働くをもっと自由にでき、次やることを確実にやり切れるカンバン仕事術とは？

夢を夢で終わらせないための、ミッションステートメント、目標の設定、次やることの整理の仕方を以前紹介しました。

その上で、重要度と緊急度について整理し、次やることを絞り込むやり方をこちらの記事で紹介しています。

そして今回は重要度と緊急度の4象限で整理された後の、重要の分類にあることを、次やることとして、うまく優先順位付けをし、確実に実行していくにあたって、最適なやり方を紹介したいと思います。それがカンバン仕事術です。

やり方は至って簡単。「未整理」「進行中」「完了」「完了確認」「保留」に分けて決めた次やると決めたことを管理するためのやり方になります。

まず大前提として、次やることを決めるときの注意点があります。次やることはチームで決まることが多いはずです。普段のミーティングで議論が目的、次やることを決めることが目的のミーティングの場では、具体的に次やることを決める必要があります。次やることを決める時は、当たり前かもしれません、誰が？何を？いつまでに？どのようにやるか？が決まっていて、実行したことを振り返る必要があります。

↑の記事でも触れていますが、

目標は〇〇です。現実は〇〇です

〇〇の差分があります。差分を埋めるために、今日の具体的に次やることとして〇〇をやりますとチームに宣言をし、実行できるような会議体が前提としてあることが望ましいです。

そこができている前提があった上で、はじめて意味のある次やること、行動が決まる側面があります。次やることの質をいかに高めるか？次の行動の品質を高めて実行した結果が、後々成果となってきます。行動が先で、成果は後であることを念頭に置いて、次やることを確実にチームで実行していきましょう。

「未整理」「進行中」「完了」「完了確認」「保留」に分けて決めた次やると決めたことを管理する

と述べましたが、もう少しこの部分に関して深堀りして説明させていただきます。実際の画面イメージも貼っておきます。Asanaというツールを使って管理するのがおすすめです。Asanaに関してはこちらの記事でも紹介しています。

未整理: チーム全体の会議体で議論したいものを未整理に置きます。誰がやるのか？いつやるのか？どのようにやるのか？は会議の議論で決定しましょう。会議を待たずして、何を聞けば？次やることが決まるのか？わかっていれば、チャットで質問して進められることも多いです。

進行中: 具体的に誰かがその次やることを実行している状態です。

完了確認: 作業が完了した時点で、完了確認にしましょう。例えば、メンバーがチームマネージャーにレビューを依頼する時に活用できる状態です。完了確認にある状態のものをレビューする人がレビューした時点でタスクを「完了」として、閉じましょう。

保留: 会議で議論した結果、今やる必要のない次やることをこちらに移動します。チームマネージャーは1ヶ月ごとを目安に、不要な次やることをここから除去するか、未整理に戻す必要があります。

この整理の仕方をして、チームで次やることを決めて、やりきることで誰が何をやっているのか？わからない。自分のタスクと他のメンバーとのタスクの依存関係を把握しながら、仕事を進めることが可能になります。ぜひ実践してみてください。この記事を読んでくださったあなたの働くが少しでも自由になると嬉しいです！