「全員リモート」の社長が語る、チャットコミュニケーションで気をつけたい３つのポイント

最近、世の中の多くの会社でチャットツールの導入が進んできました。特にリモートワークの導入をした企業には必須のツールになりつつあります。

リモートで場所を問わずに働くと言うことになった時は、やはりチャットベースのコミニケーションが仕事でも重要になってきます。LINEビジネスであったり、SlackであったりChatworkと言われるような、チャットコミニュケーションを、スマホでもPCでもしていくはずです。

この時にチャットのお作法をきちんと知っておかないと、お互いの時間を食ってしまうことが起こります。この記事では、よくあるエピソードも交えつつ、気をつけたいポイントを３つほどご紹介します。

ちなみに筆者のアタゴショウタは、社長や経営陣も含め全員がフルリモートで経営をしているコデアル株式会社の代表を務めさせて頂いております。様々な試行錯誤をした結果でもありますので、ぜひともご参考にしていただける部分があれば幸いです。もちろん「違うぞ！」というコメントもお待ちしております。

1.一斉に複数人に送らない。目的を考える

まず1つ目のやってはいけない事は「1つのメッセージの宛先にやたら複数人を入れる」ことです。これはメールの複数人がたくさんCCで入っている状態と同じです。

わかります。ちょっと見ておいて欲しいと言う気持ちがあるんですよね。
ただ宛先に複数人が入っていると、相手からは一体誰に何を聞いているのかがわからないと言う状態になります。なので答える側からすると、非常に答えづらいメッセージになっています。どっちが何を答えるのかを非常に迷ってしまうのです。

なので基本的には1つのメッセージは1人に聞くべきです。複数人だった場合でも、Aさんにはこれ、Bさんにはこれと言うように、宛先を明確にしておくべきでしょう。Aさんにはこの視点でフィードバックを頂きたい、Bさんにはこの視点でフィードバックを頂きたい。そんなことがわかるような書き方にすべきなのです。

つまり目的を明確にしてチャットしていくことが重要です。

2.プッシュ通知の嵐を避けるため、いらない通知は止める

2つ目のNGはプッシュ通知の嵐です。

これは特にスマホを使っているとよく起こります。忙しく、責任がある立場であればあるほど、常に通知音が鳴り響き、何回音が響くのかわからない位にメッセージがやってきます。

当たり前ではあるのですが、あまりにも連絡が来すぎると、集中して仕事もできなくなってしまいます。いわばスマホ依存症のように通知が気になってしょうがなくなると言う状態になりますよね。

対策は、あなたがメッセージしないスレッドからは退出するか、ミュートにするということです。
退出するのは悪い気がする、と言う人でも時間は有限で、見なくても良い情報を見ないようにする、集中するということはとても重要なことです。

少なくともミュートにして、自分宛のメッセージしか見ないようにする。もしくは必要のないチャンネルは見ないので、誰かがメンバーとして入ってきて役割を譲るきっかけになったときに、自分もしれっと抜けてしまう、と言うようなことをしていく必要があります。

3.定期的にチャンネルの情報の整理をしておく

3つ目はどのチャンネルで何のやりとりをするか、整理をしておくことです。

例えば整理整頓する時も、部屋の中のものを収納箱などに入れていくはずですが、収納箱に入れるときには文房具や本や衣類など、必ず分類分けをして入れていきますよね。これは分けていないと、何がどこに入っているのかが全くわからなくなるからです。

情報も一緒です。このチャンネルではこのやりとりをするんだ、と言うことを必ず明確にしておく事は極めて重要です。こうしないと新しくチャンネルに入ってくる人が、どのチャンネルで何のやりとりをしているのかが明確にならず、困ってしまうからです。しかもただ困るだけではなく、どこに何が書いてあるのかを把握するために、極めて無駄な時間を食ってしまうことになります。

なのでチャンネル名にもこだわりましょう。できるだけわかりやすい名前にすべきです。
コデアル株式会社を例にとると、ビジネスと言う名前のチャンネルなら、営業やマーケティングなど売り上げをとってくる人たちが見るチャンネルです。開発と言うチャンネルもあり、そこは開発者がやりとりをするチャンネル名になっています。

さらに上級編では、組織図とチャンネルの構想が一致しているとさらに良いです。例えばビジネスのチャンネルであれば、ビジネスチームは全員入っているようにする、ということです。
そのような対応関係を作っておくとコミニケーションのロスも自然と少なくなります。

まとめ：お作法を守って生産性を上げよう

いかがだったでしょうか。
常に目的を考えながらメッセージをすること、いらないチャンネルからは常に触るようにすること、必要なチャンネルはきちんと情報の整理をしてどこで何のやりとりをしているのかを明確にしておくこと。これらがチャットコミニケーションをする上で、極めて重要になってくる3つのポイントです。みなさんも、ぜひとも試してみて下さい。