作って検証を繰り返したプロトタイプです。
次は全店にこれを実装するためのアクションを起こしていけたらと思います。

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