脱領収書への取組（Uberありがとう）

note株式会社には入社時に「Welcomeランチ」という制度があります。この制度は新入社員が入社時に同じ部署の人や仕事で関わる人などを対象にランチ代を補助（限度額はあり）する制度となっています。コロナ前は出社時に対面で行うことが多かったですが、コロナ後は原則リモート勤務になりweb上で談笑しながらランチを通してWelcomeしています。

ただ、補助といいつつあくまで実費精算なので経費精算は避けられません。また、電子帳簿保存法もまだ本格稼働前な関係で原本の領収書を会社に保管をしてもらわないといけないので提出の必要があります。それ以外にも、経費精算で使用するfreeeのアカウントを社員に配布していますがWelcomeランチ以外では使用していない社員も多くてコスト高となっていました。

さらに社員の中には経費精算が面倒で、締切ギリギリでないと申請を行わないという事態がありました…

何とか、領収書＆経費精算のループから解放できないかと経理メンバーで模索していたところとあるサービスに目がいきました。

「Uberビジネス」というUberの法人利用ができるサービスがある。。。

要は、個人で使用しているUberのアカウントの電話番号をUberビジネスに紐付けて決済を会社で使用してクレジットカード決済に行いつつ、領収書もこちらで取得できるといった内容です。。。

「これを導入したら、一気に三重苦からの解放じゃねえ」といういつも日の目を当たらない経理部員で盛り上がり、たまには経理部員も会社の主役になれると思っていました。そして、Uberビジネスのアカウントを登録しようとしたところ中々登録できずパワープレーで何とか登録できました。そして、本当に決済がうまくいくかどうか実験をするために、たまたま居合わせた社員の方々（いてくれてありがとう）に登録させて、Uberを頼んでもらい決済もうまくいきました。入社してから嬉しかったベスト3に入るくらいの会心の一撃でした。その時は。。

先日社内でも導入を発表しましたが、このオープン社内報では、導入までの苦難の過程をご紹介します。

オープン社内報とは？
一般的には社員しか見ることのできない「社内報」をだれでも見られるように公開することで、会社の中の様子を感じとってもらう記事企画です。

本日の担当：財務経理チーム　中澤

①登録までの道のり

ぼちぼち全社展開をしようとした矢先に何故かUberのアカウントに入れなくなりました…

カスタマーサービスに問い合わせようとしたところ、まだ、Uberビジネスの日本のカスタマーはなく本国アメリカの直接の問い合わせしかなく英語バリバリという嫌な予感ばかりでした。

英語の翻訳機能を使用しつつ聞いてみたところ、会社を証明する書類を出してほしいということで、提出をしてみました。ただ時差の関係で一日遅れなのと向こうの要求する書類が違うということで何度も行き違いがありました…

詳細に話すと日が暮れてしまうので省略しますが（結構大変でした）、埒が明かないので社内の英語のネイティブな方にも協力していただき耐えに耐えて書類を出し続けて、ようやく３週間という時間を経て開通しました…

②ルールへの道のり

ようやく開通したこともあり、登録の仕方を忘れてしまったのでもう一度何人かにお願いをして登録をしてもらいその際のスクリーンショットをもらいマニュアル作成を始めました。

また、実際にWelcomeランチがあった方に試しに使用してもらいそこでの使用感や感想などのフィードバックをもらいイメージができてきたので、経理メンバーにも共有を行いました。

さらに、実際にWelcomeランチは誰が対象なのかわからなったので人事メンバーに協力をしてもらい対象者の確認の仕方等々について共有を図りました。

他にもUberビジネスでは裏側で上限金額の設定ができ、超えた部分は個人が登録しているクレカに差額分の請求が可能になります。使用時間も設定できるので使用許可時間以外での防止も行っています。万が一、会社負担で決済されても人事で確認しており、給与支払時で精算できるように段取りをしました。

③運用の道のり

２０２１年７月１日に全社スタートすることができました。今のところ順調に使用をしてもらい思ったほどの混乱もないのかなと感じています。ただ、やっていく際にまたトラブル等もありそうなので、その際はまた考えてうまく運用を考えていきます。

いずれ、将来的にはWelcomeランチ以外でも用途がありそうなので色々とアイディアを出し合って楽しい食事の時間を提供できたらと思います。

④まとめ

ブルース・リーがかつて以下のようなことを言っています。

Obey the principles without being bound by them.
原理原則に縛られることなくそれに従うのだ。

経費精算という一見、当たり前の既成概念と思いがちです。しかし、そうではなく当社の中の原理原則を作っていくという姿勢が今後も大事なのかなということを改めて考えさせられます。

ただ、明らかなルールからの逸脱はよくないので守るべきラインと攻めるべきラインのいわば攻守一体こそが大事なのではないかと思います。

ということで、全社展開する前に社内で協力いただけた皆様ありがとうございました。

⑤おまけ

これは主に経理向けの処理ですが、Uberの場合は飲食代が軽減税率８％で手数料や送料１０％での処理になります。たまにクーポン割引でマイナス処理をする際は、税理士事務所と相談して値引きできるケースと値引きできないケースに応じて処理を変えています。詳しくは国税庁のこちらのページをご参照ください。

（引用）No.6480 事業者が商品購入時にポイントを使用した場合の消費税の仕入税額控除の考え方
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6480.htm

今日のバリュー

クリエイティブでいこう / Be Creative
クリエイティブというのは、ある状況に対して、前向きに楽しく問題を解決しようとする姿勢を指します。
どんなに困難に見える課題でも、クリエイティブに解決する糸口は必ずあります。
note株式会社のメンバーはそれを追い求めます。

すばやく試そう / Try First
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