ニューノーマル時代の働き方を見直すのに最適！Microsoft MyAnalyticsで生産性アップ
こんにちは【しろくま】です。
この記事は、「ニューノーマル」「生産性向上」「働き方改革」についての記事となります。
現在、ニューノーマルという事でリモートワークを使った働き方が当たり前になりつつあります。
ニューノーマル時代の働き方として、良く問題となるのが以下のようなことです。
「社員の働きぶりが見えなくて不安になる」
「業務時間と業務時間外の切れ目がなくなり、ずっと仕事をしてしまう」
「移動時間が不要なので、切れ目なく会議がセットされてしまう」
Microsoft MyAnalyticsは、このようなニューノーマル時代の働き方において働き方を見直すための武器となるツールです。
はじめに：Microsoft MyAnalyticsについて
Microsoft MyAnalyticsは、個人の生産性を分析して、改善の提案までしてくれるツールです。
実際に利用してみたところ、素晴らしかったので事例ベースで感想を述べたいと思います。
今まで働き方改革という事で、各企業はアンケート調査や勤怠管理システムのデータをもとに働き方の調査をして、多くの企業では働き方改革が進んでいるという結果が出ていました。
ただし、その調査結果は必ずしも現場で働く社員の感じている感覚と一致しているものではなかったと思います。
Microsoft MyAnalyticsは、社員がメールやチャット、資料作成等をした結果として蓄積されたビッグデータをAIが分析するので非常に正確です。
今回、「Microsoft MyAnalyticsのここが凄い」というポイントを紹介したいと思います。
Microsoft MyAnalyticsのここが凄い：自動で情報収集をしてくれる
この手のツールでありがちなのが、データを新たにインプットしてあげないと分析が出来ないという事。
予め決まったテンプレートに情報を入力してあげれば分析できるとしても、新たに情報を入力するというのはユーザーの立場からすると非常に手間です。
Microsoft MyAnalyticsでは、ユーザーが新たに情報を入力する必要はありません。
Microsoft MyAnalyticsは、メール送受信に使うOutlookやコラボレーションツールのTeams。資料作成のためのPower PointやExcel、Wordといったアプリケーションを利用した結果のビッグデータをAIが自動的に分析をしてくれます。
Microsoft MyAnalyticsのここが凄い：分析結果が具体的
Microsoft MyAnalyticsでは、大きく４つセクションで働き方を見直すことができます。
フォーカス：集中して作業する時間が確保できているか？
[フォーカス] セクションは、個人の作業を中断することなく充てることのできた十分な時間があったかどうかを把握し、予定を守り、集中して作業するうえでのヒントを得られます。
参照：Microsoft MyAnalytics
私の場合、勤務時間中にメールを受け取った時に、「4分の3以上を受信から30分以内にチェックしている」事から、最大限に集中するために、受信トレイのチェックを1時間に1回にするようにAIから提案されました。
この提案を見た時に。指摘が数字に基づいて具体的な事に、驚きました。
ウェルビーイング：仕事から離れる時間を持てているか？
[ウェルビーイング] セクションでは、休暇中に仕事からどれほど十分に離れていることができたかが示され、ストレスや極度の疲労に陥るのを軽減する方法が提案されます。
参照：Microsoft MyAnalytics
私の場合、静かな日の数の週平均は1日でした。直近に4連休があったにも関わらずこの値ということは、土日のどちらかは必ず仕事をしているという事です。
AIからは「あなたは勤務時間外でもメールを読み、直ぐに返信しているようです」という事から、勤務時間外にメール通知をオフにすることを検討するように提案されました。
稼働時間外にメールをチェックするだけでも消耗した身体的・精神的エネルギーの回復が妨げられることがあるそうです。
これは、全社員のデータを集めたら凄い事になりそう。
みなさん、完全に仕事から離れてリフレッシュできているのでしょうか？
ネットワーク：様々な人とネットワーキングしているか？
[ネットワーク] セクションには、前月の作業アクティビティに基づいて、ネットワーク内の人々との関係についての情報が示されます。
参照：Microsoft MyAnalytics
直近4週間でコラボレーションした相手の数がわかります。
私の場合だと、81でした。
4週間で直接関わった人が81人いる事がわかります。
面白かったのが、静かな時間のコラボレーション相手です。
これは、勤務時間外のコミュニケーションに費やした時間が多い相手がわかります。
ここに上がっているメンバーが自分の静かな時間（業務時間外の時間）の休息を妨げている。という事です(笑)
これは、チームや組織の中でランキングでも作ったら面白そうですね。
〇〇さんが、みんなの業務時間外の時間を妨げている原因だ。という事が、可視化されてしまいますね。
コラボレーション：他の人と共同で仕事をしている割合や内容
[コラボレーション] セクションには、メール、チャット、通話、会議など、前月の作業アクティビティでアクティブにコレボレーションした人々が示されます。
参照：Microsoft MyAnalytics
会議やコミュニケーションに関する習慣について、数字で理解することができます。
会議に関する習慣
過去4週間で自分が開催または出席した会議の件数と、会議のタイプ。
時間通りに会議に参加していたかどうかがわかります。
私の場合は、128件の会議に参加し他の会議と重複している会議が46%もありました。
オンライン会議に時間通りに参加するのは90%を越えていました。
会議に時間通り参加するという事は、ビジネスマナーですが、ビジネスマナーを守っているかどうかも詳らかになってしまいます。
コミュニケーションに関する習慣
自分が4週間で何件のメールを送信し、何件のメールを読んで、チャットと通話を何件行ったかがわかります。
私の場合は、278件のメールを送信し、2,208件を読み、80件のチャットと通話を行っていました。
時系列でもわかるのですが、寝ている時間以外常にメールを読んでいてることがわかります。
おわりに：Microsoft MyAnalyticsはニューノーマル時代の働き方の見直しや働き方改革を行う武器となる
本記事では、Microsoft MyAnalyticsの紹介を行いました。
使い始めて1日なのですが、自分の働き方で改善すべきポイントがいくつも見つかりました。
まずは、メールに関する２つの問題について改善したいと思います。
・業務時間中のメールチェックが多い
・業務時間外のメールチェックが多い
Microsoft MyAnalyticsは、個人での活用だけでは本来の効果の３割といったところでしょう。
本当の効果は、チームや組織でデータをとって分析を行い、本当の意味での働き方改革に繋げる事だと思います。
そして、Microsoft MyAnalyticsは、そのための大きな武器になると考えています。
Microsoft MyAnalyticsが普及して、日本社会全体で真の意味で働き方改革がなされ、日本社会全体で生産性が向上することを願っています。
Microsoft MyAnalytics素晴らしいです。
もっと使いこなして、個人としてチームとして生産性を上げるのと同時に、キチンと本当の意味で休みがとれる無理のない働き方を実践していきたいです。
P.S 個人的に生産性向上や働き方改革に強い興味があるので、今回記事としました。決してMicrosoftのまわしものではありません(笑)
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