重要度と緊急度の4象限で #働くをもっと自由に を実現してみよう

IIを着手していかないと、Iでやることが小さくならない

重要なことが理解できていないと、やらないことを決められない#働くをもっと自由に pic.twitter.com/2z30Hf2BGk

— アタゴショウタ@即戦力エンジニア採用ならコデアル (@shotaatago) January 19, 2021

ついついツイートにいいねがつくなど、すぐに目に見える報酬がみえることに追われていませんか？（こんなことを書いている私もそうですね。気をつけよう。。。）ギクッとしたそこのあなたに向けて、自分の頭を整理した上で、何に優先的に取り組むのか？取捨選択するための具体的な手順を紹介したいと思います。

まずはツイートにもあるように、単純に4象限を書きましょう

4象限を書き出したら、それぞれの象限になにが存在するのか？書き出します。いったん会社の中での役割を整理する目的のために、この4象限を活用したいと思います（この整理自体は会社組織における役割に限らず、家族やなにかのコミュニティにおける役割の整理でも活用できます）

例えば、重要度がそもそも低いことに関してはそれ自体をやらないと決めてしまう。もしくはやるにしても、アウトソーシングしてしまうなどが考えられると思います。

やらないと決めたことが増えることで、重要度が高いことに使える時間を増やすことができます。

定期的に役割を見直し、会社であれば、どんなに見直しの頻度が低くても3ヶ月に1回。できれば1ヶ月に1回は、月1のメンバーとの1on1もセットで置きながら、役割を書き出してみて、その役割のうち整理できるものがないか？見るのがおすすめです。

これらが書き出せると自分の持っている役割のうち、実は重要度が高いと思ったけど、重要度が高くないよねということに気づけたり、やたら役割が分散していて、書くことが多く、結局どの役割に注力すればよいのか？わかってないということがわかるようになります。

(I)と(Ⅱ)の重要度が高い象限に、3つほど役割がまとまっているとまだ認識ができます。重要度が高い象限の部分に、1つの(I)重要度が高く、緊急度が低いことの記載があり、2つの(I)重要度が高く、緊急度が高いことが書き込まれているような状態で、なおかつ同じ象限の中でも必ず同列の重要度をつくらないことが重要です。

例えば、1on1の実施と成果の出ている手順の書き出しと整理を同列の優先順位にしないことです。そこは1on1の実施>成果の出ている手順の書き出しと整理というように優先順位を置きましょう。

具体的には以下のような要領です。

(I)重要度が高く、緊急度が高いこと

商談からの「受注数」の目標達成

「問い合わせ数」の目標達成

(Ⅱ)重要度が高く、緊急度が低いこと

経営計画書の作成

メンバーとの1on1の実施

成果の出ている具体的な手順の書き出しと整理

(Ⅲ)重要度が低く、緊急度が高いこと

毎月の領収書整理

(Ⅳ)重要度が低く、緊急度が低いこと

郵送されてくる書類の開封と整理

ここまで整理できてくると、明確にどの役割を重要と位置づけて、自分が持ちに行くのかがすっきりするので、毎日の次やることがずれにくくなります。

このマトリックスにおける重要でない役割の意味が誤解されずに、伝わってほしいといつも感じる部分もありますが、誰かが役割を担ってくださっているから、チーム全体でみて、自分の強みとする領域に注力し、注力領域の役割を持たせて頂けているという前提の理解を持ちましょう（誰かの強みは誰かの弱み、誰かの弱みは誰かの強みです。持ちつ持たれつであるはずです）

迷ったら目の前のタスクに入り込んでしまう前に、書き出した4象限をみましょう。4象限のマトリックスに変化がないか？月1は見直し、更新し、もし2人以上の誰かと役割を分担しているのであれば、それを定期的（更新頻度に合わせて）に見せあい、共通の認識を持ちましょう

役割の整理をこの4象限のマトリックスでやるときは、できるだけ働くの側面と生活の側面両方を書いておくと、役割の広さの調整がしやすくなります。具体的に言えば、パートナーが転勤する、子供が4月から保育園に入る、引っ越しがあるなどの話です。

重要度、緊急度が明らかになったうえで、重要度が高い役割に対して、アンテナがはられるようになるので、具体的な日々の次やることに出てくるタスクの質もあがります。この次やることの書き出し方に関しては、こちらの記事で解説していますので、参考にしてみてください。