プレゼンを予定通りの時間で終える方法
しょっさんのプレゼンは、内容はともかく時間通りに終えるということに関してはぴか一です。急に発表を依頼されても、時間内に終えるコトができるようにまでなりました。
時間を意識できていない状況の時は、やたらと長くなりすぎますけれども。
しょっさんが、普段からどのように時間を意識してプレゼンを行っているかを紹介します。
準備編
段取りから重要です。
トークスクリプトを作りましょうという話は以前にも紹介した通りです。
完全にトークスクリプトをマスターして話をするような人には、これから紹介する方法はあわないでしょう。現場の状況を見ながら、多少のアドリブを紡ぎたい人向けのお話です。
1ページで話す時間を固定して枚数を調整する
まず資料の枚数ですが、タイトルやカバー、アイキャッチなどのページを除いて、スライド1枚にかける時間を、例えば1分程度と想定してスライドを準備します。スライドの作り方や、発表のポリシーによっても変わりますが、特定のページに時間を費やすような構成よりかは、だいたい同じペースでスライドをめくれるように構成すると準備がしやすいです。
例えば、私の場合15分話をするのであれば、10ページ程度を準備します。1枚に60〜90秒というのが、私の話すペースです。10秒程度で回すようなケースの人もいるでしょうし、5分程度かける方もいらっしゃるでしょう。まぁともかく、それに合わせてスライドの枚数を調整します。
各ページで話すポイントを1つ確定する
各ページで「絶対に話す」というポイントを「1つ」絞って決めておきます。どんな状況下であっても、これだけは話すというキラーワードです。
話をする時に、増やすことはカンタンですが、減らすというのはとても難しいのです。なので、ページごとに絶対にこれだけは言っておきたい1つを決めておきます。最悪、後でページ飛ばそうということになっても、そのページで言いたい一言を言うことができます。
まとめページを数枚準備しておく
必ずまとめのページを準備します。15分単位で1枚あると良い気がします。30分のプレゼンならまとめページは2枚。1時間なら4枚程度。1枚でまとめておいてももちろんいいですけどね。とにかくまとめページを作ります。
これが後で効いてきます。
事前の練習、リハーサルでは 8割の時間で終えるように調整する
事前に練習は必須です。練習せずとも時間通り終えるなんて虫のよい話はありません。絶対です。
この練習やリハーサルを行う時に、8割くらいの時間で終えることを目標として練習します。30分の持ち時間であれば 24分くらいで調整しておくのが良いでしょう。いわゆるバッファです。
当日、アドリブ気味に話したい人にとって必要なことは、心の余裕と時間の余裕です。状況を見ながら、調整しつつ話を削ろうとか、話を盛ろうとかするときに時間的に余裕がないとどうにもこうにもうまくいきません。とにかく、最小限度、かつなんの問題もなくスムーズに話せた場合に 8割くらいの持ち時間で話せることを目標にして練習しましょう。
これが後で効いてきます。
プレゼン本番編
さて本番です。練習通り、まったく同じトークスクリプトだったとしても時間的余裕は実際にはなかったりします。なぜか。
練習のときは心に余裕があるのと、相手の意識が少ないのと、声量が小さいので早口になりがちです。本番では、緊張と抑揚、はっきりと伝えようとする意思によって、遅くなります。これでだいたい 1〜2割の時間は食います。他にも、急に言葉がつっかえたり、むせたり、緊張ですっ飛んだりとバッファは容赦なく削れていきます。
しかし、みなさんは8割くらいで終わるように練習していますから、多少とちったとしても想定通りの時間だったりします。
時計は常に見えるような位置にアナログ時計を配置する
これ、現場や大きな場所だと難しいのですが、リモートであれば目線の先に分かりやすいアナログ時計を置きましょう。アナログのほうが残り時間を面積で見たまま一瞬で把握できます。ので、私はアナログ時計を推しますが、人によってはデジタル時計じゃないと時間の測定ができない人もいますので、そこは個々人の資質にお任せします。が、アナログ時計のほうが思考時間が少ないので、慣れると良い気がします。
時計を見る時は、終了時刻と長針の位置だけ見ています。
オンラインでのセミナーの場合、こんな感じで発表用のPC の奥にモニタを置くように配置して、そこにアナログ時計を表示しています。私が使ってるアナログ時計は、こちらのサイトです。発表の時間帯にあわせてウィンドウの配置をいじっています。
オンラインはこういったわがまま構成が作れていいんですが、現地だと、目線の先、オーディエンスの先に見えやすい時計が配置できないことが多いでしょう。そういった時はパソコンのページ送りするときに確認ができるようにパソコンの横にスマホや iPad 置くと良いです。パワポだとプレゼンモードで、時間表示できたりもしますね。使えるものはなんぼでも使いましょう。
何となく、専用の砂時計とかあったらいいのかなとかふと思いました。ただの思いつきです。
完全にPCを見ずにプレゼン用にリモコンを使っているような人は、もっと気苦労が絶えませんね。そういった場合、腕時計を使います。ジェスチャーにあわせて時間が見られるように腕時計を配置するという手品みたいな方法を使ったことがあります。
何度も何度もプレゼンをやっていて、ページ単位の時間調整や、そもそもの時間感覚に優れている人であれば時計がなくともなんとかやってのけられるようになる時がやって来るでしょう。ただ、誰もがそういった超人的なところまでのし上がれないので、時計は絶対に見えるところに配置することを最低限、心がけましょう。
時間を調整しながら話す
言葉にするとものすごくカンタンなのですが、あとはひたすら、想定した時間に合わせて話すだけです。
アイコンタクトを行いながら、アイコンタクトしているかのように時計を確認し、今のプレゼンページとの割合を鑑みて、各ページで話す内容を調整しましょう。といってできる人はこのページを見ていません。
まず最初の6割は話したいことを話します。その時のノリで話していきます30分のプレゼン時間なら18分は好きに話します。
6割をすぎたら、少し時間を意識します。そしてオンスケなのかどうかを判断しましょう。オンスケならそのまま。少し遅れているようなら、話す内容を減らします。先に進んでいるようなら、少し話を盛り気味ではなします。
8割終わったら、まとめへ入る頃合いを意識します。30分なら24分のころですね。
8割を終えた時点で少し遅れているようなら、まとめのページまで各ページで話すべき1つのことを話すようにしながら、まとめへ進めていきます。まだ話が早く進んでしまっているようであれば、余談や与太話、関係ない話もちらつかせながら時間を稼ぎます。もうすでにまとめのページに来てしまっていたら諦めてはやく終わらせましょう。時間をすぎるよりも、はやく終わるほうが良いです。
9割の時点でまとめに入れるとベスト。30分なら27分なので、残り3分でまとめを話します。この時点で、まだまとめに到達していなかったら、先に決めた1つのことのキーワードだけを話しながら、時間を巻いていきます。時間がなくなったら、まとめのページはすっ飛ばしても構いません。
残り30秒あたりで、終了の挨拶に入れれば、時間ぴったりに帳尻を合わせやすいです。わざわざぴったりにする必要はありませんが、時間よりもはやく終えることが望ましいという意識を忘れずに。
このように事前に1つのキーワードや、まとめページを準備しておけば、当日何かあっても調整がしやすいのです。
反省編
終わったら、必ず振り返りましょう。時間の観点での振り返りポイントは
言いたいことは言えたのか
時間が足りなくなったとしたら、何が要因だったのか
時間が余りすぎたのだとしたら、何が要因だったのか
言いたいことが言いきれていれば、まず万万歳です。プレゼンやって「言いたいこと全部言えたー」って状況は、そうそうありません。これは成功といって良いです。自分に自信を持ちましょう。時間通りであれば。
時間が余ったり、足りなかったりした時の要因分析こそ重要です。予定通りに進んでいった、トークスクリプト通りなのに、早かった、ということであれば特に致命傷です。トークスクリプトと練習でやったことと本番とでの乖離がでかすぎます。前述の通り、本番では練習よりも時間がかかる傾向です。緊張しすぎて早くなりすぎていないかを心配しましょう。
トークスクリプト通りにやったのに遅くなった、という場合は想定しにくいので、余計な話をしてしまったり、詰まりすぎたり、何か別の要因が発生していることでしょう。少なくとも事前に2割のバッファを持っているはずなのに、時間オーバーするというのは異常です。相当、練習の時に早口すぎるか、緊張しすぎて固まりすぎているかのいずれかでしょう。
早くても遅くても、その要因が緊張のしすぎであれば、回数をこなすことで徐々に解消されていきます。問題は、場数をこなしても解消されない場合です。練習と本番の乖離が大きすぎる場合には、練習と本番を録画して、比較してみると良いです。恥ずかしいと思われるかもしれませんが、自分の声には慣れたほうが良いです。録画で振り返れるケースは少ないので、録画があるようであれば、必ず見直しましょう。
ちなみに私の課題は、話のノリ・テンションが上がってくるまで「あの」「まぁ」というドッグワードが未だに多いことです。後、顔に手を持っていくことが多すぎる(時間と関係ない)。
みなさまの、素晴らしいプレゼンショーを期待しています🥰
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