カンムの採用チームが取り組むゆるふわスクラム
この記事ではカンムに採用チームができた話と、チーム組成によってうれしいことも多いですが少なからず課題も出てきたので、それに立ち向かうためにどういう取り組みをしてきたかについて書きます。
リモートを織り交ぜながら3〜5名の体制で採用をしているチームの方には、何か参考になることがあるかもしれませんし、ないかもしれません。
カンムの採用体制
現状カンムは3名の採用チームで、そのうちひとりが労務と採用を兼務しています。実質2.3人月くらいなイメージ。
もともと在籍していた @yasu93736540 が労務に軸足を置きつつ採用を担当。ぼくが3月に入社して、5月に元 hey の @ayapoyo が入社して計3名になりました。それぞれの採用ポジションをプロダクト、ビジネス、コーポレートと3領域に区分してそれぞれの責任者を立ててやっています。
チームができて課題も生まれた
採用チームで出来ることが増えた一方で、課題っぽいものも生まれました。
・それぞれが何に取り組んでいるのかわかりづらい
・それぞれが持っているプロジェクトの進捗がわかりづらい
・掲載するための文言など採用チームとしてのアウトプットの品質にバラつきが出始めた
などなど。他にもリモートワークが入り混じった働き方になっているという背景もあり、悩みの共有や相談の心理ハードルが高いというのも感じていました。
課題解決のためにやったこと
前職 SmartHR 時代に @TakaHaseda に教えてもらったゆるふわスクラムを思い出したので、おためしで導入してみました。実際にはじめたアクションは以下です。
・タスクやプロジェクトをチケット化した
・朝会をはじめた
・週のはじめに1週間分のタスク出し＆振り返りの時間をとるようになった
もうちょい細かく書きます。
タスクやプロジェクトをチケット化した
Trello をつかってタスクやプロジェクトをチケット化する取り組みを始めました。
これは先に課題としてあげた
・それぞれが何に取り組んでいるのかわかりづらい
・それぞれが持っているプロジェクトの進捗がわかりづらい
あたりを解決するための取り組みです。チケット化することで以下のようなメリットを体感しました。
・誰がいま何をしているかわかりやすく、フォローやアドバイスをしやすい
・プロジェクトの進捗がわかりやすく、フォローやアドバイスをしやすい
・チケットの概要とゴール、手順が明記されていることで突発的に誰かが休んでもフォローしやすい
・チケットの手順を事前に整理しておくことで、都度思い出すコストが必要なく遂行に集中しやすい
・各チケットに締切を切っているので着手の優先順位がつけやすい
・タスクが漏れにくい
このチケットをステータスごとに管理して、各自が何に取り組んでいて進捗がどんな感じなのかわかるようになりました。
朝会を始めた
毎朝固定で時間をおさえて10分くらい朝会をやり始めました。リモートではたらくメンバーもいるので、Discord で実施しています。（ちなみに Discord は全社で活用してます）
上に書いた
・文章文言など採用チームとしてのアウトプットの品質にバラつきが出始めた
などの課題を解決するために、朝会では
・共有したいこと、相談したいことを話す
・納期が近いチケットの確認
・完了したと思うチケットの確認
をやっています。
共有したいこと、相談したいことを話す時間では「まだ着手するリソースないけど今こうしたいと思ってるんですよね〜」というお気持ちの表明くらいの粒度でも話題に上げて話すようにしています。方針段階でもレビューを入れて精度を上げることを目的にしています。
チケットの確認では進捗が遅れているものや進め方で悩んでいるものを相談したり、「個人が完了させたと考えているチケット」をみんなでレビューしています。
Discord で Trello を画面共有しながらみんなで見る
これはチケットに残務や抜けがないことをみんなで確認したり、採用媒体における文章などの、採用チームのアウトプット品質平準化を目的にしています。
そこで最終的なアウトプットの品質を担保し、「これは採用チームとしてOKとした。何かエラーがあっても個人に責があるわけではなく、採用チームのレビュー不足」とするようにしています。
週のはじめに1週間分のチケットの洗い出し＆振り返りの時間をとるようになった
毎週月曜日に「スプリントプランニング」と題して、スプリントの振り返りとタスクの洗い出しをチームで実施しています。よかったことやエラーをチームで学習して、活かすようにしています。
以前振り返りの中で「媒体のメンテナンスや何かの雛形を大きくアップデートするときに後回しになりがち」という困りごとの共有があり、それがきっかけで月に1度、しっかり時間をとって Discord つなぎっぱなしで腰が重い作業だけをやる「メンテナンスデイ」というのも始めたりしました。
振り返りを実施したあとは、これまた Discord 繋ぎっぱなしでそのスプリントのチケットの洗い出しをします。進め方を話しながら整理して、1週間分のやることをチケット化して、完了の状態を定義して、手順まで書き出します。「あとは集中してやるだけ！」という状態にしていきます。
これが完了したら「今週もやっていきましょ〜」という感じで終わります。
始めてよかったゆるふわスクラム
これらの取り組みを1ヶ月試してみて「けっこうよさそうだね」となったのでそのまま継続しています。いま3ヶ月経ったくらいかな？
チームの課題の解決に加え、リモートワークを一定強いられる中でコミュニケーションの時間をしっかり確保できているのはいいなと個人的に思っています。朝会とかでもまあまあ雑談発生したりとか。
リモートに移行し、チャットコミュニケーション主体だと業務の話の割合が100％に近くなるので会話に遊びがなくなってしまうかな〜と思ってたんですが、朝会で1日最低10〜15分話すのと、長い日には1時間くらい作業通話したりするので副次的にチームで業務外のことも話す時間が増えている気がしています。
先にも書きましたがこのゆるふわスクラムは、（「Today」のスイムレーンがあったり、夕会をしないなどマイナーチェンジしている部分もあるけど）名称含めて @TakaHaseda 大先生に教わったものを踏襲しています。圧倒的感謝。
「うちでも参考にしてみたい！」という方がもしいたら、はせださんのわかりやすい解説付きのこちらの記事を見ていただくのがよいかと思います。
前職ではひとり人事の期間が長く、それによる課題もよくわかっていたので、早めにチームが組めて今はほんとうに助かっています。チームとしてのパフォーマンスを最大化できるよう今後もいい感じにやっていきたいと思います。
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ご興味ある方はぜひカンムの採用ページを見てみてください。
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