電子申請承認システム導入しました
みなさまおはようございます。企画課Sです。
だいぶ浸透してきたので、今回は４月に導入したシステムについてお話いたします。
想いが強すぎて久しぶりの長文かもしれません(笑)
導入したシステム
今回導入したシステム…その名はX'sion(クロッシオン)！！
弊社は以前から同会社様の提供するクロノスを勤怠管理に使用していました。私が勤怠管理を前任から引き継いだ昨年秋にも当然導入されていました。
導入までの道のり①今までの課題
中小企業なのに、勤怠システムが入っているだけで進んでいる！
ポジティブにとらえれば、そう考えることもできますが、企画課としてDXや健康経営、現場改革、職場改善などなどあらゆる業務を日々行う中でこの勤怠管理の任務はじわじわと私の時間を侵食してきました。(誰がやっても同じですが…)
具体的には従業員の日々の勤怠確認、修正に毎日10分前後、月末の締め業務に2～3時間…たったそれだけと思いきや、地味に大変です。今まで勤怠管理を担ってきたすべての方々に頭が上がりません。
そしてなによりも！！DX推進をしている者として許せなかったのがこの申請書！！
有給休暇や時間単位有給を取得するときはもちろん残業するときやあまりないですが休日出勤をするときにすべてこの用紙に記入して出してもらうんです。
そしてその時間を突き合わせてクロノスのシステムに手入力をする。
月末には束ねられた何十枚にもなったこれらの申請書を１枚１枚システムと照合して間違いがないかを確認する…
紙もムダ、時間もムダ、そしてこれだとヒューマンエラーが間違いなく起こる…
どうにかしないとと思い、これを全て電子化したらどれだけの時間が他の業務に回せるか試算をしてみました。
毎日10分×(366日―年間休日120日)＝2460分＝41時間
毎月3時間×12か月＝36時間
合計 77時間
こうやってみるといかに勤怠管理に時間をかけているかわかりますよね。
これ以外にも申請用紙は上長→工場長→部長→社長という経路で「申請用紙」が渡され一枚ずつハンコが押されていきます。その業務も時間換算したらどれだけの時間になることでしょう。
そして、それを日数に換算して、月給をかけたら…なんということでしょう！！かなりの人件費が勤怠管理にかかっていることがわかります。
このような試算を電子申請・承認システム導入推進の一つめの手がかりにしました。
導入までの道のり➁フレックスタイム制度の導入
1つ目の「紙と労務管理の時間削減」だけでも十分インパクトはあるのですが、もう一つ弊社がこのシステムを導入した理由があります。
それはフレックスタイム制度の導入！
昨年春、職場改善アンケートなるものを入社してすぐ実施してみました。その時に従業員からあがった声の一つがこちら。
従業員の約半数が、フレックスタイム制度及びそれに近い制度を利用したいという想いを持っていることがわかりました。
このアンケート実施後すぐに導入を検討しましたが、数々の障害があり、一度は導入を断念しました。
しかしながら、昨年末から「働き方改革」「子育て支援」「両立支援」などの観点からフレックスタイム制度の導入の必要性が再度議題に上がってきました。さらに残業があまりない弊社だからこそ「少し残ればもっと効率よいのに」という人が自由に自分の裁量で仕事をすることができるのは良いのではないかという観点から、再度検討を始めました。
そしてフレックスタイム制度に挑戦するぞ！と本格的に決まったタイミングで、もうこれは今までのシステムだけでは管理しきれないということで今まで使っていたクロノスと連携できる申請承認システム：X’sionの導入が決定しました。
導入検討
前述の①DX➁フレックスタイム制度の両方が実現しないとシステム導入の意味がない！という強い意志のもと、今年の初めから様々な方に参加していただきながら制度の構築とシステムの確認、導入準備を行いました。
弊社が日ごろからお世話になっているITベンダー様をはじめシステムの担当者様、さらには弊社がお世話になっている社労士の先生に入っていただき、法律・システムの観点からできることできないこと、やっていいことダメなことを1つずつ確認しながら、社長の意向も反映しながら会社にとっても従業員にとっても良い制度を考えるのはとても骨が折れる作業でした。。
ようやく3月下旬に制度がかたまり何とかX’sionでやりたいことができそうということで、正式に導入を決定いたしました。
従業員への周知
弊社では毎月2回、課長以上が集まって「課長会」なるものを開催しています。そこで、X'sionの導入を検討しているタイミングから進捗として課長以上の役職者に共有をし、事前に従業員に周知をしておりました。
今回、「システムの導入」と「フレックスタイム制度の導入」と2つの新しいことが始まるので、4月から紙の申請書の使用を廃止してシステムを導入し、1か月かけてシステムに慣れたのちにフレックスタイム制度を導入するという流れにすることにしました。
まずシステムの導入に際しては、事前にシステムの担当者様によるセットアップ、システム構築をしていただいたのち、私がテスト従業員を作って考えられる様々な申請をスクリーンショットをとりながらやってみて、一つ一つマニュアルを作っていきました。
そして、承認をする立場である課長会のメンバーに説明をした後、部署ごとに1時間ほど時間をとって説明会を実施しました。
平均年齢45歳の当社、1人1台PCを持っているわけでもないので、多少の困惑はあったものの、役職者の皆様の力強い協力のもと、少しずつ申請を上げてもらうことができるようになっています。
慣れてきたころにフレックスタイム制度の説明会を再度行いましたが、これについてはまた別の記事でご説明させていただきます。
その後
システム導入してもうすぐ2か月。課題だった勤怠管理にかける時間はどうかというと、圧倒的に短くなりました。数日に1回数分見て修正するだけで対応できており、月末の締めも各個人で自分の勤務を確定してもらって申請をしていただいているので、締めにかける時間も半分以下に短縮されています。
月締処理については、前述のとおり個々人にやっていただいている分、今までなかった業務が増えてしまって負担になっているというデメリットも出ています。ただ、今まで勤怠管理者(＝わたし)が申請を手入力でやっていたものを自分たちで責任もって行って確認をする、そして確認した時間をもってお給料を支払ってもらう。というのはある意味当然のことでもあると思いますので、今後も手厚くサポートしていきたいと思っています。
各社それぞれいろんなやり方があるかと思いますので、弊社の一例として共有させていただきます。
この広い日本にいるどこかの誰かのお役に少しでも立てていたら大変うれしく思います。
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