【仕事関連】 Microsoft365 でのGTD（カオス編）

こんにちは、show_ando です。
今回の記事は、まだ模索中の内容です。

前回は 職場の Windows 環境での GTD の取り組みを、クラウド環境（Microsoft 365）以前を例にして紹介しました。

クラウド以前は、仕事の発生源は、対面・メール・電話ぐらいでしたし、文書もアプリ単体で独立していたので、作業もシンプルにとらえられ Outlook ベースでも GTD に取り組めました。

これが、コロナ禍でテレワーク環境としてMicrosoft 365 に移行してからは、コミュニケーションがチャットベースに移行して、業務データもさまざまなアプリに分散するようになったので、作業内容を集約して GTD に取り組みづらくなった印象です。

とくにオンライン環境に移行してから、業務のスピードも早くなったので、コミュニケーションの取り方にも工夫が必要になりました。

前回の記事で、クラウド環境以前の Outlook による GTD の具体的な取り組み例をメンバーシップ限定にしたのも、今となってはあまり有用性が低く、ゼロベースで考えた方がいいと思っているからです。

ちなみに自宅のMacBook には、Windows 11を仮想環境にインストールしているので、Windows でやることもOmniFocus 上で一括管理しています。

職場 Windows 上だけでの新しいアプローチを模索しています。

Microsoft 365 での業務スタイル考

テレワーク環境は、業務スタイルをオンラインでの協働型に急速に移行させた感があります。

このため、以前は 自分のやることだけを GTD で管理するのなら Outlook でもよかったのですが、協働スタイルでは、チームメンバーとの業務の依存関係が強くなり、ストレスの主体もチームメンバーとの協働関係に移行した感があります。

とくに、プログラム開発などでプロジェクト管理に慣れている人同士ならよいけど、いわゆるオフィス・ワーカーは、そこまで業務を整理しているとはいいがたいと思います。

Microsoft の世界標準の法人アプリは、日本のワークスタイルには異質な面があるようにも、その非効率さを示しているようにもみえますが、伸び代は大きいともいえるのでしょう。

協働チームでのストレス

ストレスの元は、2階層になっていると思います。
一つ目は、個々人の業務の整理、二つ目は、チーム協働業務としての整理。

実際、Planner をチームで使おうとすると、大半のメンバーは、この2階層のイメージが弱いのか、何をしてよいのか戸惑いがちで、レベル感もまちまちになりがちです。

観察

これは普段の日常生活で、自分一人でやり切るルーチンやパーソナルなプロジェクトを立案・実施・継続・改善などのために GTD を活用しているので、このチームのタスク・レベルをどこに揃えるといいか（対応を間違えるとハラスメントになるので）これがストレスフリーに近づく（あるいはあきらめ）秘訣のように思い始めています。
これは GTD 上級への取り組みを、協働分野に適用する効用なのかなと。

考察

未来予測

結果として、この環境でのストレスフリーに取り組むには、協働業務を整理し、さらに想定される不都合なことを予測しておくことや、その際の対処法なども想定しておくことが必要と思っています。

とくに協働を前提としたスタイルに不慣れな方が、想定外のことをしたり、陥りやすいことなど。

こう考えると、この整理先は Teams 内の Planner あたりが候補になります。
ただ、これを使いこなせるぐらいに自分の業務をチーム目線で棚卸しできる人はまだ少数という、先に述べた地点に戻ります。

Teams も増殖中

新しいメンバーとの協働のたびに、新しい Teams が立ち上がります。
また Teams 内でも、複数のチャネルで分業が行われます。
こんなわけで、手軽に協働作業のチームを組みやすくなりましたが、気を抜くと、誰が何をするか、自分はいつまでに何をするかなどがわかりづらくなっています。

カオスな状態

結論から言えば、自分が関わる業務は、チーム単位の Planner 、自分のことなら、ToDo あたりに集約しておくとよいと思っています。
ただ、そういう習慣のある人はまだ稀なので、予想外のところからトラブルが舞い込むというカオスな状態は続くのでしょう。

トラブルは、うっかりミスや勘違いなどが多く、主因はToDo 活用で解決しやすいと思うけど「そんなことはしたくない」という人には無力ですね。

なので自衛には、メンバーの特性やメタ認知のレベル感などを観察しながら、事前／事後対策を打てる余裕も必要になるので、それを確保できるための段取りも必須になります。

クラウドという福音

文書をクラウド上に集約できれば、自分のローカルPC内に文書を囲い込まれてしまう弊害はなくなります。

クラウド上にあれば、探し出せるからです。

特にこれからの文書は、クラウドや AI の Copilot に分析させる用途も出てくるので、Microsoft の作法で文書を作成できることも必要と思っています。

ワープロは、Word のスタイルを使わずに適当な文書を書くくらいならば、oneNote か、マークダウン記法で構造化して作成した方がクラウドが内容を判断しやすくなるのでしょう。

終わりに

最後までお読みいただきありがとうございました。

いまは、まだ使いやすくなるまでの過渡期と思って、この職場の仕事のカオスさを見守っています。

クラウドも日々進化しているので、いずれは、Copilot がこの手のことを解決してくれるのだろうと期待もしています。

オチのない話でしたが、たまにはいいかなと思って記事にしました。

わたしは note 以外での発信（ Ｘ/Twitter, facebook, LINEなど）はしていないので、今この記事をお読みいただいている方とそのご縁に感謝しています。

ではまた