「未来志向の経営者が苦手な“過去”をどう管理するか？」～証憑書類の効率的な管理が経営の透明性を高める～
経理業務をスムーズに進めるために欠かせないのが、日々の取引を正確に記録する「仕訳」の作業です。そして、その仕訳の根拠となるのが「証憑書類」。請求書や領収書、契約書など、経理の裏付けとなるこれらの書類がなければ、正確な記帳は不可能です。しかし、この証憑書類の収集や管理が、実は経理業務の中でもっとも厄介で手間のかかる作業の一つといえるでしょう。
中小企業の証憑書類管理の実態
中小企業では、証憑書類の管理が十分に行き届いていないケースが多く見受けられます。たとえば、書類が散乱していたり、適切にファイリングされていなかったりといった状況です。このような状態では、経理担当者が必要な書類を探すのに膨大な時間を費やしてしまい、本来の業務に集中できません。
さらに、スタートアップ企業では、オーナー兼経営者が証憑書類の管理を苦手とする場合も少なくありません。経営者の多くは「未来志向」であり、事業の成長や戦略に意識が向きがちです。その結果、「過去」を振り返る証憑書類の管理は後回しにされることがよくあります。
アナログ vs デジタル：二重管理の非効率
現在の多くの企業では、紙の証憑書類がまだまだ主流です。これをデジタル化するだけでも時間と手間がかかり、作業負担が増える要因となっています。そのため、紙書類から直接会計システムに入力してしまうケースも多く、結果としてアナログな対応が根強く残っています。
また、デジタル証憑は法律でそのままデジタル形式での保存が求められるため、紙とデジタルの証憑が混在する状況が発生します。このような二重管理体制では、管理コストが増大し、効率性が著しく低下するのは避けられません。
一方で、アナログ形式が便利と感じられるのは、特に小規模な組織で情報共有がそれほど必要とされない場合に限られます。しかし、事業を拡大し、チームで対応する体制を目指すのであれば、情報を一元的に管理し、迅速に共有できる仕組みが必要です。
解決策：デジタル化による一元管理
このような状況を改善するためには、証憑書類の管理を「デジタル」で一元化することが不可欠です。具体的には、以下のような取り組みが挙げられます：
紙媒体の完全廃止
すべての証憑書類を電子化し、デジタル形式で保存する。これにより、物理的な管理コストを削減し、検索性や共有性を向上させます。クラウドベースの管理システムの導入
デジタル証憑を一元的に管理するクラウドソリューションを活用することで、チーム全体での情報共有がスムーズになります。さらに、遠隔地からでもアクセス可能なため、リモートワークにも対応できます。効率的なスキャン・保存プロセスの構築
既存の紙書類を効率的にスキャンし、OCR（光学文字認識）技術を活用してデータ化する仕組みを整える。これにより、紙から直接入力する手間を削減します。
経営効率の向上に向けて
証憑書類の管理体制をデジタルで一元化することは、単に効率性を向上させるだけでなく、事業の透明性を高め、意思決定のスピードを上げることにもつながります。また、経理担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中する環境を作ることが可能です。
「証憑書類は過去のもの」と軽視せず、しっかりとした管理体制を構築することは、経営基盤を強化し、持続可能な成長を支える大切な一歩といえるでしょう。未来を見据えつつ、まずは足元の改善から取り組んでみてはいかがでしょうか。