ビジネス文章の書き方ポイント | 記書き、箇条書きペアが優秀

メールや書面など、仕事をしている中で文章を書く機会は多いですよね。なんとなく書いているけど、改めて考えると正しいルールって何だっけ？　と思うものもありませんか？　その時になって慌ててGoogleで調べてみたり、とりあえずテンプレート通りに書面を作ってみたり……

今回取り上げるテーマは「ロジカルなビジネス文章の書き方」です。特に書面でのお作法を中心にポイントをまとめています。ルールや気をつけるポイントを知ると安心して文章を書けるようになるので、不安のある方はぜひ目を通してみてくださいね。

記書き、箇条書きペアの優秀さも注目ポイントです！

１．ビジネス文書お作法

まずは基本的なビジネス文書のお作法です。書面の上部には、いつ（日付）、誰に（宛先）、誰が（発信者）、何を（タイトル）伝える文章なのかを明確に記載します。

◆日付
文書を発信する日付を記載します。右揃え。

◆宛先
相手先を記載します。左揃え。

◆発信者
相手先を記載します。右揃え。

◆タイトル
この書面が何か相手に分かるよう、下の文章を抽象化したタイトルをつけます。メールの場合は件名にあたります。中央揃え。

２．記書き、箇条書き

「記書き」は要点だけを絞ったリストを作ることで、情報を分かり易く伝える方法です。「記」と「以上」で挟んだ部分が記書きです。

◆記
ここから記書きが始まるという合図です。中央揃えにします。

◆箇条書き
・モレなく、ダブリなく書きます
・語尾を統一します
・段落記号やマークを統一します
・重要なことを端的に書きます
・抽象度を合わせます

並列に並べるのが箇条書きです。なので、抽象度を合わせる必要があります。感覚的なところもあるのですが、中華、和食と来ていきなりオムライスが登場したら違和感がありますよね？　箇条書きでは、その違和感が無いように抽象度を合わせてください。

箇条書きの５つのポイントについては、例を見ていただいた方が分かり易いと思いますので、以下に悪い例と良い例を載せておきます。

◆以上
記書きの終わりの合図です。右揃えにします。「記」と「以上」はセットと覚えておきましょう。

(記書きのすごいところは次項に続きます)

３．「ですます調」と「だ・である調」の統一

ビジネス文書では文末が「～です」「～ます」で終わっているものが多く、新聞や小説では「～だ」「～である」で終わっているものが多いですよね。「ですます調」と「だ・である調」にはそれぞれ特徴があります。

◆ですます調
正式名称：敬体
敬語を使った文章です。柔らかい印象があり、すらすらと読み進められるので読み手に優しい文章です。敬語を使用する分、一文が長くなります。

◆だ・である調
正式名称：常体
敬体から敬語を除いた文章です。断定的に言い切ることで読み手に強い印象を与えます。一文を短くすることができます。「〜いる」「〜た」「〜だろうか」という文末も常体となります。

目的に合わせて使い分けていただいて良いのですがルールがあります。「ですます調」と「だ・である調」を混在させない、ということです。性質が違う文末を混ぜてしまうと、読み手を混乱させる分かり辛い文章になってしまいますので、どちらかに統一しなくてはなりません。

但し、例外があります。

前後の文が「ですます調」でも、「記書き」の中は「だ・である調」で良い、というルールがあります。

ここが「記書き」「箇条書き」の優秀なところで、文章を書いていて、丁寧に書きたいけど長くなっちゃうな～　長くて分かりづらくなってきた。というときは、「記書き」で括って、「だ・である調」で箇条書き並べるとスッキリとした読みやすい文章になります。これだけでメールなどもぐんと伝わりやすくなるので、オススメです！　ぜひ使ってみてください。

４．曖昧さの排除

曖昧な表現を使うと意図せず誤解を与えてしまう可能性があります。

◆定性的ではなく、定量的に書く
「たくさん」「若干」などの定性的な表現では、どれくらいが「たくさん」なのか人に寄って違いが出てしまいます。ですので、できるだけ具体的な数字を入れた定量的な表現を心がけます。

先ほどの例の場合でも、「採用費用の削減」だけではなく、「採用費用の５％削減」とすると、認識のズレを抑えることができます。

◆日付＋曜日で書く
日付に加えて曜日も記載することで、思い込みを防ぐ効果があります。また日付と曜日のどちらかを誤記してしまった場合でも、誤記に気づいてもらえるようになります。会議の日程など日付は間違いがあってはならない部分なので、前もって誤解を防ぐような書き方をしておくことが大切です。

５．理論の飛躍の排除

メールでの報告で起こりがちですが、実際に起こった事実と主観が混ざってしまったり、誰が何をしたのか明確でなかったり、読み手に誤った認識を与えてしまう文章を書いてしまうことがあります。

読み手に分かりやすい論理的な文章を書くポイントは次の５つです。
・事実（客観）と主観を分けて書く
・原因に対して直接的な結果を書く
・中学生でも分かるくらい分かりやすい論理構成で書く
・主語と述語をできる限り省かない

短い一文を接続詞で繋いでいくイメージですね。

以上、ビジネス文章の書き方についてでした。
いかがでしたでしょうか？　個人的には「箇条書き」のルールが新鮮でした。それまで何となく使っていましたが、抽象度を合わせて並列で記載するというルールがあったんですね！　「記書き」と合わせてかなり活用できるような気がします。

それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました。