ここを押さえれば会議が楽しくなる。会議運営スキル3つ
会議、楽しんでいますか？
会議というと堅苦しいイメージを持っていました。でも、ファシリテーションができるようになってきたら、会議のイメージがガラッと変わりました。それに伴い、会議が「自分ごと」になって楽しくなりました。
元々の会議のイメージ
・間違った発言、変な発言をしてはいけない
・いつも決まった人が話している
・誰かが決めてくれる（人任せ）
・正解がある
今の会議のイメージ
・意見を出し合って、より良い答えを導きたい
・みんなの意見を聞かせてほしい
・私はこれを決めておきたいと思う（自分ごと）
・正解はない
なんとなく正解があって、そこから外れることは話してはいけない。話を妨げてはいけないと思っていました。でもそれは間違いでした。元から正解があるようなら、会議なんてそもそも必要ないんですよね。
周知を目的とした会議ならばともかく、意見出しや合意形成の会議では、意見を出してほしいから参加を求められているんですよね。決まった正解があるのではなく、参加者全員で答えを作っていくことが必要でした。そのことに気づいたら、会議が楽しいものに変わってきました。
今回の記事では、受動的に会議に参加するのではなく、能動的に会議に参加し他の参加者と一緒に答えを作っていくために役立つスキルとして、「会議運営スキル」を３つご紹介します。
会議運営スキル
１．目標（ゴール）の共有
まずは会議の冒頭で、なぜこの会議を実施するのか参加者と共有した上で、会議の目標（ゴール）を決めます。
意見出しの会議ならば、〇個アイディアを出す。
合意形成の会議ならば、××を決定する。
と具体的な目標（ゴール）決めます。
決めた目標（ゴール）はホワイトボードに書いておきます。オンラインの場合は画面共有して、いつでも見返すことができるようにしてください。
初めに目標（ゴール）を決めることで、論点のズレを防ぎ、達成感のないまま時間切れとなってしまうことを防止することができます。
目標（ゴール）を設定せず、ふわっと会議を始めてしまうと終わった後に、何を話したかったんだっけ？ と思うようなふわふわ会議になってしまうので、最初にビシッと引き締めてください。
２．進め方の共有
会議の目標（ゴール）が決まったら、次は進め方です。どうやって目標（ゴール）に向かうかですね。会議の進め方に参加者が納得すると、同じ方向を向いて建設的に議論することができます。
まずは、この会議で話したいアジェンダを共有します。話し合いたいことが複数ある場合は、時間配分も伝えておくと進行がスムーズです。
合意形成の会議の場合、一般的には以下のプロセスになります。
目的の共有
意見発散
意見収束
合意形成
話し合っていくために参考となる資料がある場合は、資料を共有してください。
会議の中で出てきた意見や決定事項は、ぜひホワイトボードやスライドに書きましょう。会議ではつい話が脱線してしまうことがありますが、議事を参加者に共有していると、話の脱線から戻ってくることができます。
その記録はそのまま議事録になるので、議事録作成時間の節約にもなります。良いこと尽くしですね。
３．グランドルールの設定
会議を有効的なものにするために設定するルールです。
例えば、
・批判はなしにしましょう
・話は最後まで聞きましょう
・1人1案は必ず出しましょう
・まずは予算を考えずにアイディアを出しましょう
などです。
グランドルールを設定することで、発言することに安心感を持ってもらうことができます。また、上位者や声の大きい人の影響を抑えたり、否定的な発言ばかりする参加者を抑え込む効果もあります。
まとめ
会議運営スキルいかがでしたでしょうか。馴染みのあるものもあったのではないでしょうか。
基本的なものばかりですが、ここをきちんと押さえられると会議がグッと引き締まります。逆にここが押さえられていないと、結局何が決まったのか分からないぼんやりとした会議になってしまいます。
参加者全員が同じゴールを見てアイディアを出していく中で、お互いの意見が刺激になって新たなアイディアが生まれるのは本当に楽しい瞬間です。
受動的なままでは体験できない「創造していく」という楽しさがそこにはあります。ぜひ会議運営スキルをご活用くださいね。
それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
この記事は東京コミュ塾で教わった内容を元にまとめています。会議が楽しくなるファシリテーション術などなど、仕事が充実するコミュニケーションスキルがたくさんです。