営業事務のお話し③～MakeLeapsの使った感じを紹介します～
約3週間ぶりの執筆となりました。
本日、久々に酒販店さんへのお酒の出荷があったことを機に、そろそろ前回書いた営業事務の続きを書こうと久々に筆を取りました。
この3週間の間に何をしていたかと言うと、いくつか出している補助金の5月末予定の採択可否の採択可否発表の前に…！と、和歌山にワーケーションに行ったり。
ワーケーション中にBcart＋NP掛け払いを使った発酵マヨの卸売用販売サイトの最終調整を行ったり。
5/22にいよいよ上記サイトをリリースして最初の注文に関連する初めての事務に色々と対応したり。
6月の新入社員の入社に向けて労務関係色々と手配したり。
補助金の採択がされたりされなかったり、その後の諸々調整ごとが合ったり。
いよいよ具体的に進めようとしていた新事業への融資が古巣から一旦ストップかかったり。（前の担当ノリノリだったじゃねーか全然態度違うやん何でやねん！！！）
色々でした。振り返りにいいなこの執筆の間のことを思い出すコーナー（前置き長くなるけど）。
というわけで本題。
まずは皆さま忘れてると思うので前回の記事を貼っておきます。
今回は、弊社で導入したクラウドシステムである【MakeLeaps】の実際の使用方法を紹介します。
まず結論から言うと、Excel（スプレッドシート）時代の発行・管理に比べると格段にシンプルで、かなり満足度が高いです。
もし紙で納品書・請求書を発行・管理している会社がこれに一気に切り替えたら、感動すら覚えるのではないでしょうか。
日本の皆さま、紙の納品書・請求書は今すぐにやめて全部クラウドシステムに切り替えて労働生産性を上げていきましょうと提言したい。頑張れ電子帳簿保存法、頑張れ河野太郎先生。
さて、では具体的にはどのような操作が必要なのかと言うと……
（商品情報、取引先情報、テンプレ内容の初期設定は飛ばします）
保存すれば完成！ そして特に素晴らしいのは、ここから！！
1先分の納品書の作成・発行・送付、これだけで完了！ 素晴らしい！！
（※郵送の場合は別途料金発生します）
ちなみに同じような内容の書類を連続して作成する場合は、参照作成（複製作成）もできるので、2つ目からは手間は大幅に削減されます。
そして最後のメール送信（セキュア送信）も、保存済みの書類を複数選択して送付画面に遷移することで、1クリックで選択したものを一斉に各社それぞれに送信することができます。
情報管理の観点からすると、保存性・検索性が抜群なのはもちろんなのですが、
さらに言えば、
取引先と連絡先が完全に紐づいているので、送信の際の送り間違えもほぼ発生しえないことも素晴らしいですね。（最初の取引先登録間違えると違うが送られちゃいますが、どこの情報を誤って登録したのかは先方にはわからないのでほぼ問題ナシ）
そしてさらに素晴らしいのがもう1点！！
それは請求書の発行に当たっては……請求対象の納品書を選択すれば、複数あってもそれらを統合して合計された請求書が作成されます！
計算ミスも起こりえません。
送付方法は納品書と一緒。
これまでのExcel管理から考えると何度も言うけど素晴らしい……
ちなみにその他細かい便利機能もあって、
変換済みかどうかの検索もできる（＝請求漏れの納品書の検索ができる）し、
そして目玉に斜線がついているかで送信先がファイルを開いて閲覧したかもわかる。
さらに、銀行口座とAPI連携することで入金消込もできます。
（↑の画像の一番右のチェックマークが入金済みのマーク）
いや、本当に便利な世の中になったものだなぁとつくづく思います。
こうして様々なこと効率化され、それによって空いた身体をもっともっと生産活動に傾けることで、世の中はさらに発展したということ……
そして最後に肝心な料金はというと。
料金体系は1メンバー当たり800円に加えて、登録取引先数に応じて変動するものとなっていますが、現在弊社で8,000円くらいです。（近々料金改定があるようですが）
他の同様のシステムと厳密に比較をしたわけではないですが、これでも十分安いと感じましたし、この金額単位になってくると比較する時間ももったいないなと感じてそのまま決めた経緯があります。
最後にもう一褒めしておくと、これまでご覧になってもらって分かるように、速度に差はあれども「誰がやってもできる」ということが非常に大事だと思います。Excelやスプレッドシートだとこのハードルはちょっと上がると思うので。
弊社はこの作業の一部を現在外部パートナーに委託していますが、今後人員がさらに増えてくれば、内省化候補筆頭になってくるとは思います。もしその人いなくなってもすぐに別に人ができるので。
というわけで以上、機能があり過ぎて書ききれていない気しかしませんが、MakeLeapsの使用感のご紹介でした。
同じ内容であればそう簡単にシステムを変更する予定はありませんが、いずれどこかでfreeeやマネーフォーワードの同様のシステムをいじるときがくると思うので、どう違うのか（差がないのか）いつか来たるそのときも楽しみです。
他のシステム使っている方で、この記事に読んでみて「うちのとだいぶ違うな……」と感じたならば、興味あるのでぜひコメントください！
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