少しの“ていねい”で“革命的”なアップデート~報告書編~

お久しぶりです！Lichen(ライカン)代表の正 進一朗です！現在、全人類の口角をあげるべくワークエンゲージメントの向上やイベントの企画運営、営業代行などを行なっております。

その活動の一環で、本田さんが代表を務める株式会社システムデバイステクノロジーという会社で業務委託を受け営業活動に邁進しております。

1月末に、活動の成果として報告書を作成いたしました。

今日はその時のお話をしていきたいと思います。

※報告書を作成する前の、かなり調子に乗っている僕です。（報告書を提出した後の正 進一朗の表情の変化をお楽しみください。笑）

■初めての報告書

突然ですが、皆様はどんな報告書を作成したいですか？

僕は見やすく理解しやすい報告書を作成したいです。
僕にとって報告書は自分の成果発表の場であり、カッコよくできる唯一のチャンスです。どうすれば「おぉ、すげぇな」って思わせることが出来るのかについて深く考えて作成しなければなりません。

初めて報告書を作成した際も、それを理解していた“つもり”でした。
いざ、報告書を作成するとなったタイミングで僕は自分の頭の中にある謎のフォーマットでつらつらと書き始めました。

その時に完成させた報告書の一部がこれです。

ええーーーーっと、見にくすぎますね。。。笑

これを本田さんに提出して、言われた一言がこちらです。

「これは報告書とは言えないね。定まった順番で書かないと読み手がしんどくて途中で読むのをやめてしまう。読み手に苦痛を与えるレポートはレポートではないと結論づけました。」

その時の僕の顔はこんな感じです。

驚きました。

僕の書きたい様に書いて、情報を全て詰め込んで

全部見てください！

って全てをアピールしたかったんですよね。

それが、こうも読みにくくなるとは...

第三者目線で見直してみると本当に見にくすぎますよね。
開始５秒で読む事をやめたくなる気持ちが分かります。笑

■本田さんから頂いたアドバイス

そこで、本田さんからたくさんのフィードバックを頂きました。

・報告書の考え方

報告書とは、他人に説明する資料だという事。

注意すべきポイントは
「相手の思考をこちらと同一にするまでの時間を可能な限り最小限にする」

また、提出者の心持ちは
「おぉすげぇなぁ！」って思わせる為に全力を注ぐ。

だからこそ、こだわりを持って作成しなければならないです。
自分の成果発表なのに、その発表をきれいにしないのは本当に勿体ですよね。

・書き方

1.結論
2.概要（実施内容）
3.実績
4.分析の詳細
の順番で書いていく。何より大事なのが結論だという事。

報告書の目的は、自分の活動を理解してもらうこと。次のステップに行く了承を上司に得ることです。

ほとんどの場合、上司は自分よりも考えています。だから、結論を見れば「Go」か「Stop」の判断ができます。その結論を見て上司が想定していない様な事を部下がしようとしている場合には、報告書の階層を下げて見ていきます。（だから結論に至った考えを下に書いていくことが大切です。）

ここから分かるのは報告書の流れはとても大事だということです。自分の書きたい情報を乱雑に書いてしまっていては、自己中心的すぎますよね...

・細かい部分に気を使う

１.桁数を合わせる
例えば、返信率を書くときは
1.5%
1%
0.5%
と書くのではなく
1.5%
1.0%
0.5%
と桁数を合わせる。

２.ですます調と、だ である調を混在させない。

３.全角と半角を使い分ける

４.文字サイズのルールを設ける

こんな風に細かい部分に気を使えるかどうかで、仕事ができるか否かを判断されると思った方が良いです。実際、細かい部分に気を使うのはいつもより少し時間を使用するし、いつもより少し集中しなければなりません。そこで相手の時間を少しでも減らすというコンセプトのもと仕事を行う人は出来る人と言われる訳なんですね。

■アドバイス後の報告書の一部

冒頭を見るだけで前回との差が圧倒的ですよね。。笑

つまりこういうことなんです。

細かい部分まで気を使えるか。
これは報告書の基礎中の基礎であり、仕事の基礎中の基礎です。上司に報告書を提出する様な社内共有で細かいところまで気が利くとお客様に対しても気を遣える人だと思われます。
例え、ていねいな言葉遣い、キレイな仕草、キレイな服で対応しても報告書やその他の文章などで細かい部分が出来なかったら仕事ができないと判断されます。

逆を返すと、

全ての仕事を“ていねい”にすることで

あらゆる部分に"革命的”な変化を招くことだってできる。

だからこそ面倒くさいからとか言う自分の理由で“ていねい”を欠かすのは勿体ないですよね。

しかも、結果を残していることは前提ですが、その上でめっちゃ“ていねい”で分かりやすい報告書を提出できれば、、、

こんな最高の笑顔になれること間違いなしですね。笑

今回はいつも以上に長々と書いてしまいました、、、

この辺で終わっておきますか笑

最後までお読み頂き本当にありがとうございました。